کنترل موجودی کالا فن نگهداری موجودی کالا در سطح مطلوب است. معمولا در سازمان‌های تولیدی، به دلیل وجود مواد اولیه و قطعات و موجودی‌های در جریان، نقش کنترل موجودی مشهودتر است. در سازمان‌های بازرگانی و فروشگاه‌ها نیز کنترل موجودی نقش مهمی دارد. زیرا محصول ارائه شده نیازمند مدیریت است. کنترل موجودی را می‌توان چنین تعریف کرد:
کنترل موجودی، جریانی است که ضمانت می‌کند اقلام و موجودی فروشگاه یا موسسه بازرگانی با در نظر گرفتن زمان، مکان، تعداد، کیفیت و هزینه برای مشتریان به موقع تدارک شود.
کنترل موجودی در مدیریت تدارکات مدرن، کنترل واقعی به حساب می‌آید. این کنترل همه اقدامات اساسی عملیات انبار را در بر می‌گیرد. مفهوم کنترل موجودی عبارت است از : مواد درست در مقدار درست با کیفیت درست و در زمان و مکان درست. هزینه در کنترل موجودی نقش مهمی دارد. همه اهداف کنترل موجودی باید با در نظر گرفتن محدودیت هزینه که در مورد اقلام بسیار قابل ملاحظه است، تحقق یابد.
اهمیت کنترل موجودی کالا
همواره باید سعی شود که بین نیاز به محصول و موجودی آن تعادل برقرار شود. با توجه به کثرت کالاهای یک شرکت یا فروشگاه و تعدد دفعات عرضه کالا در طی یک یا چند روز، عملا کنترل تعدادی از کالاها از طریق نگهداری کاردکس و کارت کالا مشکلات متعدد و احتمالا فاحشی را در پی خواهد داشت.
به طور کلی می‌بایست با عملیات دقیق بین کالاهای مورد نیاز و کالاهای موجود تعادلی ایجاد کرد. مهم‌ترین مواد و کالاهایی که در انبارها نگهداری می‌شوند و موجودی آنها می‌بایست روشن و دقیق باشد، شامل محصولات و کالاهایی است که یک فروشگاه جهت تامین نیازهای مشتریانش تهیه می‌کنند.
دلایل نگهداری موجودی
معمولا عدم امکان تامین مدام و مستمر کالا وخطر کمبود آن، فروشگاه‌ها را ناچار به ذخیره‌سازی می‌کند. به علاوه تعدد دفعات خرید یا تامین کالا نیز عموما اقتصادی نیست. از این رو فروشگاه‌ها به دلیل‌های قانع کننده به سرمایه‌گذاری برای موجودی و قبول هزینه نگهداری آن اقدام می‌ورزند.
به طور کلی دلیل‌های نگهداری موجودی عبارتند از:
- عدم تامین به موقع کالا
در بیشتر موارد تامین کالاهای مورد نیاز به دلایل مختلف در مکان‌ها و زمان‌های مورد نیاز میسر نمی‌گردد. برای مثال به علت بروز اعتصاب‌ها، تاخیرهای مربوط به حمل و نقل، شرایط جوی نامساعد، خطاهای اداری و … تامین کالاها با مشکلات عدیده مواجه می‌شود.
- وجود تخفیف در سفارشهای انبوه
از طریق انبار کردن کالاها به میزان بیشتر از مقدار مورد نیاز برای زمان‌های کوتاه( مثلا یک هفته)، فروشگاه و یا موسسه می‌تواند کالای بیشتری با قیمت کمتر خریداری کند.
- ذخیره‌سازی احتیاطی
در مواقعی که میانگین مصرف کالا زیاد باشد، ولی روند تغییر در مصرف نامعلوم است، فروشگاه ناچار به ذخیره‌سازی است. عدم ذخیره‌سازی ممکن فروشگاه را با کمبود کالا برای تولید و یا عرضه مواجه سازد.
