امروزه با پیشرفت و گسترش کسب‌وکارها بسیاری از کسب‌وکارهای جدید و نوپا و حتی بسیاری از کسب‌وکارهای باسابقه و قدیمی به دلایلی مانند کمبود فضای کافی و عدم امکان استخدام نیروی کار جدید برای کار در محیط شرکت، به دورکاری و برون‌سپاری روی آورده‌اند. برون‌سپاری به طور معمول در زمینه حسابداری شرکت‌ها انجام می‌گیرد و به دلیل اهمیت ویژه مسئله حسابداری انتخاب یک حسابدار و یا مجموعه حسابداری که بتوان با اعتماد کامل کارهای حسابداری شرکت را به دستشان سپرد کاری دشوار است و در عین حال نقش به‌سزایی در موفقیت و پیشرفت شرکت دارد.
برای انتخاب درست، ابتدا باید با مفهوم و مزایای برون‌سپاری حسابداری آشنا شوید و نحوه انجام آن را بیاموزید. در این مقاله تلاش می‌کنیم تا شما را با مفهوم برون‌سپاری حسابداری آشنا کنیم و آمادگی لازم برای این کار را برای شما ایجاد کنیم.
برون‌سپاری حسابداری چیست؟
برون‌سپاری (Outsourcing) در حقیقت قراردادی است که بین یک شرکت کارفرما و شخص، تیم و یا شرکتی دیگر بسته می‌شود که طبق آن قرارداد بخشی از امور شرکت کارفرما به آن شخص، تیم یا شرکت واگذار می‌شود. کار چه در درون شرکت کارفرما انجام شود و چه در خارج از آن، در صورتی که شرکت، تیم یا شخصی کاری را که شرکت کارفرما زمان، مهارت و یا فضای کافی برای انجام آن را ندارد انجام دهد برون‌سپاری انجام شده است.
با برون‌سپاری در هزینه‌های شرکت صرفه‌جویی می‌شود و از بزرگ شدن بی‌رویه و بیش از حد شرکت جلوگیری می‌شود. این کار به دلایل گوناگون و در امور گوناگونی انجام می‌پذیرد که امور حسابداری از معمول‌ترین آن‌ها است.
برون‌سپاری حسابداری (Accounting Outsourcing) زمانی صورت می‌گیرد که شرکت کارفرما بخشی از امور حسابداری خود را به شرکتی یا فردی حقیقی یا حقوقی واگذار کند. بین شرکت کارفرما و پیمانکار (شرکت یا شخصی که امور حسابداری را تقبل می‌کند) قراردادی نوشته می‌شود و طبق آن قرارداد امور حسابداری که پیمانکار متقبل می‌شود، زمان و نحوه تحویل آن‌ها و هزینه انجام آن‌ها مشخص می‌شود.
نکته مهم و قابل توجه در برون‌سپاری حسابداری این است که همه امور حسابداری یک شرکت نباید برون‌سپاری شود، بلکه به صورت دوره‌ای تنها بخشی از امور می‌توانند برون‌سپاری شوند. هم‌چنین باید دقت شود که برای برون‌سپاری حسابداری از شرکت‌ها و افرادی استفاده شود که تبحر و تعهد کافی در انجام این امور را دارا باشند.
برون‌سپاری امور حسابداری به چه دلایلی انجام می‌شود؟
برون‌سپاری حسابداری به دلایل گوناگونی انجام می‌گیرد. واضح است که سپردن بخشی از امور حسابداری به افرادی خارج از شرکت و اعتماد به تخصص آن‌ها نیازمند دلایلی محکم است و بایستی مزایایی نیز داشته باشد. چند دلیل استفاده از استراتژی برون‌سپاری به شرح زیر است:
کمبود منابع
منابع در یک سازمان انواع مختلفی دارند. نیروی انسانی ماهر و فضای فیزیکی نمونه‌هایی از منابع سازمان‌ها هستند. کمبود منابع یکی از مهم‌ترین دلایل برون‌سپاری حسابداری است. یک سازمان به دلیل کمبود منابع می‌تواند بخشی از امور خود را برون‌سپاری کند.
