وظایف حسابدار حقوق و دستمزد چیست؟ حسابدار حقوق و دستمزد کیست؟ و باید چه مهارتهایی داشته باشد؟ پاسخ این سؤالات راهنمای شما در زمان انتخاب گرایش حسابداری شغل مورد نظرتان است. تمام آنچه از یک حسابدار حقوق و دستمزد انتظار میرود در این مقاله از سری مقالات آموزش حسابداری سپیدار سیستم بیان کرده‌ایم. ممکن است کیفیت و کمیت موارد گفته در هر شرکتی طبق ساختار سازمان، نظر مدیران و نیاز آنها متغیر باشد. اما آن چه به طور کلی در حیطه وظایف حسابدار حقوق و دستمزد است، در این صفحه آوردهایم.
حتما از نام آن متوجه شدهاید که حسابدار حقوق و دستمزد با امور مربوط به کارکنان در ارتباط است. بنابر این سطح وسیعی از امور مالی و حسابداری پرسنل به عهده حسابدار حقوق و دستمزد است. حقوق و دستمزد مبلغی است که در مقابل خدمات نیروی کار پرداخت میشود. منظور از حقوق و دستمزد کارکنان موارد ذیل است که در اسناد حسابداری ذکر می شود:
- حقوق پایه
- کسورات: بیمه مالیات بازنشستگی
- مزایا: حقوق مربوط به اولاد، مسکن، پاداش، ماموریت، عیدی و …
حسابدار حقوق و دستمزد زیر نظر سرپرست حسابداری فعالیت میکند. در زمان غیبت سرپرست حسابداری، مدیر مالی به جای او مسئولیت دارد.
وظایف حسابدار حقوق و دستمزد چیست؟
وظایف حسابدار حقوق و دستمزد در 6 بخش تعریف میشود:
- ثبت اطلاعات
- نگهداری و کنترل اطلاعات و اسناد
- تهیه لیست حقوق و دستمزد و کسورات
- محاسبه حقوق و دستمزد
- ثبت‌اسناد و صدور آنها
- ارائه گزارش و پاسخگویی
در ادامه شرح وظایف حسابدار که به طور اختصاصی در زمینه حقوق و دستمزد فعالیت می کند را در هر بخش به اطلاع شما میرسانیم:
بخش 1: ثبت اطلاعات پرسنلی، قراردادها، احکام، عوامل حقوقی و کارکردی
اطلاعات کامل از قراردادهای پرسنل: حسابدار حقوق و دستمزد لازم است از جزئیات قراردادهای کارکنان اطلاع داشته باشد. باید از هرگونه تغییر در مفاد قرارداد اطلاع یابد.
ثبت اطلاعات شخصی پرسنل شرکت
در شرکتهایی که از نرم افزار حسابداری و مالی استفاده میکنند، ثبت اطلاعات مهمترین وظیفه حسابداری است. از وظایف حسابدار حقوق و دستمزد این است که اطلاعات کارکنان را در سیستم یا نرم افزار حسابداری ثبت کند. ثبت این موارد، پایه اصلی محاسبات حقوق و دستمزد و مالیات در مراحل بعدی کار است. تهیه و مستندسازی موارد زیر در بخش حقوق و دستمزد نرم افزار حسابداری، وظیفه این حسابدار است:
- اطلاعات شناسنامه‌ای پرسنل: نام و نام خانوادگی، شماره شناسنامه، نام پدر، کد ملی، وضعیت تأهل، مشخصات همسر و فرزندان، افراد تحت تکفل
- اطلاعات تحصیلی
- اطلاعات شغلی: شماره بیمه، شماره‌حساب، محل پرداخت دستمزد
- اطلاعات پایه محاسبه حقوق و دستمزد: شعبه تأمین اجتماعی، شعبه دارایی، شعبه بانک برای پرداخت دستمزد
ثبت احکام پرسنلی
به‌طورکلی،5 نوع حکم پرسنلی داریم که ثبت آنها از وظایف حسابدار حقوق و دستمزد است:
حکم شروع کار؛ حکم کارگزینی؛ حکم تغییر شعبه بیمه؛ حکم بین ماهی؛ حکم پایان خدمت.
