در طی مراحل اولیه‌ی رشد شرکت، منابعی مثل زمان و پول در موفقیت یا شکست یک شرکت کوچک یا متوسط سهیم است. شرکت‌های تازه‌کار و نوپا معمولاً توانایی تامین خدمات حسابداری یا ساماندهی در محل شرکت را ندارند. اگرچه به‌‌شدت لزوم حضور حداقل یک حسابدار را احساس می‌کنند. حسابداران به‌علت میزان اهمیت و ضرورتی که در یک کسب‌وکار دارند باید بتوانند به جزبهجز وظایف حود مسلط باشند. در این مقاله از سری مقالات آموزش حسابداری، توضیحات کاملی در خصوص وظایف حسابدار در اختیار شما قرار میدهیم. همراه ما باشید.
نقش‌ها و مسئولیت‌های یک تیم حسابداری
با کمک کارمندان حسابداری، می‌توانید از پس کارکردهای روزانه، تطبیق مالیات، تنظیم لیست‌های پرداخت بربیایید. بیشتر صاحبان شرکت‌های کوچک متوجه میزان خدمات و ساختار بخش حسابداری نیستند. برای اطلاع کامل از خدمات جامع واحد حسابداری، باید فرق بین نقش‌ها و مسئولیت‌های افراد حسابداری را بدانید.
دفتردار
مسئولیت‌های یک دفتردار شامل ساختارهای تراکنشی‌ای مثل پرداخت قبض‌ها، صورت حسابها، ورود اطلاعات و پیگیری لیست‌های پرداخت، درآمد و هزینه‌ها است. دفترداران منبع ثبت کل اطلاعات مالی هستند. برای اطلاع از گزارشات دقیق و به موقع، لازم است که دفترداران با دقت و حساسیت بالا کار کنند. آنها همچنین باید کاملاً متوجه سیستم ثبت شرکت باشند و چگونگی مرتب سازی تراکنش‌ها را بدانند. در بحث نرم‌افزارهای حسابداری، یک دفتردار باید بر تمامی سیستم‌های مورد استفاده شرکت، مسلط باشد.
حسابدار
حسابداران گاهی، کارهای دفترداران را انجام می‌دهند؛ اما آنها تحصیلات یا مدارک مرتبط در حوزه مالی دارند؛ معمولاً باتجربه‌تر هستند و نسبت به دفترداران مهارت بیشتری دارند. حسابداران، ساختارهای حسابداری را انجام و لیست‌های پرداخت را تطبیق می‌دهند؛ پرداختی‌های حساب را مرور می‌کنند و حسابها را متعادل می‌سازند تا مطمئن شوند که گزارشات درآمد و برگه‌های تعادل دقیق هستند.
حسابداران، سطح متوسطی در مجموعه‌ی حسابداری و دفترداری دارند و مسئولیت اعمال سیاست‌های حسابداری و فرایندش را بر عهده می‌گیرند. علاوه برآن، آگاهی و تسلط از سیستم‌های حسابداری و مالی از ویژگی‌های بارز یک حسابدار خبره است.
بازرس‌ها
مسئولیت وارسی مراحل مالی و به موقع بودن گزارشات و مدیریت ساختارهای حسابداری شرکت به عهده بازرس است. بازرس‌ها، برنامه‌ی زمانی آخر ماه دارند و جمع‌آوری گزارشات بخش حسابداری، در زمان مناسب و تحویل به فرد مناسب را برعهده دارند. بازرسان معمولاً باید از پیشبرد سیاست‌های مجموعه اطمینان حاصل کنند و اصول GAAP را به اجرا درآورده و استانداردهای FASB را رعایت کنند.
مدیر ارشد مالی CFO
مسئولیت‌های مدیران ارشد مالی، متمرکز بر آینده‌ی شرکت و تصمیماتی است که شرکت می‌گیرد تا به اهدافش برسد. اگر لازم باشد یک مدیر ارشد مالی، گاهی باید وظایف یک بازرس را انجام دهد.