انعطاف‌پذیری شرکت
ممکن است بخشی از نیازهای یک شرکت به صورت دوره‌ای و یا فصلی مطرح شوند. برای مثال برخی گزارشات فصلی حسابداری و یا اظهارنامه مالیاتی از این دسته نیازها هستند. برای چنین نیازهایی می‌توان به صورت پروژه‌ای این بخش‌های کار را برون‌سپاری کرد تا به شکل بهتر و دقیق‌تر انجام شوند.
رسیدگی به کارهای اصلی شرکت
برای تمرکز بیشتر بر روی اهداف اصلی شرکت برخی مدیران تصمیم به برون‌سپاری امور حسابداری می‌گیرند. تمرکز بر روی امور حسابداری ممکن است منابع انسانی و مالی را که می‌توانستند اهداف اصلی شرکت را دنبال کنند به صورت بی‌رویه مصرف کند و برون‌سپاری کمک می‌کند که تمام منابع بر روی اهداف اصلی مجموعه متمرکز شوند.
برون‌سپاری حسابداری چه مزایایی دارد؟
علاوه بر دلایل محکمی که برای برون‌سپاری حسابداری وجود دارد، برون‌سپاری حسابداری مزایای قابل توجهی نیز دارد که مدیران سازمان‌ها و شرکت‌ها را به استفاده از آن ترغیب می‌کند. در این بخش از مقاله چند مزیت از مزایای برون‌سپاری حسابداری را شرح می‌دهیم:
به‌روز شدن در قوانین حسابداری
استفاده از برون سپاری حسابداری و افراد و شرکت‌هایی که به طور تخصصی در زمینه حسابداری فعالیت می‌کنند باعث می‌شود امور حسابداری شرکت توسط جدیدترین نرم افزارهای حسابداری انجام شود که این امر دغدغه کارفرما را در انجام امور بانکی و… مرتفع می‌کند و هم‌چنین مدیران شرکت کارفرما از جدیدترین قوانین حسابداری مطلع می‌شوند.
کاهش تخلف در سیستم مالی شرکت
سپردن امور حسابداری شرکت به خارج از شرکت، نگرانی مدیرانی که دغدغه تقلب و تخلف نیروهای داخلی را دارند برطرف می‌کند، زیرا همه شرکت‌های حسابداری موظف به ارائه ریز تراکنش‌ها و میزان کیفیت خدمات خود هستند.
صرفه‌جویی در زمان
امور حسابداری از جمله امور زمان‌بر و وقت‌گیر در شرکت‌ها محسوب می‌شود. برای مثال تنظیم اظهارنامه مالیاتی زمان بسیار زیادی از یک حسابدار می‌گیرد، علاوه بر اینکه ممکن است خطاهایی نیز در حین تنظیم آن به وقوع بپیوندد که رفع آن‌ها نیازمند زمان بیشتری باشد. شرکت‌های حسابداری به دلیل تجربه زیاد در زمینه انجام امور حسابداری سرعت و دقت بالاتری دارند و سپردن امور حسابداری شرکت به آن‌ها موجب می‌شود زمان کم‌تری صرف این امور شود.
کیفیت و دقت بالا در انجام امور حسابداری
در شرکت‌های حسابداری، تمرکز افراد به طور کامل بر روی امور حسابداری و دقیق بودن محاسبات است. هم‌چنین نیروی انسانی این شرکت‌ها مهارت و تجربه زیادی در انجام امور حسابداری دارند و دقت در کار آن‌ها حرف اول را می‌زند. بنابراین با برون‌سپاری امور حسابداری کیفیت و دقت را تا حد قابل‌قبولی تضمین می‌شود.
پیشگیری از جرائم مالیاتی
اشتباه و خطا در محاسبات مالی و حقوق و دستمزد موجب اعمال جرائم مالیاتی می‌شود. برون‌سپاری امور حسابداری از این خطاها جلوگیری می‌کند.
صرفه‌جویی در هزینه‌ها
هزینه استخدام یک نیروی انسانی ثابت برای انجام امور حسابداری با احتساب حقوق، بیمه، سنوات، عیدی، استهلاک سیستم‌ها، فضای کار و… بسیار بیشتر از محول کردن امور به یک شرکت حسابداری است. در نتیجه برون‌سپاری حسابداری صرفه‌جویی در هزینه‌ها را در پی دارد.