علاوه بر اطلاعات پایه و اصلی کارمند، موارد زیر هم باید برای صدور احکام پرسنلی ثبت شود:
- سمت پرسنل
- تاریخ شروع به کار: جهت اعلام تاریخ شروع کار فرد به بیمه تأمین اجتماعی در حکم شروع به کار
- تاریخ پایان کار یا ترک کار: برای ثبت در حکم خاتمه خدمت و حکم بین ماهی (مواردی که کارمند کمتر از یک ماه کار کرده است)
- میزان دستمزد و مزایا: برای ثبت تغییرات حقوق و مزایا یا مشخصات حکمی در حکم کارگزینی
ثبت عوامل حقوقی دستمزد پرسنل
عوامل حقوقی شامل مزایا و کسورات است که برخی از آنها را در ذیل آورده ایم. اینها باید در سیستم ثبت شوند:
- حقوق پایه
- حق بن
- حق مسکن
- مزایای مشمول و غیر مشمول بیمه
- بیمه سهم فرد
- بیمه کارمند
- مالیات هر ماه
- مالیات سال
ثبت و به‌روزرسانی اطلاعات و عملکرد پرسنل
یکی از وظایف حسابدار حقوق و دستمزد، ثبت کارکرد ماهیانه پرسنل در سیستم است. عملکرد پرسنل یعنی مقدار ساعت کار، مرخصی، پاداش، احکام و غیره. اینها در محاسبه حقوق ماهیانه پرسنل اهمیت دارد. معمولاً ساعت کاری و ورود و خروج را از سیستم کارت‌زنی دریافت میکنند و به نرم افزار حسابداری وارد میکنند. به این کار، مقداردهی عوامل حقوق و کارکرد هم گفته میشود.
عیدی، سنوات، اضافه‌کاری، بازنشستگی، جابه‌جایی محل خدمت و مأموریت هم جزو مواردی است که نیاز به به‌روزرسانی دارد. اینها اطلاعاتی است که از واحد امور اداری اعلام میشود.
بخش 2: وظایف حسابدار حقوق و دستمزد در نگهداری و کنترل اطلاعات، اسناد و مدارک
نگهداری حساب حقوق و دستمزد: تمام حسابهای حقوق و دستمزد، اسناد و مدارک آن را در دفاتر و سیستمهای مرتبط نگهداری میکند.
جمع‌آوری، نگهداری اسناد، مدارک، قراردادها: بیشتر شرکتها اسناد و قراردادهای پرسنل را در حسابداری بایگانی و نگهداری میکنند. اما در برخی شرکتها، واحد کارگزینی، اطلاعات پرسنل و حکم کارگزینی را در اختیار دارد. حسابداری برای محاسبه دستمزد اطلاعات حقوق و مزایا را از کارگزینی دریافت میکند.
کنترل کارکرد ماهیانه: لازم است فرمهای مربوط به کارکرد ماهیانه از جهت تکمیل بودن مجوزها و ثبت در سیستم بررسی شود.
بخش 3: شرح وظایف حسابدار حقوق و دستمزد در تهیه لیست حقوق و کسورات قانونی و اختیاری
تهیه لیست یا دیسکت کسورات قانونی و اختیاری: منظور دریافت لیست کسوراتی که در محاسبات دستمزد کارکنان اعمال میشود، است. لیست کسورات بیمه به تفکیک شعبه های بیمه تهیه میشود. کسورات مالیات را هم به تفکیک حوزه مالیاتی آماده کنید. بعد از آماده کردن اینها لازم است صحت این اطلاعات، چک شود و به واحد مربوطه ارائه شود. لیست کسورات وام هم از جمله مواردی است که در صورت نیاز تهیه میشود.
دیگر کسورات حقوق و دستمزد
- مساعده
- بیمه عمر
- بیمه حقوق
- بازنشستگی جاری سرانه تعهدی
- حسن انجام کار
- وام صندوق
- صندوق پس‌انداز
گزارش‌های قانونی مربوط به بیمه و مالیات حقوق نیز توسط حسابدار حقوق و دستمزد آماده میشود. ضروری است حسابدار این گزارشها را در موعد مقرر به مراجع مربوطه ارسال کند. نحوه ارسال به‌صورت بارگذاری فایل لیست در سایت بیمه یا سایت مالیات حقوق است.