در راس مجموعه‌ی حسابداری، مدیر ارشد مالی، گزارشات و داده‌های حسابداران را تحلیل می‌کند تا چالش‌های مالی پیش رو را پیش‌بینی و پیش‌گیری کند و استراتژی‌های مناسبی را برای کمک به رشد شرکت، کاهش هزینه‌ها و افزایش سودبری بکار بندد.
انواع وظایف حسابداران
وظایف عادی
در برگیرنده مهارت‌های دفترداری ابتدایی و حسابداری هزینه است. ثبت درآمدها و هزینه‌های شرکت و کنترل حساب سود و زیان، حسابداری حقوق و دستمزد و روش محاسبه حقوق پرسنل از این موارد هستند.
وظایف تکنیکی
شامل بودجه‌بندی و حسابداری مدیریت است. مثل فرآیند شناسایی، اندازه‌گیری، گردآوری، سنجش، تحلیل، تفسیر و ارائه آن گروه از اطلاعات مالی و سایر اطلاعات کمی و عملکردی، درک روابط محلی و معلولی و یا تشخیص فعالیت‌هایی که ارزش‌افزوده ایجاد نمی‌کنند یا کارآیی ندارند.
وظایف ماهرانه
وظایف حسابرسی، تصمیم‌گیری و گزارشگری را شامل می‌شود که مستلزم داشتن فهم عمیق و قدرت بالای تجزیه و تحلیل ترازنامه‌ها و گزارش‌های سود و زیان و گردش وجوه نقد است. جمع آوری و تحلیل آمار و ارقام به منظور کنترل هرچه بیشتر عملیات حسابداران و اطمینان از صحت گزارش‌های ارائه شده توسط تیم حسابداری و ارزیابی سیستم‌های گزارش مالی شرکت به منظور اطمینان از صحت عملکرد آنها از این دسته وظایف هستند.
وظایف پژوهشی
شامل مهارت‌های تحلیلی و طراحی سیستم و مشاوره‌ی حرفه‌ای مستقل است. تجزیه و تحلیل اطلاعات مالی برای تعیین استراتژی‌ها و دستیابی به اهداف مالی مشتری از اصلی‌ترین وظیفه‌های پژوهشی است.
شرح وظایف کمک حسابدار چیست؟
کمک حسابدار به کسی گفته می‌شود که به‌تازگی از دانشگاه فارغ التحصیل شده و به‌نوعی یک تازه‌کار است. از جمله وظایف یک کمک حسابدار می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- ثبت اسناد حسابداری نسبتاً ساده و تکراری در بخش هزینه، درآمد، فروش و غیره
- همکاری در ثبت اطلاعات حضور و غیاب کارکنان جهت محاسبه حقوق و دستمزد
- کنترل اسناد حسابداری مثل فاکتورها، صورت حسابها، لیست حقوق و دستمزد و بیمه و …
- تحویل لیست بیمه به صورت ماهیانه به سازمان بیمه تأمین اجتماعی
۴ کار حسابداری که هر هفته باید انجام دهید
دفترداری قوی و ثبت حسابداری مالی برای موفقیت هر کسب‌وکاری لازم هستند، چه بزرگ و چه کوچک. برخی از بزرگ‌ترین کسب‌وکارها در جهان به خاطر حسابداری نامنظم – یا بدتر، فریبکارانه – در نهایت شکست خورده‌اند. شاید کسب‌وکارهای کوچک نسبت به حسابداری ضعیف آسیب‌پذیرتر هم باشند.
حتی یک کسب‌وکار کوچک هم تکیه‌ی زیادی به جریان نقدی دارد، بیشتر کارآفرینان اطلاعات زیادی درباره‌ی حسابداری ندارند. آنها فکر می‌کنند که حسابداری بیشتر به درد شرکت‌های بزرگ با دارایی‌های بیشتر می‌خورد. آنها کسب‌وکار را مانند مسائل مالی شخصی اداره می‌کنند، با بررسی گه‌گاه حساب بانکی و پرداخت صورت‌حساب‌ها در هر زمانی که پول داشته باشند.
