حسابداری آنلاین و سایر نرم افزارهای ابری مفاهیم جدیدی در عرصه تکنولوژی هستند و مدت زیادی از ساخت آنها نمی‌گذرد و تا همین امروز، این نرم افزارها بسیار مورد استقبال شرکت‌ها و حسابداران قرار گرفته است. چراکه با کمک این نرم افزارها(مانند نرم افزار حسابداری آنلاین) ارتباطات بین واحدها منسجم‌تر شده، حساب‌ها منظم‌تر و در مجموع امور مالی یک شرکت یکپارچه و سیستماتیک می‌گردد. اما حالا نرم افزارهای حسابداری را می‌توانیم به دو بخش تقسیم کنیم:
- نرم افزارهای حسابداری آنلاین
- نرم افزارهای حسابداری آفلاین
قبل از اینکه موضوع را باز کنیم بد نیست در مورد خدمات حسابداری آنلاین توضیحاتی ارائه کنیم. سپس به موضوع نرم افزارهای موجود برای حسابداری آنلاین می‌پردازیم.
حسابداری آنلاین چیست؟
حسابداری آنلاین که از آن با عنوان حسابداری اینترنتی یا حسابداری ابری هم یاد می‌شود روشی جدید است که با استفاده از آن می‌توان با اینترنت و نرم افزار، از راه دور نیز به اطلاعات حسابداری یک واحد اقتصادی دسترسی داشت و اقدامات لازم را در زمینه حسابداری انجام داد. از آنجا که این امور در فضای آنلاین (فضای ابری) انجام می‌گیرد نیازی به نصب نرم افزار بر روی کامپیوتر وجود ندارد و سیستم حسابداری آنلاین همانطور که از اسم اش پیداست، خود به صورت آنلاین فعالیت می‌کند.
نرم افزارهای حسابداری از گذشته نه‌چندان دور تا همین امروز، بسیار مورد استقبال شرکت‌ها و حسابداران قرار گرفته است. چراکه با کمک این نرم افزارها، ارتباطات بین واحدها منسجم‌تر شده، حساب‌ها منظم‌تر و در مجموع امور مالی یک شرکت یکپارچه و سیستماتیک می‌گردد.
نرم افزار حسابداری آنلاین چیست؟
نرم افزار آنلاین حسابداری در واقع یک سیستم پیشرفته و درعین‌حال ساده است که به حسابداران اجازه می‌دهد که از طریق اینترنت، کارهای حسابداری خود را انجام دهند. در حسابداری آنلاین ، یک حسابدار یا مجموعه ای از حسابداران می‌توانند با استفاده از ابزار و امکانات موجود (نرم افزارهای حسابداری آنلاین) امور مالی آن واحد اقتصادی را از راه دور مدیریت کنند.
تفاوت نرم‌افزار حسابداری تحت وب با حسابداری آنلاین
نرم افزار حسابداری تحت وب از آن جهت با نرم افزار حسابداری آنلاین متفاوت است که به ارائه قابلیت‌های حسابداری در بستر وب می‌پردازد، بدون آنکه به نصب نرم افزار و پیکر بندی خاصی نیاز باشد.
نرم افزار حسابداری تحت وب کلیه امکانات نرم افزارهای نصبی تحت سیستم عامل را در کنار حفاظت از اطلاعات ارائه می‌کند. این نرم افزار برخلاف نرم افزار حسابداری آنلاین در سرور مشتری نصب و نگهداری می‌شود و با مشکلاتی از قبیل نگهداری، پشتیبانی و نصب نگارش‌های تازه مواجه است.
آیا نرم‌افزار تحت وب با نرم‌افزار ابری یکی است؟
پاسخ این سوال یک نه محکم است. نسل بعدی نرم افزارهای تحت وب، نرم افزارهای انلاین یا ابری هستند.