آماده‌کردن جدول لیست حقوق و دستمزد
حسابدار در هر ماه، لازم است طبق اطلاعات و مقدار زمان کار پرسنل، جدول دستمزد تهیه کند. اطلاعات حقوق قابل پرداخت را بر اساس شعبه های بانکی تفکیک شده، در یک فایل لیست کنید. این فایل باید برای پرداخت به واحد حسابداری مالی ارسال شود. یک گزارش و لیست حقوق هم باید تهیه کند و به اداره دارایی تحویل دهد.
بخش 4: محاسبه حقوق و دستمزد و کسورات
به‌طورکلی، انجام محاسبات زیر جزو وظایف حسابدار حقوق و دستمزد شمرده میشود:
محاسبه کسورات بیمه، مالیات، وام، مساعده:
محاسبه بیمه حقوق: بعد از تهیه لیست بیمه، طبق قانون تأمین اجتماعی، ارسال اینترنتی لیست بیمه با حسابدار حقوق و دستمزد است.
محاسبه مالیات حقوق: طبق قانون ضروری است بخشی از درآمد هر حقوق‌بگیر بیمه شده در تأمین اجتماعی به وزارت دارایی پرداخت شود. محاسبه مالیات حقوق بر اساس دستمزد دریافتی، وظیفه حسابدار حقوق و دستمزد است.
محاسبه حقوق و دستمزد و نظارت بر آن
با توجه به حکم کارگزینی، قرارداد پرسنل و مقدار کارکرد ماه و کسورات، حقوق و دستمزد هر فرد محاسبه میشود. با جمع و تفریق پایه حقوق، عملکرد پرسنل، کسورات و مزایا، مبلغ قابل پرداخت تعیین میشود. مقادیر ذکر شده را در مراحل قبل در سیستم ثبت کرده اید. لیست حقوق و دستمزد هر واحد را از سیستم بگیرید و محاسبات آن را کنترل و تأیید کنید.
محاسبه معوقات، مزایای پایان خدمت و بازخرید مرخصی
محاسبه معوقات پرسنل، طبق مدارک اثباتی و ارسال آنها برای پرداخت، در شرح وظایف حسابدار حقوق و دستمزد است.
محاسبه تسویه‌حساب کارکنان و صدور سند
حسابدار حقوق و دستمزد به امور حسابداری تسویه‌حساب کارکنان رسیدگی میکند. بعد از انجام محاسبات، لازم است اطلاعات مربوط به تسویه‌حساب در سیستم ثبت شود. صدور اسناد تسویه‌حساب کارکنان نیز در لیست وظایف حسابدار حقوق و دستمزد است.
بخش 5: ثبت اسناد حسابداری و صدور آنها
ثبت سند حسابداری حقوق و دستمزد: این یکی از مهمترین وظایف حسابدار حقوق و دستمزد، با توجه به قانون وزارت کار است. ضروری است اسناد دستمزد، بازخرید خدمت و مرخصی در سیستم ثبت شوند. برای این کار، لازم است به روش زیر شابلون اسناد بچینید:
- نوع سند حقوق و دستمزد را مشخص کنید.
- بدهکار و بستانکار سند را انتخاب کنید.
- معین بدهکار و گروه مرکز 4 را معین کنید.
- در انتها میتوانید سند انتخاب شده را ثبت بزنید.
صدور فیش حقوقی و چاپ آن
فیشهای حقوق هر یک از پرسنل را به تفکیک محل خدمت یا بخش، از سیستم حقوق و دستمزد دریافت میکند. پس از چک صحت اطلاعات، نسخه چاپی آن را در اختیار کارکنان مربوطه قرار میدهد. کارکنان این فیش را به عنوان رسید دریافت وجه امضاء میکنند. پیگیری اعتراضات و پاسخگویی به کارکنان در مورد مزایا، دستمزد و محاسبات آن نیز از وظایف حسابدار حقوق و دستمزد است.
صدور سند حسابداری حقوق و دستمزد
پس از طی مراحل محاسبه حقوق و دستمزد، سند حسابداری آن را صادر میکند. این سند در اختیار مسئول رسیدگی قرار میگیرد تا مبلغ حقوق و کسورات چک شود. مسئول مربوطه در صورت نبود اشکال یا ایراد برای پرداخت تأیید میکند.