حتی بدتر، برخی از کسب‌وکارهای کوچک یک دفتردار – نه حسابدار – استخدام می‌کنند که اطلاعات بسیار کمی درباره‌ی روش‌های صحیح حسابداری دارد و تمام مسائل مالی را به او می‌سپارند.
از کجا می‌دانید که شما یکی از این کسب‌وکارها نیستید؟ اول، باید مبانی حسابداری را بدانید. در این‌جا چهار مأموریت معرفی می‌شوند که باید هر هفته انجام دهید.
بررسی مغایرت بانکی
کم پیش می‌آید که حساب بانکی شما مغایرت نداشته باشد. تطابق بانکی درست یا بررسی مغایرت بانکی به این معناست که شما پولی را که فکر می‌کنید، داشته باشید. که مشخصاً برای هر کسب‌وکاری مهم است.
بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک این اشتباه رایج را می‌کنند که منتظر صورت‌های بانک می‌مانند تا مغایرت را بررسی کنند، اما صورت‌های بانکی به صورت ماهانه ارسال می‌شوند. یعنی تقریباً 30 روز بین بررسی مغایرت‌ها فاصله می‌افتد و در 30 روز اتفاقات زیادی ممکن است بیفتد. شما باید حداقل به صورت هفتگی تمام حساب‌های بانکی را مورد بررسی قرار دهید. اگر وقتش را دارید، حتی بهتر است که روزانه این کار را بکنید.
پرداخت به تأمین‌کننده
شما به سیستمی برای پرداخت به تأمین‌کنندگان نیاز دارید. این کار برای نگه‌داشتن حساب بدهی‌ها ضروری است و برای حفظ شهرت و داشتن تاریخچه‌ی اعتباری خوب نزد تأمین‌کنندگان هم لازم است.
شرایط پرداخت شما به تأمین‌کنندگان مختلف متفاوت است، بنابراین نمی‌توانید با پرداخت ماهانه‌ی صورت‌حساب‌ها از پس آنها بربیایید. برخی تأمین‌کنندگان ممکن است برای پرداخت ۳۰ روز وقت بدهند، اما بقیه به پرداخت فوری نیاز دارند.
اگر شما صورت‌حساب‌ها را تنها در اول ماه انجام می‌دهید و در روز دوم فاکتوری با عنوان «پرداخت روی رسید» دریافت کنید، تأمین‌کننده احتمالاً حساب شما را مسدود می‌کند یا خدمتی که به شما ارائه می‌دهد را به خاطر عدم پرداخت، متوقف می‌سازد.
با این حال، این کار نباید روزانه هم انجام شود. زیرا برای دفتردار شما گیج‌کننده و زمان‌بر می‌شود و مزیت خاصی هم در پرداخت روزانه وجود ندارد. هفته‌ای یک بار، بهترین گزینه‌ی زمانی است زیرا کاراترین است. صورت‌حساب‌ها به درستی پرداخت می‌شوند و دفتردارتان هم به خاطر تراکنش‌های بیش از حد گیج نمی‌شود.
رسید مشتری
تنها چیزی که از تأمین‌کننده‌ی ناراضی بدتر است، مشتری ناراضی است. هیچ‌کس دوست ندارد که صورت‌حساب را پرداخت کند و یک هفته بعد یک یادداشت «گذشت از موعد» دریافت کند. برای اجتناب از این شرایط، اطمینان حاصل کنید که رسید مشتریان‌تان به‌موقع ارسال می‌شوند. ارسال روزانه ایده‌آل است، اما ارسال هفتگی هم خوب است.
هر چارچوب زمانی که انتخاب می‌کنید، حتما تاریخ واقعی انجام پرداخت را علامت‌گذاری کنید – نه تاریخ پستی و نه تاریخ فعلی. بدیهی است که هیچ وقت نباید صورت‌ها را پیش از ارسال تمام رسید‌ها، بفرستید، مگر این که به دنبال تماس‌های بی‌پایان مشتریان باشید.
