چگونه به یک مدیر پشتیبان تبدیل شویم: مهارت ها، تحصیلات و مسیر شغلی

گاهی اوقات، فکر می کنید که شخصیت اصلی نیستید. با این حال، شما ممکن است هرگز بدانید. مثال های متعددی وجود دارد که ما معتقدیم نقش نیازی به توجه ندارد. با این حال، درست مانند شخصیت کاب در فیلم Inception، که به عمد توانست فیلم را شکل دهد، ما تمایل داریم اهمیت کسی را که در پشت صحنه عمل می کند دست کم بگیریم. اجازه دهید شما را با معامله واقعی مدیران بک آفیس آشنا کنیم. در این وبلاگ، جنبه‌های مختلف، تعریف نقش شغلی، مسئولیت‌ها و موارد دیگر درباره مدیران پشتیبان، چرایی نیاز همه ما به آنها و دامنه رشد را کشف خواهیم کرد.

از Back Office چه می فهمی؟

معنای تحت اللفظی “پشت کار” “از پشت پرده” خواهد بود. در اینجا مرجع وبلاگ مشابه است. این به تیمی اشاره دارد که مستقیماً در نقش های مواجهه با مشتری درگیر نیست. این تیم پشتیبانی قابل توجهی را از کسب و کار کلی ارائه می کند. یک دفتر پشتیبان با مدیریت خوب می تواند کارایی عملیاتی را به میزان قابل توجهی افزایش دهد.

مدیر بک آفیس کیست؟ : قهرمان واقعی

یک مدیر اجرایی پشتیبان ستون فقرات هر سازمانی است. به عنوان یک مدیر اجرایی، شما مسئول ارائه پشتیبانی اداری و مدیریتی به کارمندان دفتر اصلی هستید. به عنوان یک مدیر اجرایی، شما فعالانه وظایف اداری حیاتی را برای عملکرد روان شرکت انجام خواهید داد. وظایف و مسئولیت‌های شما شامل مدیریت پایگاه‌های اطلاعاتی، پردازش مدارک و رسیدگی به اطلاعات محرمانه است. شما همچنین مسئول رسیدگی به امور مربوط به انطباق و سیاست گذاری برای سازمان خواهید بود.

مزایای تبدیل شدن به یک مدیر بک آفیس

آیا تا به حال در مورد نیروی انسانی که برای ساخت هر فیلمی صرف می شود فکر کرده اید؟ داستانی که ما روی پرده‌های بزرگ می‌بینیم فقط بخشی از آن است، اما یک تیم کامل برای موفقیت آن کار می‌کنند – یک فیلمبردار، تیم آرایش، تیم لباس پوشیدن، هنرمندان و غیره. علاوه بر این، به دلیل افزایش الزامات مدیریت عملیات، تقاضای زیادی برای نقش مدیر پشتیبان در بازار کار وجود دارد.

بیایید با هم بیشتر بدانیم و دنیای مزایا را کشف کنیم. در اینجا برخی از مزایای بیشتر دنبال کردن شغل به عنوان یک مدیر پشتیبان آمده است:

• رشد مهارت:

  شما هم مهارت‌های فنی و هم مهارت‌های شخصی مانند اسناد، تجزیه و تحلیل داده‌ها و مدیریت را توسعه خواهید داد. علاوه بر این، این مهارت ها به شما کمک می کند تا به عنوان یک مدیر رشد کنید.

• تعادل بین کار و زندگی:

  این نقش از ساعت‌های تعیین‌شده پیروی می‌کند و به شما امکان می‌دهد تعادل بین کار و زندگی بهتری داشته باشید. شما در محیطی آرام‌تر کار می‌کنید، که با این حال، می‌تواند منجر به رضایت شغلی و عملکرد بیشتر شود.

• قرار گرفتن در معرض عملیات:

  با مدیریت گردش کار و همکاری با تیم‌ها، نحوه عملکرد یک کسب‌وکار را می‌آموزید. علاوه بر این، این تجربه به شما کمک می کند تا برای نقش های مدیریتی آینده آماده شوید.

• فرصت های شبکه:

  به عنوان یک عضو تیم پشتیبان، می‌توانید با تیم‌ها و سهامداران مختلف ارتباط برقرار کنید. علاوه بر این، این نقش فرصت هایی را برای ایجاد روابط در داخل سازمان ارائه می دهد.