عدم مشکل تأمین نیروی انسانی
پیدا کردن نیروی انسانی که مهارت و تجربه کافی داشته باشد، و در عین حال متعهد و بااخلاق باشد از چالش‌های مهم و دشوار برای هر کسب‌وکار است. از طرفی حسابداری از امور بسیار حساس در هر شرکت است و نمی‌توان آن را به دست فردی ناشی و غیرمتخصص سپرد. برون‌سپاری حسابداری تضمین می‌کند که امور حسابداری شرکت به دست افراد متخصص انجام شود، بدون آن‌که نیازی به استخدام آن افراد متخصص توسط شرکت کارفرما باشد.
بهره‌مندی از کارشناسان خبره و تکنولوژی‌های روز دنیا
شرکت‌های حسابداری از کارشناسان متخصص و حرفه‌ای استفاده می‌کنند. هم‌چنین به دلیل نیازهای جدید حسابداری، از تکنولوژی‌ها و ابزارهای به‌روز و پیشرفته استفاده می‌شود. واضح است که برون‌سپاری امور حسابداری به شرکت‌های حسابداری به معنی استفاده از این کارشناسان خبره و تکنولوژی‌های جدید خواهد بود.
انواع برون سپاری امور حسابداری
برون‌سپاری بر اساس ماهیت کار و محل انجام کار دو نوع دارد. هر شرکت براساس نیازهای خود می‌تواند یکی از انواع برون‌سپاری را برگزیند و از آن استفاده کند.
ممکن است برون‌سپاری بر اساس محل انجام گیرد، به این معنی که کارفرما در درون شرکت خود محلی برای انجام کار توسط پیمانکار در نظر بگیرد و یا پیمانکار امور حسابداری کارفرما را در شرکت حسابداری یا هر محلی که در نظر دارد انجام دهد. برخی امور حسابداری حتماً باید در محل شرکت کارفرما انجام شوند، ولی برخی دیگر را می‌توان از راه دور انجام داد.
از طرفی برون‌سپاری بر اساس ماهیت کار نیز انجام می‌پذیرد. برای برخی امور می‌توان پروژه تعریف کرد و به دلیل اینکه نتایج آن‌ها مشخص است تعریف پروژه برای آن‌ها ساده است، در حالی که برخی امور لازم است که فرآیندمحور باشند و نیازمند آزمون و خطا هستند. قرارداد بین شرکت کارفرما و شرکت پیمانکار بر اساس نوع برون‌سپاری تنظیم می‌شود.
سخن پایانی
در این مقاله با تعریف، دلایل، مزایا و انواع برون‌سپاری حسابداری آشنا شدیم. برون‌سپاری امور حسابداری از مهم‌ترین مباحث حسابداری است که هر مدیر به آشنایی کامل با آن نیاز دارد، چراکه دلایل و مزایای بسیاری برای استفاده از آن وجود دارد. نکته مهم در برون‌سپاری حسابداری انتخاب فرد حسابدار و یا شرکت حسابداری مناسب است. توصیه ما برای انتخاب، فرد یا شرکتی متعهد، متخصص و باتجربه است. پیش از تنظیم قرارداد باید توجه داشت که پیمانکار موردنظر از تمام جوانب موردتأیید باشد.
سؤالات متداول
برون‌سپاری حسابداری چیست؟
برون‌سپاری حسابداری (Accounting Outsourcing) در واقع استراتژی و قراردادی است که در آن شرکت کارفرما بخشی از امور حسابداری خود را به شرکتی یا فردی حقیقی یا حقوقی واگذار کند.
برون سپاری حسابداری چگونه به تمرکز شرکت روی اهداف اصلی کمک می‌کند؟
تمرکز بر روی امور حسابداری ممکن است منابع انسانی و مالی را که می‌توانستند اهداف اصلی شرکت را دنبال کنند به صورت بی‌رویه مصرف کند و برون‌سپاری کمک می‌کند که تمام منابع بر روی اهداف اصلی مجموعه متمرکز شوند.
چرا برون‌سپاری حسابداری موجب صرفه‌جویی در زمان می‌شود؟
امور حسابداری از جمله امور زمان‌بر و وقت‌گیر در شرکت‌ها محسوب می‌شود. شرکت‌های حسابداری به دلیل تجربه زیاد در زمینه انجام امور حسابداری سرعت و دقت بالاتری دارند و سپردن امور حسابداری شرکت به آن‌ها موجب می‌شود زمان کم‌تری صرف این امور شود.