واردکردن تراکنش‌های دیگر
پرداخت‌های تأمین‌کننده و رسید‌های مشتریان بیشتر حجم تراکنش‌ها را تشکیل می‌دهند. اما احتمالاً تراکنش‌های دیگری هم دارید. پرداخت‌های مستقیم، پرداخت بهره و هزینه‌های بانک برخی از تراکنش‌های رایج را تشکیل می‌دهند که باید به صورت هفتگی ثبت شوند. بیشتر دفترداران ترجیح می‌دهند که این‌ها را پیش از هر بررسی مغایرت بانکی ثبت کنند تا فرایند را روان‌تر کنند.
با رشد شما، احتمالاً سیستمی برای هر جنبه از چرخه‌ی حسابداری ایجاد می‌کنید. اما این راهنما باید نقطه‌ی شروع خوبی باشد. به یاد داشته باشید: چه یک دفتردار هستید چه مالک کسب‌وکار، باید روی مسائل مالی کسب‌وکار تسلط داشته باشید. آنها کلید دوام شرکت هستند.
۵ کار حسابداری که باید تا پایان سال انجام دهید
با نزدیک‌شدن به پایان سال مالی، زمان مروری بر ۱۲ ماه گذشته و همچنین نگاه به آینده فرامی‌رسد.
کارهای زیادی هست که باید در رابطه با مالیات انجام دهید. فراتر از آن، کارهای حسابداری دیگری هم هستند که باید مورد توجه قرار بگیرند. تمرکز روی این جزئیات میتواند به شما در اجتناب از مشکل در سال جدید کمک کند.
در ادامه، ۵ کار حسابداری که باید پیش از عوض‌شدن سال مالی انجام دهید، آورده شده است:
- تمام مبادلات را در حساب مناسبی ثبت کنید. این کاری نیست که بشود روی هم تلنبار کرد، اما ممکن است این اتفاق بیفتد. اگر مبادلات ثبت‌نشده دارید، اکنون وقت تنظیم آنهاست.
- صورت‌حساب‌های پرداخت‌نشده را مرور کنید. مثلاً ممکن است صورت‌حساب‌های پرداخت‌نشده از تأمین‌کنندگان داشته باشید. در این صورت به این سوالات پاسخ دهید:
- چقدر بدهکارید؟
- تاریخ صورت‌حساب چه زمانی است؟
- سررسید صورت‌حساب‌ها چه زمانی است؟
نکته: ممکن است برخی از فروشندگان برای پرداخت‌های زودتر از موعد تخفیف قائل شوند.
- فاکتور بدهید. هدف اصلی شما به عنوان یک کسب‌وکار تولید درآمد و سود است. اگر به موقع فاکتور نفرستید، شرکت‌تان را عقب نگه می‌دارید. برای فرستادن فاکتور تا آغاز سال نو صبر نکنید. آنها را مرور کنید، موعد آنها را یادداشت کنید و بدون تأخیر بفرستید.
- جریان نقدی پیش‌بینی شده را بازبینی کنید. مدیریت جریان نقدی کاری است که هیچ‌وقت تمام نمی‌شود. پایان سال وقت خوبی برای پیش‌بینی این است که برای برآورده‌کردن تعهدات مالی به چقدر پول نقد دیگر نیاز دارید. این کار آنقدر که به نظر می‌رسد پیچیده نیست. تنها چیزی که نیاز دارید صورت جریان وجوه نقد است که میتواند به صورت منظم بر اساس وضعیت مالی شما به‌روز شود.
- درباره‌ی افزایش حقوق‌ها در سال بعد تصمیم‌گیری کنید. با این که این کار اختیاری است اما باید به صورت جدی آن را در نظر بگیرید. چند نفر از کارمندان سال بعد افزایش حقوق خواهند داشت؟ چقدر؟ در چه تاریخی؟ برنامه‌ریزی برای این کار از الان، به شما کمک می‌کند که از مشکلات با کارکنان و جریان نقدی در آینده اجتناب کنید.