نرم افزارهای ابری که به آنها نرم افزار saas (Software as a Service) نیز گفته می‌شود، سامانه‌هایی هستند که به صورت آنلاین و در بستر اینترنت استفاده می‌شوند. نرم افزار حسابداری ابری یا حسابداری آنلاین در فضای ابری کار می‌کند. فضای ابری، جایی مجازی برای ذخیره سازی داده‌ها است و پردازش آن با کمک اینترنت انجام می‌شود.
هنگام استفاده از نرم افزار حسابداری ابری یا آنلاین ، مشتری در سایت ارائه دهنده خدمات اطلاعات خود را وارد کرده و به این طریق ثبت نام می‌کند. پس از ثبت نام، بستر اختصاصی وی بر روی سرورهایی که در دیتاسنترهای بزرگ و مطمئن قرار گرفته اند، ایجاد می‌شود. نگهداری از این سرورها بر عهده دیتاسنترهاست و وظیفه آن را شرکت ارائه دهنده خدمات پذیرفته است.
از مهم ترین تفاوت های نرم افزارهای ابری با تحت وب می‌توان به تفاوت در ماهیت و نحوه اجرا، تفاوت در کاربران، تفاوت در امنیت اطلاعات، تفاوت در نحوه ارائه خدمات ، ذخیره داده‌ها و تهیه نسخه پشتیبان و تفاوت در هزینه و قیمت اشاره کرد.
با مزایای نرم افزار حسابداری آنلاین آشنا شوید!
اگر بخواهیم واقع بینانه به موضوع مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین نگاه کنیم استفاده از نرم افزارهای حسابداری آنلاین هم دارای مزایای خوبی است و هم معایب بسیار مهمی دارد. در ادامه به ویژگی‌های مثبت و منفی نرم افزارهای حسابداری آنلاین می‌پردازیم. اما در ابتدا مزایا را برای شما توضیح می‌دهیم:
1 – دسترسی به اطلاعات مالی کسبوکار، هر زمان، هر مکان
ممکن است شما به‌عنوان مدیر یک مجموعه‌ی بزرگ اغلب اوقات در سفرهای کاری باشید یا در صورتی‌که اخیراً کسبوکار شخصی خود را راه‌اندازی کرده‌اید؛ برای رونق بخشیدن به مهمترین بخش آنکه بازاریابی و فروش است اوقات کمی را در دفتر کار یا جای ثابتی حضور داشته باشید.
به هرحال این مزیت مهمی است که به کمک نرم افزار حسابداری آنلاین می‌توانید در هر زمان از روز و هر مکانی که مجهز به اینترنت است به اطلاعات مالی و حسابداری خود دسترسی داشته باشید.
2 – برقراری رابطه‌ی بهتر و مفیدتر با حسابدار مجموعه
شما به عنوان مدیر یا صاحب یک کسب و کار همواره باید با حسابدار خود در ارتباط بوده و به رد و بدل کردن اطلاعات مالی بپردازید. این موضوع برای رسیدن به اطمینانی است که به شما می‌گوید امور مالی شرکت به‌طور منظم انجام می‌شود و آمارها به روز است. به ویژه در زمان محاسبات مالیات سالانه تعامل با حسابدار مجموعه، امر بسیار مهمی است و بی‌دقتی در آن می‌تواند ضررهای مالی فراوانی را بر شرکت تحمیل کند.
اما استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین یعنی شما و حسابدارتان همیشه به یک لیست در حال بروز رسانی دسترسی دارید و گاهی بدون توضیحات او می‌توانید از زیر و بم امور مالی خود آگاه شوید.
3 – حذف کاغذبازی و رفع مشکل کمبود فضا
بایگانی کردن پرونده‌های مالی به دلیل آنکه همواره باید ریز جزئیات اطلاعات در آنها ثبت شود یکی از مشکلات همیشگی شرکت‌ها بوده است. مشکل بزرگ‌تر بعدی زمانی پدید می‌آید که لازم باشد اطلاعاتی از این پرونده‌ها استخراج شود.
