آیا به صورت حساب درآمدی خود اعتماد دارید؟ طبیعتاً شما باید بتوانید به سرعت پاسخ دهید «بله» کاملاً.
اگرچه واقعیت بسیاری از کسب‌وکارها، آن چیزی نیست که همیشه به نظر می‌رسد. به دلایل زیادی اشتباهات در گزارش‌های مالی رخ می‌دهد. خطای انسانی، عدم صداقت و اشتباهات تصادفی، تنها سه دلیل برای رخداد خطا در ثبت سوابق مالی شرکت شماست.
هنگامی که بحث حسابداری پیش می‌آید، دو صورت مالی اساسی وجود دارد که خودنمایی می‌کنند: ترازنامه و صورت حساب درآمدی. هرکدام نقش خود را در شرکت شما دارد و آن‌ها باهم تصویر بزرگ‌تری از شرکت شما را نشان می‌دهند.
در اینجا مروری سریع بر هر یک از این صورت های مالی داشته و نکات برجسته آن‌ها را بررسی می‌کنیم:
ترازنامه (صورت وضعیت مالی یا بیلان)
باید به دنبال چه باشید؟
هنگامی‌که به یک ترازنامه نگاه می‌کنید، شما باید به دنبال ترازهایی باشید که منطقی نیستند. ترازنامه چشم‌اندازی لحظه‌ای بر کسب‌وکار شما است. شما تصویری سریع از آنچه در دنیای شرکت شما در حال انجام است، دریافت می‌کنید.
در ادامه به مواردی اشاره می‌کنیم که با توجه به آن‌ها می‌توانید اعدادی که تراز نیستند را شناسایی کنید:
ترازهای منفی
ممکن است ترازهای منفی در یک دارایی را ببینید. این به چه معناست؟ آیا شما یک دارایی را فروختید و آن را از دفاتر حذف کردید؛ اما فراموش کردید که ثبت معکوس استهلاک آن را منظور کنید؟
پرداخت‌های غیرمجاز
اگر پرداختی از طرف مشتری دریافت کردید و اشتباهاً آن را به‌حساب دیگری اعمال کردید، ترازنامه شما به هم خواهد ریخت. شما می‌خواهید تراز مشتری موردنظر را منفی نشان دهید، درحالی‌که نشان می‌دهید شخصی که به شما پرداخت انجام داده همچنان به شما بدهکار است.
افزایش نسبت بدهی به اعتبار
اگر شما چندین مورد بزرگ «سایر هزینه‌ها» در ترازنامه دارید، ممکن است (طی چندین سال) متوجه روند کاهشی درآمد شوید. این می‌تواند منجر به افزایش نسبت بدهی به اعتبار شود، چراکه نقدینگی شما به‌اشتباه اختصاص داده می‌شوند.
از سوی دیگر، این به‌سادگی می‌تواند نشان دهد که کسب‌وکار در حال تلاش برای بقاست. در این مورد، صورت های مالی ممکن است اشتباه نباشند، اما آن‌ها قطعاً پرچم‌های قرمز را که باید به آن توجه شود، نشان می‌دهند.
در هر دو مورد، شما باید بدانید که چرا این روند وجود دارد، بنابراین شما می‌توانید علل اصلی را تجزیه و تحلیل کنید و اقدامات مناسب انجام دهید (البته حواستان باشد که این نسبت برای کشورهایی کاربرد دارد که از کارت‌های اعتباری مخصوص استفاده می کنند مانند آمریکا؛ همینطور این نسبت هر چه کمتر باشد بهتر است، ترجیحاً کمتر از 35 درصد).
تراز حقوق صاحبان سهام اولیه
تراز حقوق صاحبان سهام اولیه یا OBE، یک پرچم قرمز است. معمولاً OBE زمانی رخ می‌دهد که برخی ارقام وجود دارند و کسی نمی‌داند با آن‌ها چه‌کاری انجام دهد. هیچ حسابی به نام «تراز حقوق صاحبان سهام اولیه» وجود ندارد. این موضوع بدان معنی است که هر ثبتی با این نام اشتباه است.
وقتی بدهی‌ها و اعتبارات برابر نیستند، شما با یک رقم تصادفی و نامعلوم مواجه هستید. اگرچه OBE ها ممکن است به شما کمک کنند که دفاتر خود را مطابقت دهید، اما آن‌ها معماهایی که از این ارقام ناشناخته حاصل می‌شوند را حل نمی‌کنند.
در حقیقت، شما هرگز نباید در پایان محاسبات، ارقام «اضافی» داشته باشید. هر ثبتی جای مشخصی دارد.
