گاهی ممکن است در بعضی از مجموعه‌ها، خدمات پس از فروش کالا اهمیت بالایی داشته باشد، به گونه‌ای که یک کالا با سریال‌های منحصر به فرد با اقلام زیاد وجود دارد و نیاز دارید که این سریال‌ها مدیریت شوند؛ به عبارتی قابلیت پیگیری داشته باشد.
در نسخه ۵.۱.۰ به بعد، برای همه تراکنش‌های خرید و فروش کالا از جمله رسید و برگشت رسید انبار، خروج و برگشت خروج انبار، فاکتور فروش و فاکتور برگشت از فروش امکان تخصیص شماره سریال به کالاها و گزارش دهی کامل از آنها وجود دارد.
برای استفاده از امکان سریال ابتدا وارد سیستم تامین کنندگان و انبار شده وارد فهرست کالاها شده و کالایی که نیاز به ثبت سریال برای آن وجود دارد را انتخاب، راست کلیک کرده و گزینه ویرایش را کلیک نمایید. حال در فرم تعریف کالا تیک ثبت سریالی را برای کالا فعال نمایید.
پس از درج تیک ثبت سریالی برای کالای مورد نظر، امکان ثبت سریال در اسناد رسید و برگشت رسید انبار، خروج و برگشت خروج انبار، فاکتور فروشی و فاکتور برگشت از فروش وجود دارد.
نکته: امکان سریال کنترل موجودی نمی‌کند.
برای مثال فرم رسید انبار جدید را باز کرده و اطلاعات بالای فرم را تکمیل نمایید. یک ردیف جدید برای اضافه کردن کالا ایجاد نمایید و کالایی که برای آن تیک، ثبت سریال فعال می‌باشد را انتخاب نمایید. با انتخاب کالا، در پایین سمت چپ، امکان ثبت سریال برای کالا فعال می‌شود.
با کلیک برروی گزینه ثبت سریال با استفاده از کلید میانبر Ctrl+F12 صفحه ثبت سریال باز شده و شما باید متناسب با تعداد وارد شده از کالا، سریال‌های کالا را وارد نمایید. با ثبت سریال وارد شده در بالای فرم ثبت سریال و زدن کلید اینتر سریال‌ها به صورت ساده و سریع ثبت می‌شود. تعداد سریال‌های وارد شده هم در پایین فرم نمایش داده می‌شود.
نکته: امکان استفاده از دستگاه بارکد خوان، دریافت متنی سریال، دریافت از اکسل سریال در پایین فرم ثبت سریال وجود دارد. تنها کافی است که سریال‌های خود را همانند شکل زیر در فایل متنی با فرمت txt یا اکسل وارد کرده و درفرم ثبت سریال با کلیک برروی گزینه دریافت از فایل برای فایل‌های متنی و دریافت از اکسل کلیک کرده و مسیرفایل را باز کرده و فایل را انتخاب نمایید تا سریال‌ها در فرم ثبت سریال وارد شود.
نکته: در صورتیکه اسنادی مبنادار ثبت شود برای مثال یک رسید انبار و برمبنای همان رسید انبار، برگشت رسید انبار ثبت شود یا فاکتور فروشی صادر و بر مبنای فاکتور خروج انبار صورت گیرد، سریال‌ها به فرم بعدی منتقل می‌شود.
پس از ثبت سریال در اسناد خروج و ورود کالا به انبار یا فاکتور فروش و برگشتی می‌توانید از گزارش جستجوی سریال که در سیستم انبار وجود دارد و باید کاربر دسترسی داشته باشد، استفاده نمایید. برای همین منظور وارد سیستم تامین کنندگان و انبار شده از قسمت عملیات، جستجوی سریال را باز کنید. این گزارش به صورت چند ساله می‌باشد. می‌توانید براساس اطلاعات بالای فرم، فیلترهای لازم را انجام دهید و گزارش خود را تهیه نمایید.
-
امکان ثبت مشخصات برای کالا
با توجه به اینکه یک کالا علاوه بر عنوان و کد کالا، می‌تواند سایر مشخصات تکمیلی از جمله رنگ، سایز، مدل و … داشته باشد، این امکان به فرم تعریف کالا اضافه شد، شما می‌توانید حداکثر ده مشخصه به کالا تخصیص دهید. در صورتی که مشخصه‌های شما ثابت به عبارتی از قبل مشخص باشد می‌توانید آنها را از قبل تعریف کنید و تنها در فرم تعریف کالا انتخاب کنید. در غیر این صورت می‌توانید مقادیر هر مشخصه را درهمان فرم کالا وارد نمایید.
شما می‌توانید براساس مشخصه‌های وارد شده، عنوان کالا را به صورت اتوماتیک درج کنید و به صورت کامل در تمامی فرم‌های فروش و انبار از اطلاعات وارد شده گزارش تهیه کنید یا از مشخصات وارد شده استفاده نمایید.
برای تعریف مشخصات کالا/خدمت پس از به روز رسانی به نسخه ۵.۱.۰ ابتدا با ادمین وارد برنامه شوید. پس از ورود به سیستم در منوی سمت راست وارد قسمت انبار و تامین کنندگان شده و در قسمت عملیات روی گزینه مشخصات کالا/ خدمت کلیک کنید.
در پنجره‌ای که در اختیار شما قرار می‌گیرد ده ردیف وجود دارد که به صورت پیش فرض با عناوین مشخصه ۱ تا ۱۰ و به صورت غیر فعال نمایش داده می‌شوند. در صورتیکه تیک قابل انتخاب فعال شود در قسمت پایین فرم امکان وارد کردن مقادیر داده می‌شود و با زدن دکمه می‌توانید مقادیر را تعریف نمایید.
در این حالت مقادیر تعریف شده برای مشخصه را در فرم کالا در تب مشخصات می‌توانید همان طور که در تصویر آمده انتخاب نمایید. همچنین در فرم تعریف کالا به هنگام انتخاب مشخصه مورد نظر، می‌توان با وارد کردن بخشی از آن، عبارت مورد نظر را جستجو کرد.
در صورتی که این تیک فعال نشود مقادیر مربوط به مشخصه در فرم کالا/خدمت در تب مشخصات قابل تعریف است و این مقادیر در کالاهای بعدی نیز قابل انتخاب خواهند بود. همچنین در مشخصه مورد نظر می‌توان با وارد کردن بخشی از آن، عبارت مورد نظر را جستجو کرد.
یکی از کاربردهای مشخصات کالا درج عنوان کالا براساس مشخصات می‌باشد، همان طور که می‌دانید عنوان کالا اجباری می‌باشد در صورتیکه به هنگام تعریف کالا، برای کالا مشخصات کالا انتخاب شده باشد و عنوان خالی باشد به هنگام ذخیره فرم سیستم پیغام می‌دهد که عنوان وارد نشده است آیا با مشخصات تکمیل شود؟
درصورت کلیک برروی گزینه بله، خود سیستم براساس مشخصات وارد شده عنوان را درج می‌کند. می‌توانید برای کالاهایی که از قبل در سیستم تعریف کرده‌اید، مشخصات را برایشان انتخاب نمایید. حتی می‌توانید عنوان کالاهای قدیمی را پاک کنید و مشخصات برای کالا تکمیل نمایید و کلید ذخیره را بزنید تا عنوان براساس مشخصات وارد شده برای کالاهای قدیمی هم درج شود.
مشخصات وارد شده برای کالا در فهرست کالا/خدمت، مرور تعدادی و مرور ریالی انبار، مرور فروش در تب کالا و در تب اقلام نمایش داده می‌شود. نمایش مشخصات در این قسمت‌ها به صورتی است که مقادیر وارد شده مشخصات کنار هم قرار گرفته و به صورت پیوسته نمایش داده می‌شوند.
همچنین با انتخاب کالا در اسناد انبار و فروش و با کلیک راست روی کالایی که برای آن مشخصات کالا تعریف شده باشد، مشخصات قابل مشاهده می‌باشند. برای مثال در فرم فاکتور فروش در شکل زیر با کلیک راست روی کالای مورد نظر می‌توان مشخصات کالا را درهمان لحظه مشاهده کرد.
-
کدگذاری اتوماتیک کالا
در این نسخه امکان درج کدگذاری کالا به صورت اتوماتیک به روش سریالی و یا براساس گروهبندی کالا اضافه شده است. در صورتی که در سیستم هیچ کالایی تعریف نکرده باشید می‌توانید از امکان کدگذاری اتوماتیک کالا استفاده کنید.
بدین منظور پس از به روز رسانی به نسخه ۵.۱.۰ به بعد، با نام کاربر ادمین وارد برنامه شوید. وارد منوی تنظیمات شوید و از قسمت عملیات تنظیمات را انتخاب نمایید. حال وارد تب تامین کنندگان و انبار شوید، در پایین فرم تیک کدگذاری اتوماتیک را بزنید. در این صورت امکان کدگذاری به دو روش سریال یا گروه بندی وجود خواهد داشت.