حجم زیاد داده‌های کاغذی فرآیند جستجو و بازیابی اطلاعات را به شدت کند می‌کند. با استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین می‌توانید هر پرونده را با جزئی‌ترین اطلاعات آن به ابر اطلاعات منتقل و برای همیشه در آنجا نگهداری کنید. هم‌چنین در زمان نیاز به هر بخش از اطلاعات موجود در آنها با یک نگاه یا جستجوی ساده به آن دست یابید.
4 – ایجاد یک اکوسیستم برای کسبوکار
استفاده از نرم افزارهای حسابداری به شما به عنوان مدیر یا صاحب مجموعه این امکان را می‌دهد که برای کسبوکار خود یک اکوسیستم بسازید. ساخت اکوسیستم به معنی یکپارچه‌سازی سیستم مدیریت مجموعه است.
در واقع بسیاری از نرم افزارهای حسابداری چه آنلاین باشند یا نه به سیستم‌های دیگری چون نرم افزارهای مدیریت پروژه، نرم افزار حضور و غیاب، حقوق و دستمزد، مدیریت منابع انسانی و غیره متصل و با آنها به رد و بدل کردن اطلاعات می‌پردازند؛ بنابراین استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین یعنی وارد شدن به سیستم مدیریت متمرکز همه‌ی اجزای یک مجموعه.
5 – رفع مشکلات نرم افزار بدون نیاز به نصب مجدد
یکی از دلایل ارائه برنامه حسابداری آنلاین، دوری از هزینه‌های متفاوت استقرار و نصب پروژه است. در گذشته بابت بروز رسانی و هر گونه خطا و موضوعی در سیستم، شرکت‌ها مجبور به نصب مجدد نرم افزار داشتند که هزینه‌های زیادی را به آنها تحمیل می‌کرد.
در ادامه لازم به ذکر است حسابداری آنلاین برای تولیدکنندگان نرم افزار امنیت شغلی به همراه می‌آورد. علاوه بر آن هزینه‌های اضافه‌ی پشتیبانی ناشی از خرابی و کانفیگ سرور را از تولیدکننده کسر می‌کند.
همین‌طور با ارائه‌ی قیمت‌های مناسب‌تر و بسته‌های رایگان، مشتریان بیشتری را در بازار خود نگه می‌دارد. شما می‌توانید از فروشندگان نرم‌افزار حسابداری آنلاین، نسخه‌ی دائمی بر روی سرور خود درخواست کنید؛ که در این صورت ممکن است قیمت کمی متفاوت شود.
مهمترین معایب نرم افزارهای حسابداری آنلاین
اگر بخواهیم واقع بین باشیم باید بگوییم که معایب و مزایای استفاده از نرم افزارهای حسابداری آنلاین تقریبا برابر هستند، بنابراین هرکس باید با توجه به نیاز خود این معایب و مزایا را بسنجد و نسبت به انتخاب نرم افزارهای آفلاین و آنلاین اقدام کند. در ادامه به برخی از مهمترین معایب نرم افزارهای حسابداری آنلاین اشاره می‌کنیم.
1 – عدم پاسخگویی به نیازهای مشتریان در طولانی مدت
به‌کارگیری حسابداری آنلاین و ابزارهای دیگر مانند اتوماسیون یا نرم‌افزارهای ارتباط با مشتری نمی‌تواند به‌صورت مادام و دائمی باشد؛ زیرا با افزایش داده‌های مجموعه، هزینه‌های اضافی برای تولیدکننده پیش می‌آید از جمله: هزینه‌ی نگهداری اطلاعات، جستجو، استفاده از گزارشات، به‌کارگیری کامل از نرم‌افزار.
2 – روند صعودی هزینه نگهداری داده‌های نرم افزار
افزایش هزینه برای تولیدکننده، الزام به تغییر قیمت و تغییر پلن، عمر به‌کارگیری حسابداری آنلاین را کوتاه می‌کند؛ به‌عبارت دیگر شما مدت محدودی قادر به استفاده از ابزارهای حسابداری آنلاین هستید؛ زیرا رفته‌رفته به هزینه‌های نگهداری و وابستگی به یک شریک تجاری افزایش پیدا خواهد کرد.