سایر پرچم‌های قرمز ترازنامه
در سپیدار سیستم ما توصیه می‌کنیم که مشتریانمان قدمت گزارش حساب‌های دریافتنی را بررسی کنند. این گزارش به شما کمک می‌کند که بدانید آیا حسابدار شما واقعاً می‌داند که چه‌کاری را انجام می‌دهد. آیا شما مشتری‌های متوازن و مقادیر منفی دارید که با یکدیگر برابری کنند؟
اگر شما یک OBE دارید، احتمالاً دارای مشکل هستید. در این مورد، این معمولاً به این معنی است که وجوه، دریافت و پرداخت شده، اما برگ خریدی وجود ندارد. این وضعیت اغلب به حسابدارانی سپرده می‌شود که باید کار دفترداران را جمع‌وجور کنند.
وجوه نامشخص (غیر سپرده‌ای) نیز می‌تواند فرصت انجام اشتباهات را فراهم کند. به‌طور خلاصه، سپیدار به شما اجازه می‌دهد که در حساب عمومی خود وجوه را سپرده کنید. سپرده‌ها را در صفحه اصلی سپرده وارد کنید. این پول در بخش وجوه غیر سپرده‌ای حساب شما نگهداری شده، تمام وجوه سپرده‌ای انباشته می‌شوند، تا زمانی که برای یکی از سپرده‌ها مشکل به وجود آید و وجوه به‌حساب بانکی واقعی منتقل شود.
اغلب دفترداران سپرده را در صفحه سپرده اصلی یا سربرگ بانک ثبت می‌کنند. این باعث می‌شود که این پول به‌عنوان بودجه‌های نامشخص باقی بماند و این بخش رشد می‌کند و تا زمانی که کسی مانند CPA بیاید و بپرسد چرا این‌همه پول به‌حساب برده نشده است؟
صورت حساب درآمدی
باید به دنبال چه باشید؟
صورت‌حساب درآمدی خلاصه‌ای از درآمد و هزینه‌ها را ارائه می‌دهد و نشان می‌دهد که کسب‌وکار شما چگونه در دوره زمانی مشخص سودآور بوده است. این بیشتر شبیه یک فیلم است که منعکس‌کننده درآمد و هزینه‌های یک ماه، سه ماه یا یک سال است، درحالی‌که ترازنامه به‌صورت لحظه‌ای است.
هنگامی‌که شما روش حسابداری مناسب برای کسب‌وکارتان را درک کنید، دقت ارقام باید زمانی که به صورت‌حساب درآمدی نگاه می‌کنید واضح باشد.
پرچم‌های قرمز صورت حساب درآمدی
سود زیاد؛ جریان نقدی کم
یکی از راه‌هایی که می‌توان نگرشی خوب به دست آورد این است که صورت حساب درآمدی را همراه صورت حساب جریان نقد بررسی کنید تا مطمئن شوید سودی که می‌بینید با نقدینگی که وارد شرکت شده پشتیبانی می‌شود. سود زیاد در صورت حساب درآمدی هنگامی‌که صورت حساب جریان نقدی کم باشد، یک پرچم قرمز را در مورد سودها برافراشته می‌کند.
کاهش درآمد غیرعملیاتی
که به‌راحتی قابل تشخیص است زیرا به طور جدا از درآمد عملیاتی در صورت حساب درآمدی اعلام می‌شود.
روابط نسبی درآمد عملیاتی به درآمد غیرعملیاتی را هرساله تجزیه‌وتحلیل کنید. اگر درآمد غیرعملیاتی در حال کاهش باشد، شما احتمالاً باید بر منابع درآمدی مجدداً تمرکز کنید که ناپدید نشوند.
غیرقابل‌پیش‌بینی
هنگامی‌که شما از صورت حساب درآمدی خود به شاخص عملکردی اصلی درآمد مانند سود ناخالص (به عنوان مثال)، حرکت می‌کنید، مانند روند درآمدی نابرابر با نوسان لجام گسیخته خواهد بود. خطوط در هرماه باحالت ناهموار و بدون ریتم یا دلیل خاصی بالا و پایین می‌روند. این به‌طور غیر قابل پیش‌بینی می‌تواند مشکلات با کسب‌وکار یا حداقل مشکلات دفترداران را نشان دهد.
بدون روند واقعی، شما به توازن موجودی‌ها و حاشیه سود ناخالص نگاه می‌کنید که واقعیت را منعکس نمی‌کند و بدان معنی است که شما درک صحیحی در مورد پولی که به کسب‌وکار شما وارد یا از آن خارج می‌شود، ندارید.
صورت های مالی؛ چه چیزی باید از خودتان بپرسید؟
هنگامی‌که به صورت های مالی خود نگاه می‌کنید، مهم است که روش‌های حسابداری را در نظر بگیرید. تفاوت‌های بین مبنای نقدی در برابر مبنای تعهدی را در روش‌های حسابداری درک کنید
حسابداری برمبنای نقدی
مبتنی بر فعالیت نقدی شرکت شما است و با ورود و خروج نقدینگی قابلیت پیگیری دارد. شما می‌توانید نظیر چک بوک خود حسابداری بر مبنای نقدی را به‌طور مشابه در پایان ماه ثبت کنید، شما همه‌چیز را متوازن می‌کنید تا ببینید چقدر پول نقد در بانک دارید. مبنای نقدی بینش کاملی در مورد اینکه کسب‌وکار شما چگونه پیش می‌رود، به شما نمی‌دهد.