• پیشرفت شغلی:

  شانس های زیادی برای پیشرفت در حرفه خود خواهید داشت. علاوه بر این، با کسب تجربه، می‌توانید به سمت‌های ارشد بروید.

قفل موقعیت را با 3 مرحله سریع باز کنید

به‌عنوان یک مدیر اجرایی پشتیبان، از اجرای روان همه عملکردهای اداری سازمان اطمینان می‌دهید. در اینجا سه ​​مرحله سریع وجود دارد که همه شما را در فرآیند تبدیل شدن به یک مدیر اجرایی ایده‌آل پیشتاز می‌کند:

مرحله 1: باید مدرک لیسانس خود را در یک رشته مرتبط از یک دانشگاه معتبر به پایان رسانده باشید.

مرحله 2: شما به حداقل مدرک از یک رشته مرتبط، مانند امور مالی، فناوری اطلاعات، مدیریت، یا مدیریت بازرگانی نیاز دارید.

مرحله 3: علاوه بر این، باید ترکیبی از مهارت های فنی و نرم را داشته باشید.

مجموعه مهارت: Ace the Game

مهارت های مورد نیاز برای یک شغل اجرایی پشتیبان را بررسی کنید. اگر این مهارت ها را بیاموزید، می توانید پیشرفت کنید.

مهارتهای فنی

• تسلط به آفیس

• مدیریت و تجزیه و تحلیل داده

• مهارت های حسابداری و مالی

• IT و پشتیبانی فنی

• اطلاعات و دانش مقرراتی

مهارت های نرم

وظایف پشت صحنه: مسئولیت های شغلی

مسئولیت های شغلی یک مدیر اجرایی پشتیبان برای اطمینان از عملکرد روان عملیات یک شرکت ضروری است. در این نقش شغلی، شما نقش مهمی در مدیریت امور اداری و مسائل مشتری خواهید داشت. در اینجا لیستی از برخی از متداول ترین مسئولیت های یک مدیر اجرایی پشتیبان آمده است:

• مدیریت عملیات دفتر: یک مدیر پشتیبان عملیات اداری را مدیریت و سازماندهی می کند. این شامل نظارت بر فعالیت‌های روزانه مانند برنامه‌ریزی قرار ملاقات، مدیریت لوازم اداری و هماهنگی با سایر اعضای تیم می‌شود.

• نگهداری و به روز رسانی پایگاه داده های شرکت: یکی دیگر از مسئولیت های کلیدی یک مدیر پشتیبان، نگهداری و به روز رسانی پایگاه های داده شرکت است. این شامل وارد کردن و به‌روزرسانی اطلاعات و مدیریت دقت داده‌ها می‌شود.

• اطمینان از رازداری: رازداری در هر کسب و کاری ضروری است. به عنوان یک مدیر اجرایی پشتیبان، باید از محرمانه بودن اطلاعات حساس اطمینان حاصل کنید. هنگام رسیدگی به داده های مالی یا جزئیات مشتری، باید از پروتکل های محرمانه دقیق پیروی کنید.

• کمک به درخواست‌های مشتری: به‌عنوان یک مدیر اجرایی پشتیبان، باید به سؤالات و درخواست‌های مشتری نیز کمک کنید. این شامل پاسخ دادن به ایمیل‌ها، تماس‌های تلفنی و سایر اشکال ارتباطی و حل سریع و حرفه‌ای مشکلات مشتری می‌شود.

سفر را به ارزش سفر تبدیل کنید: چالش ها و فرصت ها

مثل هر نقشی، مدیر پشتیبان بودن مجموعه ای از موانع خود را دارد. اما باید به این واقعیت نیز توجه داشته باشید که این یک سفر با رشد و توسعه عظیم خواهد بود. به همین دلیل است که برای پیشرفت در محیط شغلی باید از روندهای صنعت به روز باشید. همانطور که گفته می شود، احتیاط هر روز بهتر از درمان است، بنابراین لیست چالش های شما در اینجا آمده است:

تکنیک های مدیریت داده

به‌عنوان یک مدیر اجرایی، اغلب وظیفه مدیریت حجم زیادی از داده‌ها را بر عهده دارید که می‌تواند طاقت‌فرسا و زمان‌بر باشد. به همین دلیل است که باید از صحت داده ها اطمینان حاصل کنید و امنیت را در کار خود مدیریت کنید.

موانع ارتباطی

پیمایش ارتباط مؤثر با سایر اعضای تیم و ذینفعان گاهی اوقات می‌تواند چالش برانگیز باشد. از این رو، باید بر برقراری ارتباط با تیم به شیوه ای روان تر و ساده تر تمرکز کنید.

