راهنمای تکمیل کاربرگ‌های بیمه از صفر تا صد

تکمیل کاربرگ‌های بیمه اهمیت بسیار زیادی در حسابرسی بیمه دارد. آشنایی با کاربرگ بیمه و پرکردن آن‌ها به شکل صحیح و مهمتر از آن استفاده از آن‌ها جهت دفاع در هیئت‌های تشخیص مطالبات سازمان تامین اجتماعی از بروز مشکلات جدی در هنگام حسابرسی و بعد از آن جلوگیری می‌کند. به همین دلیل حسابداران محترم، صاحبان مشاغل و کارفرماها باید اطلاعات کافی در مورد این کاربرگ‌ها داشته باشند. با توجه به اهمیت این موضوع، در این مقاله سعی می‌کنیم یک راهنمای کامل از نحوه پرکردن کاربرگ‌های بیمه و نکات مربوط به آن در اختیار شما قرار دهیم. با ما در سپیدار سیستم همراه باشید.

حسابرسی بیمه چیست؟ کاربرگ های بیمه چه نقشی در حسابرسی دارند؟

موسسه حسابرسی بیمه تأمین اجتماعی وظیفه دارد از کارفرمایان، شرکت‌ها و اشخاص حقیقی و حقوقی که کد کارگاهی بیمه دارند (به استثنای شرکت‌های پیمانکاری) بازرسی دفاتر قانونی را به عمل بیاورد و تمامی اسناد و مدارکی که مربوط به تمامی پرداخت‌ها و کلیه سرفصل‌هایی که احتمال دارد حقوق و مزایا و یا سایر هزینه‌های مشمول حق بیمه در آنها مستتر باشد مورد رسیدگی قرار دهد و از پرداخت حق بیمه کارکنان آن‌ها نیز مطمئن شوند. به این ترتیب حسابرسی بیمه یک نوع سند رسمی بیمه‌ای به حساب می‌آید و یکی از روش‌های مهمی که در حسابرسی توسط کارشناسان تأمین اجتماعی بررسی می‌شود کاربرگ‌های بیمه است.

 تمامی اسناد مشمول یا غیر مشمول بیمه باید در کاربرگ‌های طراحی شده توسط موسسه حسابرسی ثبت شوند تا در زمان مقرر از آن‌ها استفاده کنند. به همین دلیل یکی از موارد مهمی که در آموزش حقوق و دستمزد به آن پرداخته می‌شود مسئله نحوه پرکردن کاربرگ‌های بیمه مربوط به پرداختی‌های حق بیمه کارکنان شرکت‌ها است.

کاربرگ های حسابرسی بیمه چیست؟ اهمیت تکمیل کاربرگ های بیمه

کاربرگ‌های حسابرسی بیمه در دسته کاربرگ‌های محاسباتی قرار می‌گیرند و انواع مختلفی دارد که از آن‌ها معمولاً برای تأیید و اثبات صحت و درستی محاسبه حق بیمه در حساب‌ها استفاده می‌شود. کاربرگ‌های حسابرسی بیمه تأمین اجتماعی، در حقیقت اطلاعات به هم پیوسته به شکل فایل‌های اکسل مخصوص هستند که توسط موسسه حسابرسی تأمین اجتماعی طراحی شده است  و نهایتا فایل اسکن شده آن در اختیار شرکت‌ها قرار می‌گیرد. شرکت‌ها و اشخاصی که دارای کد کارگاهی هستند موظف هستند اسناد و مدارک پرداختی‌های خود را برای تکمیل کاربرگ‌های بیمه در اختیار سازمان قرار دهند. در این کاربرگ‌ها سه ستون اصلی وجود دارد و نرخ‌های مختلفی برای هر یک از این ستون‌ها در نظر گرفته شده است.

کارشناسان حسابرسی بیمه تأمین اجتماعی با استفاده از فرمول‌ها و نرخ‌های تعیین شده، با توجه به بخشنامه‌های موجود مطالبات سازمان تأمین اجتماعی را از کارفرما محاسبه می‌کنند. آشنایی با نحوه پرکردن کاربرگ‌های بیمه آنجایی اهمیت پیدا می‌کند که عدم وارد کردن اطلاعات به شکل صحیح، مشکلات مهمی را در زمان حسابرسی ایجاد می‌کند. استفاده از نرم افزار محاسبه حق بیمه تامین اجتماعی به شما کمک می‌کند تا کاربرگ‌ها را با اطلاعات درست تکمیل کنید.

آشنایی با نرخ حسابرسی بیمه و نحوه پرکردن کاربرگ های بیمه

همانطور که اشاره کردیم، سه ستون اصلی در فرم کاربرگ بیمه تأمین اجتماعی قرار داده شده است که به دقت باید اطلاعات مالی شرکت در آن‌ها ثبت شود. هر سر فصل مربوط به ماده 47 براساس ماهیت آن در این ستون‌ها قرار می‌گیرد. در ادامه با نرخ‌های بیمه مربوط به هر ستون آشنا می‌شویم:

• ستون اول: این ستون در واقع ستون حقوق و دستمزد مزایای کارکنان اصلی شرکت است. نرخ بیمه این ستون همان نرخ مطالبه بیمه‌ای 30 درصدی است با رعایت سقف حقوق .
• ستون دوم: ستون دوم مربوط به خدمات و یا قراردادهای حق الزحمه‌ای یا دستمزدی است. در اینجا باید اطلاعات مربوط به اجرتی که بابت انجام کار یا توانایی‌های آن‌ها، پرداخت می‌شود را ثبت کنید. نرخ بیمه در ستون دوم کاربرگ حسابرسی بیمه تأمین اجتماعی، 16.67 درصد است. البته شرط در نظر گرفتن این نرخ، عدم دریافت مفاصا حساب تأمین اجتماعی است. در اینجا مصالح بر عهده کارفرما است و تنها دستمزد کار توسط کارفرما پرداخت می‌شود.
• ستون سوم: این ستون مربوط به خدمات و قراردادهایی است که در آن دستمزد به همراه هزینه مصالح پرداخت می‌شوند. نرخ بیمه در این ستون از کاربرگ بیمه‌ای، 7.8 درصد است.

این ستون‌ها، کار را برای تفکیک هزینه‌ها بسیار ساده‌تر می‌کنند. به این ترتیب در هنگام حسابرسی بیمه، کارشناسان تأمین اجتماعی به راحتی می‌توانند حق الزحمه‌ها را مشخص کنند و حق بیمه را از آن‌ها مطالبه نمایند.

سرفصل‌های رسیدگی شده در کاربرگ های بیمه؛ قانون 47 بیمه تأمین اجتماعی و بخشنامه 11

ماده 47 قانون بیمه تامین اجتماعی، کارفرمایان را مکلف می‌کند تا صورت مزد و حقوق و مزایای بیمه شدگان همچنین دفاتر و مدارک لازم را در موقع مراجعه در اختیار سازمان قرار دهند. سازمان با استفاده از بخشنامه 11 اجرای قانون 47 و سر فصل‌های آن را تعیین کرده است. در هنگام تکمیل کاربرگ‌های بیمه و حسابرسی بیمه این سرفصل‌ها رسیدگی می‌شوند:

1. حق الزحمه‌ها، مزد، کارمزد
2. سند افتتاحیه
3. دارایی ثابت و دارایی‌های در جریان تکمیل
4. فعالیت‌های فنی و مهندسی
5. انواع فعالیت‌های کامپیوتری
6. انجام فعالیت‌های خدماتی
7. انواع فعالیت‌های گازرسانی، انتقال نیرو
8. تهیه، خرید و کارکرد ماشین آلات
9. حمل و نقل
10. فعالیت‌های تبلیغاتی
11. انواع فعالیت‌های فرهنگی و هنری
12. انجام فعالیت‌های کشاورزی مکانیزه

در زمان پرکردن اظهارنامه مالیاتی نیز سرفصل‌های مهمی مورد رسیدگی قرار می‌گیرند. ما در مقاله اظهارنامه مالیاتی چیست به طور مفصل در مورد نحوه ارائه اظهارنامه مالیاتی براساس قوانین صحبت کرده‌ایم.

نکاتی که در نحوه پرکردن کاربرگ های بیمه باید به آن توجه کنید

کاربرگ‌های بیمه از چند کاربرگ مختلف تشکیل می‌شوند. کاربرگ 1 در واقع همان لیست‌های ارسالی شرکت به سازمان است. کارشناسان تأمین اجتماعی، خلاصه‌ای دوازده ماهه از جمع حقوق و مزایای ارسال شده به سازمان تهیه می‌کنند. در اینجا نکته اساسی در دست داشتن رسید دریافت لیست از طریق اینترنت است و شرکت‌هایی که هنوز به صورت دیسکت لیست حقوق و مزایا را ارسال سازمان ارسال می‌کنند خلاصه لیست به پرفراژ را باید نگهداری نمایند. این رسید، شامل اطلاعات مهمی مانند عدد دقیق حقوق و مزایای مشمول، تاریخ ارسال، شماره اظهارنامه و مواردی از این دست است که در اختیار داشتن آن در زمان حسابرسی بیمه اجباری است.

نکته دیگری که در نحو پرکردن کاربرگ‌های بیمه باید به آن توجه شود، آنالیز غیر مشمول و ارائه عدد غیر مشمول به حسابرس سازمان است. در صورتی که اینکار به درستی انجام نگیرد، لیست غیر مشمول عیناً به کاربرگ دوم منتقل شده و موجب جریمه 30 درصدی می‌شود.

نحوه پرکردن کاربرگ حسابرسی بیمه بدون در اختیار داشتن لیست‌های ارسالی و رسید آن

یکی از سؤالات پرتکراری که بسیاری از شرکت‌ها در نحوه پرکردن کاربرگ‌های بیمه‌ای با آن مواجه می‌شوند، عدم در دست داشتن رسید یا اصل لیست‌های ارسالی است که کاربرگ 1 براساس آن‌ها پر می‌شود. در چنین شرایطی حسابرس، از شما می‌خواهد تا نتایج فنی لیست براساس جمع ماهانه که توسط شعبه ارائه می‌شود، را برای حسابرس ارسال کنید.. حسابرس نتایج فنی و ریاضی لیست را وارد کاربرگ 1 می‌کند. در اینجا نیز شما موظف هستید تا عدد غیر مشمول را اعلام کنید.

کاربرگ 2 حسابرسی بیمه چیست؟ نحوه پر کردن کاربرگ بیمه حقوق و مزایای ارسال نشده

کاربرگ 2 مهم‌ترین کاربرگ حسابرسی بیمه به حساب می‌آید. در حسابرسی بیمه، کاربرگ 2 در واقع لیست حقوق و مزایایی است که به سازمان ارسال نشده است. بنابراین تمام سرفصل‌های ثبت شده در کاربرگ 2 به عنوان حقوق و مزایا در نظر گرفته می‌شوند. در این کاربرگ نیز مانند سایر کاربرگ‌های حسابرسی بیمه 3 ستون اصلی وجود دارد.

ستون اول مربوط به حقوق و مزایایی است که در دفاتر اعلام شده است اما حق بیمه آن‌ها ارسال نشده یا در آن اختلاف وجود دارد. ستون دو، شامل مواردی می‌شود که ماهیت دستمزدی داشته باشند اما انفرادی نیستند و مربوط به اشخاص حقوقی هی شوند. در اینجا وجود یا عدم وجود قرار داد تاثیری در وارد شدن دستمزدها به این ستون ندارد. هر گونه پرداختی مربوط به فعالیت‌های مکانیزه که توسط اشخاص حقوقی و حقیقی صورت می‌گیرد در این ستون قرار خواهد گرفت.

کاربرگ 3 حسابرسی بیمه چیست؟ نحوه پر کردن کاربرگ بیمه قراردادهایی که ردیف پیمان دارند

کاربرگ 3 مرتبط است با ریز اسناد حسابداری مربوط به قراردادهای مقاطعه کاری (پیمانکاری) که واگذارندگان کار مطابق ماده 38 قانون و تبصره الحاقی به آن کسر سپرده بیمه و اخذ ردیف پیمان شده‌اند.  توضیح بیشتر این  است که در خصوص اسناد حسابداری مربوط به قراردادهای مقاطعه کاری که واگذارندگان کار مطابق ماده 38 قانون نسبت به کسر و نگهداری %5 هر صورت وضعیت یا صورتحساب و آخرین قسط مقاطع کار و نیز ملزم نمودن مقاطعه کار به ارسال لیست و پرداخت حق بیمه ماهانه مقرر در قانون، همچنین ارسال یک نمونه از قرارداد منعقده در دوره انجام عملیات پیمان به شعبه مربوطه اقدام نموده‌اند و عملا  لزومی به ثبت اقلام مذکور در کاربرگ شماره 2 نیست و حسابرس مکلف است این اسناد را که حق بیمه آن از طریق پرونده مقاطع کاری محاسبه و مطالبه میگردد در کاربرگ 3 ثبت نماید.