3 – خطری به نام عدم امنیت در داده‌های سیستمی
مخازن اطلاعاتی بزرگ همواره هدف جذابی برای نفوذگران است. امنیت همواره یک آیتم نسبی است؛ اما اگر با شرکت‌های ارائه‌دهنده‌ی نرم‌افزارهای حسابداری آنلاین همکاری می‌کنید، نسبت به ارائه راه‌حل‌های امنیت اطلاعات کاملاً اطمینان حاصل کنید.
4 – امنیت
یکی از مزایای نرم افزارهای حسابداری آنلاین این است که شما می‌توانید به جای استخدام یک یا چند حسابدار از خدمات حسابداری شرکت‌ها استفاده کنید. شرکت‌ها می‌توانند حسابداری از راه دور را به کمک حسابداران خبره انجام دهند. اما این مسئله خود می‌تواند یک تهدید امنیتی مهم نیز باشد. اما در صورتی که از نرم افزار حسابداری آفلاین استفاده کنید، احتمالا با شناخت نسبتا خوبی نسبت به استخدام حسابدار اقدام می‌کنید و کمی از جهت امنیت مطمئن تر خواهید بود.
نرم افزار حسابداری آنلاین چه تفاوتی با سیستم سنتی دارد؟
در سیستم سنتی تمام امور حسابداری از قبیل ارسال لیست مالیات حقوق و محاسبه اضافه‌کاری و انواع مرخصی و…فقط از طریق یک دستگاه کامپیوتر که نرم افزار حسابداری روی ان نصب است انجام می‌شود. در واقع هر شخص موظف است برای انجام امور حسابداری از یک رایانه و نرم افزار قوی استفاده کند. اما برای استفاده از نرم افزار حسابداری ابری، نیاز شما به یک سیستم مشخص خلاصه نمی‌شود.
هر حسابداری می‌تواند با استفاده از سیستم شخصی خود و یک خط اینترنت به نرم افزار آنلاین دسترسی پیدا کند. این مزیت نرم افزار حسابداری انلاین، اهمیت خود را در شرایط دورکاری نشان داده است.
سخن آخر
درنهایت باید گفت طراحی و پیاده‌سازی نرم افزارهای حسابداری تحولی عظیم در سیستم مدیریت مالی در سراسر جهان بوده و نرم افزار حسابداری آنلاین این نوآوری مفید را تکمیل کرده است. شاید شما به‌عنوان مؤسس یک کسبوکار توانایی شگرفی در خلق ایده‌های مختلف برای فروش بیشتر و بازاریابی داشته باشید. بهتر است این امر را به یک نرم‌افزار حسابداری معتبر بسپارید و دورادور و با دقت بالایی بر آن نظارت داشته باشید.
سئوالات متداول
نرم افزار حسابداری آنلاین چیست؟
حسابداری آنلاین که از آن با عنوان حسابداری اینترنتی یا حسابداری ابری هم یاد می‌شود روشی جدید است که با استفاده از آن می‌توان با اینترنت و نرم افزار، از راه دور نیز به اطلاعات حسابداری یک واحد اقتصادی دسترسی داشت و اقدامات لازم را در زمینه حسابداری انجام داد. از آنجا که این امور در فضای آنلاین (فضای ابری) انجام می‌گیرد نیازی به نصب نرم افزار بر روی کامپیوتر وجود ندارد و سیستم حسابداری آنلاین همانطور که از اسم اش پیداست، خود به صورت آنلاین فعالیت می‌کند.
آیا نرم‌افزار تحت وب با نرم‌افزار ابری یکی است؟
پاسخ این سوال یک نه محکم است. نسل بعدی نرم افزارهای تحت وب، نرم افزارهای انلاین یا ابری هستند.