ثبت هزینه حقوق و دستمزد:
کارفرما در آخر هر ماه هزینه حقوق و دستمزد کسب‌وکار خود را از حسابدار میگیرد. در این سند، موارد زیر را در دو بخش بدهکار و بستانکار محاسبه کرده و ارائه دهید:
- هزینه حقوق پایه
- هزینه حق مسکن
- %20 بیمه سهم کارفرما
- %3 بیمه بیکاری
- دستمزد پرداختی
- مالیات بر حقوق پرداختی
- %30 حق بیمه پرداختی (تأمین اجتماعی)
بخش 6: تهیه و ارائه گزارش حسابداری حقوق و دستمزد
ارائه گزارش حسابداری از وضعیت پرداخت حقوق: مدیران، پس از پرداخت حقوق، گزارشی از وضعیت پرداخت حقوق و دستمزد یک کارمند یا عدهای از آنها میخواهند. یکی از وظایف حسابدار حقوق و دستمزد تهیه این گزارش و ارائه آن به مقام مربوطه است.
علاوه بر این، برای واریز هر یک از کسورات به هر یک از سازمانها تأییدیه وصول وجه میگیرد و ضمیمه سند حقوق میکند.
بخش 7: پاسخگویی به مدیران، حسابرس‌ها و کارکنان
همکاری با حسابرس‌ها و ممیزها: حسابرس داخلی، ممیز و حسابرس مالیاتی و بیمه افرادی هستند که حسابدار حقوق و دستمزد باید همکاری لازم را با آنها داشته باشد.
پاسخگویی به سؤالات پرسنل: حسابدار دستمزد وظیفه دارد درباره وام، مساعده و دیگر مزایا، توضیحات و راهنمایی لازم را ارائه دهد.
شرایط استخدام کارشناس حقوق و دستمزد
برای انجام وظایف حسابدار حقوق و دستمزد، به دانش کافی در زمینه حسابداری و امور مالی نیاز دارید. معمولاً افرادی با دیپلم، فوق‌دیپلم، لیسانس و فوق‌لیسانس حسابداری برای این سمت استخدام می‌شوند. قطعاً مهارت و سابقه کاری مرتبط هم در انتخاب شما بسیار تأثیرگذار است. اما دانش و مهارت‌های زیر با توجه به شرح وظایف حسابدار حقوق و دستمزد ضروری است:
- تحصیل در یکی از رشته های: حسابداری، حسابرسی، مدیریت مالی
- آشنایی با رایانه و اکسل
- آشنایی با قوانین حقوق و دستمزد، بیمه و مالیات
- آشنایی با فرمولهای محاسبه حقوق و دستمزد: یکی از مهمترین وظایف حسابدار حقوق و دستمزد محاسبه دستمزد است. برای این کار، ضروری است به فرمولهای محاسبه حقوق و دستمزد مسلط باشید.
- آشنایی با نرم افزار حسابداری حقوق و دستمزد
انجام محاسبات و تهیه لیست حقوق و دستمزد با اکسل کاری راحت و دقیق نیست. حسابدار حقوق و دستمزد لازم است به کار با نرم افزار حسابداری حقوق و دستمزد تسلط داشته باشد. سرعت عمل و دقت محاسبات در نرم افزار حسابداری بیشتر است. ضمن این که امروزه بیشتر شرکتها در حسابداری از نرم افزار استفاده میکنند. دانش شما در این زمینه، یک امتیاز برای استخدام در شرکتها خواهد بود.
- توانایی مدیریت زمان، برنامهریزی و سازماندهی امور
نکته پایانی
آنچه از شرح وظایف حسابدار حقوق و دستمزد گفتیم با کمک نرم افزار حسابداری راحت‌تر انجام میشود. تحلیل و نتیجهگیری از حجم زیادی از اطلاعات، کار دشواری است. دقت در محاسبات، مدیریت زمان و سرعت عمل در کار، ویژگی مهم یک حسابدار حرفهای است. نرم افزار حسابداری، نگهداری، دسترسی و پردازش اطلاعات را آسان میکند. محاسبات بدون نیاز به اکسل به‌راحتی قابل انجام است. خطاهای احتمالی توسط نرم افزار به شما اعلام میشود. تمامی اینها در کنار امنیت اطلاعات و اسناد، یک دستیار حرفه ای را در اختیارتان قرار میدهد.