در صورتیکه تیک مربوط به کدگذاری اتوماتیک فعال نباشد، در فرم کالا/ خدمت جدید کد باید توسط کاربر به صورت دستی پر گردد.
در صورتی که تیک مربوط به کد گذاری اتوماتیک فعال باشد قسمت نحوه کد گذاری فعال می‌گردد. اگر نحوه کد گذاری سریال انتخاب شده باشد، طول جز متغیر کد کالا و شروع شماره فعال می‌گردد. طول جز متغیر تعداد رقمی است که سیستم براساس آن کد ایجاد می‌کند و شروع شمارنده اولین کد را مشخص می‌کند و سیستم به صورت سریالی از این کد شروع به شماره گذاری کالا می‌کند.
با توجه به تنظیمات بالا کد کالا برای اولین کالا در تصویر زیر آمده است.
در صورتی که تیک مربوط به کد گذاری اتوماتیک فعال باشد؛ قسمت نحوه کد گذاری فعال می‌گردد. اگر نحوه کد گذاری گروهبندی انتخاب شده باشد؛ طول کد گروه، تعداد کد خوانده شده از گروهبندی، طول جز متغیر کد کالا و شروع شماره فعال می‌گردد. برای استفاده از این امکان ابتدا باید بر اساس گروه بندی کالا، کدگذاری صورت گیرد.
بدین ترتیب کدگذاری از دو قسمت ثابت و متغیر تشکیل می‌شود. در قسمت ثابت، طول کد بر اساس تعداد کدخوانده شده از گروهبندی، کد فراخوانی می‌شود. قسمت متغیر براساس، طول جز متغیر که تعداد رقمی است که سیستم براساس آن قسمت متغیر کد را ایجاد می‌کند و شروع شمارنده اولین کد بخش متغیر را مشخص می‌کند.
برای استفاده از امکان کدگذاری به روش گروهبندی پس از اعمال تنظیمات رو کدگذاری کالا، گروه کالا خدمت- کدگذاری در گروهبندی جدید یا گروه‌ها در سیستم اضافه می‌شود. بنابراین وارد منوی شرکت شده و از قسمت فهرست گروه‌ها را انتخاب نمایید. با انتخاب گروه کالا خدمت –کدگذاری و راست کلیک و زدن کلید جدید به صورت درختواره‌ای می‌توانید گروه‌های دلخواه خود را ایجاد نمایید.
سیستم طول کد گروه را براساس اطلاعات وارد شده در تنظیمات کنترل می‌کند بنابراین طول کد گروه نمی‌تواند بیشتر از طول کد گروهی که در تنظیمات وارد شده، ثبت شود. امکان تعریف زیر شاخه برای هر گروه به صورت نامحدود فراهم می‌باشد ولی در نظر بگیرید تنها به هنگام کدگذاری، تعداد کد خوانده شده از گروه براساس تنظیمات تعیین می‌شود .
برای مثال اگر ۱۰ زیر شاخه و هرکدام باطول کد ۲ رقم باشد؛ اگر در تنظیمات تعداد رقمت خوانده شده ۶ وارد شده باشد؛ سیستم تنها برای بخش ثابت کد سه شاخه آخر یعنی ۶ رقم را درنظر می‌گیرد.
پس از تعریف گروهبندی در منوی تامین کنندگان و انبار، از قسمت عملیات کالا خدمت جدید را باز کنید. در فرم تعریف کالا در قسمت کد بخش گروه نمایش داده می‌شود. با باز کردن سلکتور گروه، آخرین شاخه هر گروه نمایش داده می‌شود. امکان تعریف گروه از همین جا هم فراهم می‌باشد.
بخش کد غیر فعال می‌باشد و با انتخاب گروه سیستم بر اساس تنظیمات کد گروه را تخصیص می‌دهد.
نکته: امکان دریافت کالاها از طریق اکسل در صورتی که روش کدگذاری سریالی یا گروهبندی باشد، وجود دارد. قبل از دریافت اطلاعات حتماً راهنمای الگوی دریافت را مطالعه نمایید.
-
زیر سیستم توزین
در صورتی که مقادیر ورود و خروج انبار بر اساس وزن باشد و مقادیر آنها با دستگاه باسکول وزن شوند و طبق آن مقادیر وارد گردد این امکان در سیستم انبار سپیدار با عنوان توزین وجود دارد. این امکان به قفل اضافه می‌شود و باید آن را خریداری نموده و پس از تغییر قفل و انجام مراحل خرید، به آخرین نسخه روی باشگاه مشتریان به روز رسانی نمایید.
