چند توصیه به کارفرماها برای دورکاری در شرایط کرونا
پس از همه‌گیری ویروس کرونا و ویژگی سرایت‌پذیری به شدت بالای آن، بسیاری از مشاغل به این نتیجه رسیدند که تنها راه باقی مانده برای حفظ کسب‌وکارشان و کمتر کردن ضررهای ناشی از تعطیلی تجارت آنها، تبدیل شیوه فعالیت تجارت خود به مدل دورکاری در شرایط کرونا است. اما از آنجایی که دورکاری به عنوان مدل جدید کسب و کار، به خصوص در ایران سابقه چندانی نداشته است ممکن است برخی از کارفرمایان و کارمندان نیاز به راهنمایی برای بهره‌مندی حداکثری از این مدل شغلی داشته باشند.
این روزها شیوع ویروس کرونا مشاغل زیادی را تحت فشار شدید قرار داده و صاحبان کسب وکارها را با چالش‌های جدیدی روبرو کرده است. فراموش نکنیم که باقی ماندن در بازاری که به سرعت در حال تغییر است نیاز به درک و همراهی همگانی دارد.سامانه خدمات حقوقی آنلاین وینداد، برای کمک به صاحبان کسب‌وکارها، مشاغل و کارفرمایانی که بخاطر ویروس کرونا دچار چالش‌ها و مشکلات حقوقی شده‌اند مشاوره‌های حقوقی آنلاین و تنظیم یا بررسی قرارداد به شیوه غیرحضوری ارايه می‌دهد.
ما در این مطلب قصد داریم تا با ارائه توصیه‌های کاربردی در مورد دورکاری در شرایط کرونا ، روند دورکاری را برای کارفرمایان و کارمندان ساده‌تر و بهینه‌تر کنیم.
با ما همراه باشید.
توصیه‌هایی به کارفرمایان برای دورکاری در شرایط کرونا :
۱) به کارمندان خود اعتماد کنید!
تفاوت بزرگ دورکاری در شرایط کرونا برای بسیاری از کارفرمایان، کم شدن امکان نظارت آنها بر عملکرد کارمندان خود است. یادتان باشد در مدل دورکاری اجبارِ کارمندانتان به کار کردن در زمانِ یکسان و مشخص اثر خوبی نخواهد داشت. به جای آن، با دادن آزادی عمل کافی به کارمند و تفهیم شرح وظایف او، صرفاً دنبال نتایج دلخواه خود باشید و شیوه انجام آن توسط کارمند را تا جای ممکن دیکته نکنید تا امکان اعمال خلاقیت و انعطاف از آنها سلب نشود.
فراموش نکنید که در مدل دورکاری کارمندان اغلب در محیط خانه هستند و ساعات شبانه روز خود را به شیوه‌های مختلف تنظیم و دسته‌بندی می‌کنند. مثلا ًممکن است یک کارمند برای انجام وظایف خود به چهار ساعت زمان نیاز داشته باشد و از ساعت ۸ صبح تا ۱۲ ظهر را به انجام وظایف شغلی خود اختصاص دهد و کارمند دیگری این چهار ساعت زمان را از ساعت ۷ عصر تا ۱۱ شب مصرف کند. پس اجازه دهید کارمندانتان در ساعاتی از روز که خودشان انتخاب می‌کنند فعالیت کنند چرا که با این شیوه بازدهی بیشتری خواهند داشت.
۲) ارتباط خود را با کارمندان دورکار حفظ کنید!
در بسیاری از مشاغل تمام کارمندان به شکل دورکاری عمل نمی‌کنند و تنها بخشی از آنها، با توجه به وظیفه شغلی‌شان، به دورکاری روی می‌آورند. شما به عنوان یک کارفرما هرگز نباید شأن و جایگاه کارمندان دورکار خود را نادیده بگیرید. بسیار اهمیت دارد که همانقدر که کارمندان حاضر در دفتر کار خود را از اتفاقات جدید شغلی باخبر می‌کنید، کارمندان دورکار هم در جریان امور بگذارید و در تصمیم‌گیری‌های کاری دخیل کنید. این عمل انگیزه کارمندان دورکار شما را بعنوان عضوی از یک تیم، افزایش می‌دهد و مشوقی برای ادامه فعالیت آنها به هنگام دورکاری در شرایط کرونا میشود.
۳) امکانات لازم را تا حد ممکن فراهم کنید!
بسیاری از کارمندان شما زمانی که در محل شرکت فعالیت می‌کردند، از امکانات موردنیاز محیط کار بهره‌مند بودند. اما اکنون در دورکاری در شرایط کرونا ممکن است برخی از آنها به تجهیزاتی نظیر لپتاپ، خط تلفن مخصوص یا اینترنت پر سرعت نیاز داشته باشند؛ سعی کنید با استفاده از امکانات داخلی شرکت، این قبیل وسایل را برای کارمندانتان فراهم کنید تا آنها دغدغه مالی تهیه ملزومات شغلی را نداشته باشند و بتوانند به بهترین شکل روی کارشان تمرکز کنند.
۴)انتقال آموزش‌های بِروز را فراموش نکنید!