حسابداری تعهدی اصل تطبیق را اعمال می‌کند
تطبیق درآمد با هزینه در دوره زمانی که در آن درآمد حاصل‌شده و هزینه‌ها رخ‌داده، می‌باشد. این روش پیچیده‌تر از حسابداری نقدی است اما به‌مراتب دیدگاه بهتری را نسبت به آنچه در شرکت شما اتفاق می‌افتد، فراهم می‌کند.
مبنای تعهدی امکان تجزیه‌وتحلیل روند دقیق پیشرفت کسب‌وکار شمارا فراهم می‌کند اما مبنای نقدی فقط نوسانات نقدینگی را نشان می‌دهد. مبنای نقدی و تعهدی فقط بخشی از تصویر است و این واقعاً مهم است که هر دو را درک کنید تا بدانید درواقع در شرکت شما چه خبر است.
مبنای تعهدی نگرشی بهتر از سودآوری شما می‌دهد. شما می‌توانید تجزیه‌وتحلیل روند را ببینید زیرا شما درآمد و هزینه را در دوره‌ای که در آن درآمد حاصل‌شده و هزینه‌ها رخ‌داده، شناسایی می‌کنید. شما می‌توانید پیش‌بینی نرخ ماهانه مخارج خود را برای هزینه‌های عملیاتی ببینید و بفهمید که سود ناخالص شما به‌منظور پوشش هزینه‌های شما چقدر باید باشد.
حسابداری نقدی می‌تواند نوسانات بزرگ‌تری را نشان دهد زیرابه دلیل زمان‌بندی دریافت رسیدها و خروج پول یک ماه ممکن است واقعاً سودآور باشد و ماه بعد این‌چنین نباشد.
این مبنا معمولاً سود واقعی یک کار یا پروژه را منعکس نمی‌کند. اگر می‌خواهید ببینید عملیات کلی شما چقدر خوب پیش می‌رود، مبنای تعهدی دیدگاه بهتری به شما می‌دهد.
اگر نسبت به صورت های مالی خود اطمینان ندارید، هر جنبه‌ای از کسب‌وکار شما می‌تواند تحت تأثیر قرار گیرد. گروه فروش، گروه خدمات، مدیریت و همه کسانی که در کسب‌وکار شما نقش دارند، می‌توانند توسط اعداد صورت های مالی شما تحت تأثیر قرار گیرند. اگر آن‌ها نادرست باشند، یا اگر نسبت به اطلاعاتی که به شما ارائه می‌دهند، کاملاً مطمئن نباشید، ممکن است فرصت‌های از دست رفته زیادی را تجربه کنید.
در ادامه سایر موارد برای بررسی آورده شده است
آیا به حساب‌های مالی خود برای پرداخت پاداش‌ها که بر اساس ارقام آن است، اطمینان کافی دارید؟ این آزمون آزمایشی است. اگر شما پاسخ این سؤال را نادیده بگیرید، شانس دخیل می‌شود و شما باید اطلاعات مالی خود را بیشتر بررسی کنید.
آیا صورت های مالی شما نتایج واقعی اقتصادی را نشان می‌دهند؟ اگر با الگوهایی که کمیاب هستند یا روندهایی کهبا شرایط ما تناسب ندارند؛ مواجه شدید، احتمالاً تصویر صحیحی از واقعیت را نمی‌بینید.
می‌توانید بدون کتمان بگویید که از کار دفتردار خود پشتیبانی می‌کنید؟ حتی اگر شما عملکرد مالی روزانه خود را ندانید، شما باید وجه نقد ورودی و خروجی را بدانید. به عبارت دیگر، پول شما در چه وضعیتی قرار دارد؟ آیا حساب‌های دریافتی شما به جاهایی که باید اختصاص یابند، می‌روند؟ آیا ترازنامه و صورت حساب درآمدی شما به وضوح منعکس کننده وضعیت اقتصادی کسب‌وکار شما است؟ اگر مطمئن نیستید، وقت آن رسیده که تحقیق کنید.
اکنون با مطالعه این مطلب، چقدر اطمینان دارید که صورت حساب درآمدی شما دقیق هستند؟ اگر شما در مورد پاسختان مطمئن نیستید، احتمالاً زمان آن رسیده که با گروهی از کارشناسان که می‌توانند به شما در زمینه سازمان دهی داده‌ها و گزارش ارقام صحیح کمک کنند، تماس بگیرید.
*مترجم: حمید زارعی