- کاهش خطر توقف فروش
گاهی اوقات مشکلات مربوط به فقدان موجودی کالا بسیار گران‌تر از هزینه‌های نگهداری خواهد شد. این هزینه‌ها می‌توند شامل: از دست دادن سود، از دست دادن فروش، از دست دادن مشتری و غیره باشد.
- هموار ساختن عملیات جاری فروشگاه
نگهداری موجودی، می‌تواند فروش و سایر عملیات فروشگاه یا موسسه بازرگانی را هموار کند. کالای فروش نرفته در زمان رکود در انبار حفظ و در دوره رونق فروخته خواهد شد. این موضوع اقلامی که فروش فصلی دارند بیشتر اهمیت دارد(مانند چتر بارانی، لاستیک یخ شکن و …).
- کاهش تعداد دفعات عملیات خرید
عملیات خرید شامل سلسه اقداماتی است که باید پیش از تحویل کالای مورد نظر به انبار صورت گیرد. کاهش دفعات خرید باعث کاهش نیاز به امور نظارتی-مدیریتی می‌گردد و هزینه‌ها کاهش می‌یابد.
- افزایش ارزش کالا
انبار کردن کالاهایی که به قیمت معین خریداری شده‌اند، می‌تواند فروشگاه را در مواقعی که نرخ تورم بالا است از خطر افزایش قیمت‌ها مصون بدارد.
- بهره‌مندی از قیمت‌های فصلی
بعضی از کالاها یا فراورده‌ها (مانند: پنبه، شکر و … ) فقط در دوره معینی از سال در دسترس هستند. به همین علت برخی از فروشگاه‌ها، ناچارند همه نیاز خود را یکجا خریداری کنند. به علاوه، فروشگاه‌ها می‌توانند با نگهداری اضافی کالاها در انبار، خرید را در موقعی که قیمت پایین است، انجام دهند و به این ترتیب، هزینه‌های خود را کاهش دهند.
- نشان دادن اعتبار موسسه بازرگانی یا فروشگاه
گاهی میزان موجودی کالا، نشان دهنده رونق و اعتبار فروشگاه است. این امر، در بیشتر سازمان‌ها و فروشگاه‌ها صادق است.
فواید سیستم کنترل موجودی
استقرار یک سیستم کنترل‌موجودی برای هر فروشگاه، فایده های زیر را به ارمغان خواهد آورد:
منظم شدن عملیات فروشگاه
از طریق سیستم کنترل‌موجودی، تامین و توزیع کالاهای مورد نیاز قسمت های مختلف فروشگاه مطابق برنامه ای منظم انجام خواهد شد. به طوری که در کار آن ها رکود و وقفه ای رخ نخواهد داد.
ایجاد صرفه جویی در خرید
از آنجا که سفارش برای خرید کالاهای مورد نیاز، به میزان زیاد، (خرید انبوه) خواهد بود ، شرایط فروش آسان تر و استفاده از تخفیف ها بیشتر خواهد شد. در نتیجه، قیمت واحد کالاها کاهش می باید و هزینه های حمل نیز کمتر می شود.
منظم شدن روند تهیه کالاها
مجموعه ای از عوامل مانند تاخیر در حمل، اعتصاب ها، کالاهای معیوب یا ناقص، ورشکستگی فروشندگان عمده و … باعث می شود که تهیه کالاها با تاخیر و مشکلات دیگر توام شود. سیستم کنترل‌موجودی باعث می شود که موجودی کالاها در سطح مناسبی باشد تا مشکل کمبود کالا و مشکلات جانبی آن رخ ندهد.
کنترل نوسانات تقاضا
هنگامی که نوساناتی برای کالاهای مورد تقاضای فروشگاه وجود دارد، موجودی کالاها در انبار می تواند مقدار تفاضای بیشتری را جذب کند. در واقع، موجودی کالاها در انبار، پاسخ گوی تقاضا اضافی خواهد بود.