شکی نیست که در مدل دورکاری، به ملزومات خاصی برای تشکیل جلسات آنلاین و یا ارتباط‌های از راه دور شغلی احتیاج است. تلاش کنید تا آموزش لازم برای استفاده از نرم‌افزارهای موردنیاز این امور را به کارمندان خود منتقل کنید. این آموزش‌ها می‌تواند شامل استفاده درست از اپلیکیشن‌های آنلاین تصویری نظیر اسکایپ و یا طرز استفاده از امکانات مختلف پیام‌رسان‌ها باشد.
۵) قوانین و استانداردهای موردنظر خود را روشن کنید!
پیشنهاد میشود برای آنکه کیفیت دورکاری کارمندان مشابه فعالیت آنها در فضای شرکت باشد، خط‌مشی‌ها و قوانینی را مشخص کنید و پایبندی کارمندان را به آنها خواستار شوید. این ضوابط می‌توانند شامل تعیین دقیق وظایف شغلی، تعهد به همکاری و هماهنگی کارمندان با یکدیگر، تعیین مهلت انجام وظایف و ضرب‌الاجل‌ها، در دسترس بودن کارمندان در ساعاتی خاص و… باشند. این کار باعث میشود که نظم و هماهنگی بین کارمندان خود را حفظ کنید؛ البته توصیه بند اول این مطلب را هم فراموش نکنید و سعی کنید بین تعیین مقررات و اعتماد به کارمندان خود تعادل ایجاد کنید.
۶) پشتیبانی آنلاین لازم را برای کارمندان خود در دورکاری در شرایط کرونا فراهم کنید!
منظور از این بند این است که اگر کارمندانتان به اسناد و یا اطلاعات خاصی در انجام وظایفشان نیاز دارند، سعی کنید به شکل آنلاین آنها را تغذیه کنید. این موضوع سبب میشود که کارمندان شما به دلیل دسترسی آسان آنلاین به منابع موردنیاز، در مدل دورکاری هم بازدهی بالایی از خود نشان دهند. همچنین توجه داشته باشید که از اسناد و مدارک شرکت خود (مانند صورتجلسات آنلاین و…) نسخه پشتیبان تهیه کنید تا امنیت سایبری تجارت خود را تامین کرده باشید.
توصیه‌هایی به کارمندان برای دورکاری در شرایط کرونا :
۱) برنامه روزانه خود را متعادل کنید!
یکی از مشکلاتی که ممکن است در مدل دورکاری در شرایط کرونا برخی از کارمندان را دچار آشفتگی کند، از دست دادن تعادل بین وظایف شغلی و سایر جنبه‌های زندگی مانند اوقات فراغت است. پیشنهاد میشود که برای تنظیم اوقات خود، برنامه روزانه منظمی را تهیه کنید و در آن ساعات خاصی را که باید به امور شغلی خود رسیدگی کنید، به دقت مشخص کنید. این امر باعث میشود که در مدل دورکاری به یک روند روتین دست پیدا کنید که نتیجه آن رسیدگی به موقع و کافی به ابعاد مختلف شغلی و شخصی شما خواهد بود.
۲) محیط را آماده کنید!
این موضوع که منزل شما قرار است همزمان محیط کار شما هم شود می‌تواند یک چالش باشد. پس حتماً محیط خانه را متناسب با انجام فعالیت شغلی خود مهیا کنید. اختصاص یک اتاق از خانه یا یک فضای مناسب برای انجام وظایف شغلی شما بسیار اهمیت دارد. فراموش نکنید که شما قرار است در آن نقطه از خانه ساعت‌های زیادی را صرف کنید؛ پس فراهم کردن یک میز و صندلی راحت و شرایط محیطی مطلوب مانند آرام بودن، وجود اینترنت پر سرعت و…دورکاری در شرایط کرونا را برای شما آسان و لذتبخش می‌کند.
۳) نگذارید تمرکزتان از بین برود!
زمانی که مشغول انجام وظایف شغلی در خانه هستید ممکن است عوامل زیادی تمرکز شما را از بین ببرند. مدیریت این عوامل بسیار اهمیت دارد. سعی کنید با توجه به نوع فعالیتتان، صداهای اضافی را حذف کنید؛ مثلاً تلفن همراه خود را در حالت سکوت قرار دهید تا صدای هشدار اپلیکیشن‌های مختلف رشته افکارتان را پاره نکند.
***
به نظر می‌رسد به دلیل مزایای دورکاری، حتی پس از پایان دوران شیوع ویروس کرونا، این مدل فعالیت کمابیش در برخی مشاغل ادامه پیدا کند. بنابراین بیش از هر زمانی ضروری است که کارفرمایان و کارمندان خودشان را برای تطبیق با دوره جدیدی از فعالیت‌های شغلی آماده کنند. هدف ما در این مطلب اشاره به نکاتی کاربردی بود تا ابعاد مختلف مدل دورکاری را برای کسب‌وکارها روشن کنیم تا با کمترین هزینه، شاهد بیشترین رضایت و بهره‌وری تجاری در مشاغل باشیم.