حسابداری علم است یا هنر؟
حسابداری هم علم است و هم هنر. یک حسابدار با مهارت‌های دانشی خود به قضاوت ماهرانه و خلاقانه اسناد مالی می‌پردازد. در حقیقت می‌توان گفت حسابدار هنرمند اسناد و حساب‌هاست. زیرا با خلاقیت و پرورش ذهن خود طوری جادو می‌کند که انگار همه‌چیز از ابتدا مرتب و منظم چیده شده و حساب‌وکتاب‌ها دقیق محاسبه می‌شود.
جدا از مباحث شرح داده شده عموماً در جامعه حسابداران ما با دو گروه افراد سروکار داریم:
گروه اول فقط کارشان را انجام می‌دهند، نه چیز بیشتر. نه هیچ حرکت اضافه‌تر؛ هر معامله را ثبت می‌کنند، از شفاف بودن دفاتر حسابرسی مطمئن می‌شوند و گزارشات مالی را طبق زمان آماده می‌کنند. این روند به‌نظر بد نمی‌‌آید؛ نه؟
با این حال، نوع دوم حسابداران نیز وجود دارند؛ حسابدارانی که در تلاشند ارزش افزوده برای کمپانی خود به‌همراه داشته باشند، فراتر از آنچه از آنها انتظار می‌روند عمل کنند. آنها گروهی هسنند که پیشنهاداتی به مدیران داده و بدنبال خلاء‌های سیستم می‌باشند. اینان بسیار خلاق بوده و از حسابداری خلاقانه برای صرفه جویی در پول کارفرمایان یا مشتریانشان استفاده می‌کنند.
شاید شما جزء این گروه باشید. شرکت‌ها همیشه ترجیح می‌دهند حسابداران گروه دوم را استخدام کنند، به‌ویژه در جایگاه‌های متوسط و پیشرفته.
شما باید حسابدار خلاقی باشید که فقط به دستمزد فکر نمی‌کند، بلکه به فکر کارفرما نیز می‌باشد و به همین دلیل است که نباید در بکارگیری حسابداری خلاقانه درنگ کنید. به آنها نشان دهید که شما دل و جرات دارید، که به منافع آنها توجه دارید. اما همزمان به آنها اطمینان دهید که کاری نمی‌کنید که به شهرت کمپانی لطمه بزند یا منجر به جریمه شود.
تقریباً تمامی کارفرمایان موافق حسابداری خلاق هستند. در پایان روز، حرف نهایی از زبان حسابدار خوب شنیده می‌شود. حتی برنامه‌های حسابداری نیز میتواند از عهده دفترداری برآید. با این حال، حسابدار خوب قادر به آنالیز موضوعات است تا روش‌هایی برای بهبود بیابد و مخارج را کاهش دهد.
بنابراین حسابداری خلاق را می‌توان از هر گونه کلاهبرداری حسابداری متمایز نمود؛ چراکه دستکاری داده‌ها، قواعد حسابداری را نقض می‌نماید. اما هر چیزی خلاف این رویه، غیر قابل قبول است علی رغم اینکه نرم‌افزارها و قواعد حسابداری را محترم می‌شمرد؛ اما هدف نهایی‌اش تحریف موقعیت مالی ادراک شده و اعداد و ارقام عملکرد شرکت برای گمراه کردن سرمایه گذاران و سایر طبقات کاربران نهایی اطلاعات حسابداری می‌باشد.
وقتی با یک حسابدار آگاه صحبت می‌کنیم اینچنین پاسخ می‌دهد: معتقدم یک حسابدار خوب باید هر کار ممکن را انجام دهد و از همه روش‌های قانونی برای کمک به کارفرما جهت صرفه جویی در پول و بهبود بازدهی هزینه استفاده نماید. بهمین دلیل است که مایلم حسابدار خلاق باشم و مرتباً در مورد آن مطالعه داشته باشم و در تلاش هستم تا از تقاضانامه‌های جدید هر روز مطلع شوم.