چالش های فناوری

در این دوره از پیشرفت‌های مداوم فناوری، به‌روزرسانی مهارت‌های خود بسیار مهم است. زیرا اگر ابزارهای جدید را ارتقا ندهید و خود را با آن وفق ندهید، همگام شدن با تغییرات به یک کار طاقت‌فرسا تبدیل می‌شود.

مدیریت حجم کاری

چند وظیفه ای می تواند منجر به استرس شود و بیشتر اوقات می تواند سلامت روان شما را نیز مختل کند. به همین دلیل است که برنامه ریزی موثر و مدیریت زمان برای جلوگیری از فرسودگی شغلی مهم است. هنگامی که این مورد کنترل شود، کارایی شما به طور خودکار بهبود می یابد.

استفاده از فرصت های پیشرفت شغلی

1. تخصص: به‌عنوان یک مدیر اجرایی، می‌توانید حوزه‌های تخصصی مختلفی مانند تجزیه و تحلیل داده‌ها، مدیریت پروژه و بهبود فرآیند را بررسی کنید. به عنوان یک حرفه ای، می توانید آینده شغلی خود را افزایش دهید و نقش های چالش برانگیزتری را ایفا کنید.

2. نقش‌های رهبری: با تجربه و تخصص، می‌توانید به سمت‌های رهبری پیش بروید. این نقش‌ها فرصت‌هایی را برای رهبری تیم‌ها و رشد سازمانی ارائه می‌دهند.

3. یادگیری مستمر: در این نقش، باید دائماً یاد بگیرید و به طور حرفه ای پیشرفت کنید. این می تواند به شما کمک کند که از منحنی ها جلوتر بمانید و از فرصت ها برای پیشرفت شغلی استفاده کنید.

نمونه‌های برتر موقعیت‌های شغلی به عنوان مدیر پشتیبان

1. دستیار مالی: شما می‌توانید از تیم مالی با کارهایی مانند ورود داده‌ها و به‌روزرسانی سوابق مالی پشتیبانی کنید. متوسط ​​حقوق: INR 5,04,304 LPA

2. دستیار منابع انسانی: شما در انجام وظایف اداری به تیم منابع انسانی کمک خواهید کرد. این شغل نیاز به سازماندهی، ارتباط و توجه به جزئیات دارد. متوسط ​​حقوق: INR 2,44,040 LPA

3. حسابدار کارکنان: شما می‌توانید سوابق مالی، رسیدگی به هزینه‌ها و ورودی‌های حساب را مدیریت و سازماندهی کنید. متوسط ​​حقوق: INR 2,96,716 LPA

4. مدیر عملیات: شما به ایجاد و بهبود فرآیندهای تجاری کمک خواهید کرد. علاوه بر این، باید با بخش‌ها کار کنید تا مطمئن شوید همه چیز به خوبی اجرا می‌شود. متوسط ​​حقوق: INR 5,28,445 LPA

5. تحلیلگر داده: شما می توانید داده های جمع آوری شده توسط تیم های بازاریابی یا فروش را برای شناسایی الگوها تجزیه و تحلیل کنید. با این حال، به مهارت های مدیریت داده های خوبی نیاز دارید. متوسط ​​حقوق: INR 4,61,737 LPA

6. مأمور تطبیق: مطمئن می‌شوید که شرکت از قوانین و مقررات پیروی می‌کند و در مورد تغییرات نظارتی به‌روز می‌ماند. متوسط ​​حقوق: 5,61,417 INR LPA

به پایان رساندن آن: قانون نهایی

مثل اینکه Cobb از Inception نقش اساسی در شکل دادن به تصویر توصیفی ایفا کرد، مدیران پشتیبان ستون فقرات هر سازمانی هستند. با این حال، گاهی اوقات آنها ممکن است در خط عقب باشند، اما مشارکت شما بسیار مهم است. این امر منجر به کارآمدی و عملکرد بی عیب عملیات تجاری می شود. می‌توانید با تکمیل کردن ترکیبی از همه مهارت‌های فنی و نرم، فرآیندها را روان‌تر کنید. همانطور که دانش و توانایی های کاب لایه های رویاها را دست نخورده نگه می دارد، با پایه ای قوی در مهارت های مرتبط و درک صنعت، شما همچنین می توانید داستان موفقیت را برای سازمان خود شکل دهید.

منابع: