معرفی ماژول‌ های اصلی سیستم ERP و کاربردهای آن

جایگاه ERP در کسب و کار

دنیای کسب و کار با رشد و پیشرفت فناوری اطلاعات به شمل قابل توجهی تغییر کرده است، به طوری که برنامه‌های مختلف، راه حل‌های مختلفی برای مدیریت بهتر فرایندها و ارائه راه حل برای مکشلات سازمان‌ها ارائه می‌دهند. هدف سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی یا به اختصار ERP تبدیل شدن به ابزاری کاربردی است که بتواند تمام فرایندهای کسب و کار را در یک سیستم به همراه داشته باشد که این مسئله تنها از طریق توسعه سیستم‌های اتوماسیون شدنی خواهد بود. انواع مختلفی از سیستم های erp وجود دارند که همین امر موجب شده تا انتخاب بهترین سیستم ERP برای مدیران سازمان‌ها سخت باشد. اما برای انتخاب یک سیستم ERP بهتر است اول از کاربردها و ماژول‌های آن اطلاع کسب و کنیم تا بدانیم دقیقا با چه سیستمی طرف هستیم و قرار است چه مشکلی از سازمان ما را حل یا مدیریت کند.

ماژول های اصلی ERP از کارکردهای بک آفیس (پشت صحنه سازمانی) و فرانت آفیس (جلوی صحنه سازمانی) مانند مالیه و حسابداری، خرید و تدارکات، تولید، مدیریت موجودی، مدیریت زنجیره تأمین و مدیریت روابط با مشتری پشتیبانی می کنند. ماژول هایی که از نظر عملکرد غنای بیشتری دارند ممکن است شامل اتوماسیون خدمات حرفه ای (مدیریت منابع خدمات)، مدیریت منابع انسانی، تجارت الکترونیک و اتوماسیون بازاریابی شود.

ماژول‌های سیستم ERP چیست؟

هر ماژول ERP برای کارکردهای تجاری خاص طراحی شده است  که داده‌های مربوط را ارائه می دهد و از فرآیندهایی پشتیبانی می کند که به کمک آن کارمندان و اعضای تیم می‌توانند کارهای خود را انجام دهند. هر ماژول به سیستم ERP متصل می شود، بنابراین سیستم یک منبع واحد از داده های دقیق را فراهم می کند، این اتفاق حتی زمانی که کسب و کار ماژول های جدید اضافه می کند، ادامه پیدا می‌کند. اگر سیستم ERP جعبه ابزار باشد، ماژول ها پیچ گوشتی، آچار، چکش و سایر ابزارهای داخل جعبه هستند که هر کدام کاربرد خاصی دارند.

ماژول ERP و ویژگی های آنها

امور مالی

ماژول مالی و حسابداری از ماژول‌های مهم ERP است، چراکه به کسب و کارها اجازه می‌دهد هم وضعیت مالی فعلی و هم چشم انداز آینده خود را درک کنند. از ویژگی‌های کلیدی این ماژول می‌توان به ردیابی حساب های پرداختنی (AP) و حساب های دریافتنی (AR) و مدیریت دفتر کل اشاره کرد. همچنین اسناد مالی مهم مانند ترازنامه، رسید پرداخت و صورت‌های مالیاتی را ایجاد و ذخیره می‌کند.

ماژول مدیریت مالی می‌تواند وظایف مربوط به صورت‌حساب، پرداخت‌های فروشنده، مدیریت نقدی و تطبیق حساب را خودکار کند و به بخش حسابداری کمک کند تا دفاتر را به‌موقع ببندد و با استانداردهای تشخیص درآمد فعلی مطابقت داشته باشد. همچنین دارای داده هایی است که کارکنان برنامه ریزی و تجزیه و تحلیل مالی برای تهیه گزارش های کلیدی از جمله صورت های سود و زیان (P&L) و گزارش های هیئت مدیره و اجرای طرح های سناریو به آن نیاز دارند.

تدارکات

ماژول تدارکات، که به عنوان ماژول خرید نیز شناخته می‌‌شود، به سازمان کمک می‌کند تا مواد یا محصولاتی را که برای تولید و/یا فروش کالاها نیاز دارد، ایمن کند. شرکت‌ها می‌توانند فهرستی از فروشندگان تایید شده را در این ماژول نگه دارند و به مدیریت ارتباط با تامین‌کننده کمک کنند.

هنگامی که یک شرکت پیشنهادی را می‌پذیرد، ماژول تدارکات به بخش خرید کمک می‌کند تا سفارش‌های خرید را آماده و ارسال کند. سپس می‌تواند سفارش خرید را ردیابی کند، زیرا فروشنده آن را به یک سفارش فروش تبدیل می‌کند و کالا را ارسال می‌کند و به‌طور خودکار سطوح موجودی را پس از رسیدن سفارش به‌روزرسانی می‌کند.

تولید

امروزه سیستم‌های ERP معمولا دارای سیستم مدیریت تولید یا اجرای تولید (MES) هستند. ماژول تولید به تولیدکنندگان کمک می‌کند تا بتوانند بهتر برنامه‌ریزی کنند و مطمئن شوند که همه چیزهایی را که برای تولید نیاز هست، مانند مواد خام و ظرفیت ماشین‌آلات، را در اختیار دارند. با کمک این سیستم در طول فرآیند تولید، می‌توان وضعیت کالاهای در دست تولید را به‌روزرسانی کرد و به شرکت‌ها کمک کرد تا خروجی واقعی را نسبت به تولید پیش‌بینی‌شده پیگیری کنند. همچنین می‌تواند میانگین زمان تولید یک کالا را محاسبه کند و سپس عرضه را با تقاضای پیش بینی شده برای برنامه ریزی تولید مناسب مقایسه کند.

مدیریت موجودی

ماژول مدیریت موجودی، کنترل موجودی را با ردیابی مقادیر و مکان اقلام تا SKUها امکان‌پذیر می‌کند. این ماژول از طریق یکپارچه سازی با ابزار تدارکات، نه تنها تصویر کاملی از موجودی فعلی، بلکه همچنین موجودی ورودی را ارائه می دهد. این نرم‌افزار به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا مطمئن شوند که دارای موجودی کافی هستند. یک برنامه مدیریت موجودی می‌تواند روندهای فروش را در مقابل محصول موجود بسنجد تا به شرکت‌ها کمک کند تا تصمیمات آگاهانه‌ای اتخاذ کنند که باعث افزایش حاشیه و افزایش چرخش موجودی می‌شود (معیار تعداد دفعات فروش موجودی در یک دوره معین). این می‌تواند به جلوگیری از کمبود و تاخیر ارسال کمک کند، که امر سبب می‌شود خدمات مشتری افزایش یابد.

مدیریت سفارش

ماژول مدیریت سفارش، سفارش‌ها را از دریافت تا تحویل ردیابی می کند. این بخش از ERP همه سفارش‌ها را پس از ثبت سفارش‌ها به انبار، مرکز توزیع یا فروشگاه خرده‌فروشی ارسال می‌کند و وضعیت آن‌ها را هنگام آماده‌سازی، انجام و ارسال به مشتری پیگیری می‌کند. ماژول مدیریت سفارش از گم شدن سفارش‌ها جلوگیری می‌کند و نرخ تحویل به موقع را افزایش می‌دهد تا مشتریان را راضی نگه دارد و هزینه‌های غیرضروری برای حمل و نقل سریع را کاهش دهد.

مدیریت انبار

ماژول مدیریت انبار می‌تواند بازگشت سریع سرمایه را برای مشاغلی که انبارهای خود را اداره می‌کنند، ارائه دهد. این نرم‌افزار می‌تواند کارکنان انبار را به طور مؤثر در تمام فرآیندهای انبار بر اساس چیدمان تاسیسات، از زمان تحویل محموله‌ها گرفته تا برداشت تا بسته بندی و حمل و نقل، راهنمایی کند. همچنین می‌تواند به شرکت‌ها در برنامه‌ریزی کار بر اساس حجم سفارش مورد انتظار کمک کند. ماژول مدیریت انبار می‌تواند از استراتژی‌های مختلف برداشت مانند انتخاب دسته‌ای، انتخاب موج و انتخاب منطقه، بسته به اینکه کدام یک برای یک کسب‌وکار معین کارآمدتر است، پشتیبانی کند و برخی از ماژول‌ها می‌توانند کارآمدترین مسیر انتخاب را به کارکنان نشان دهند.

مدیریت زنجیره تامین

ماژول مدیریت زنجیره تامین هر مرحله از جابجایی کالاها را در سراسر زنجیره تامین، از تامین کنندگان فرعی تا تامین کنندگان، تولید کنندگان، توزیع کنندگان تا خرده فروشان یا مصرف کنندگان، ردیابی می‌کند. همچنین می‌تواند هر گونه محصولاتی را که برای مرجوعی یا تعویضی بازگردانده می‌شود، مدیریت کند.

مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)

ماژول مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) تمام اطلاعات مشتری و مشتریان احتمالی را ذخیره می‌کند. این فرآیند شامل تاریخچه ارتباط شرکت با یک شخص – برای مثال تاریخ و زمان تماس‌ها و ایمیل‌ها – و سابقه خرید آنها می‌شود. یک CRM خدمات مشتری را بهبود می‌بخشد، زیرا کارکنان می‌توانند به راحتی به تمام اطلاعات مورد نیاز خود هنگام کار با مشتری دسترسی داشته باشند.

اتوماسیون خدمات حرفه ای (مدیریت منابع خدماتی)

ماژول اتوماسیون خدمات حرفه‌ای (PSA) که ماژول مدیریت منابع خدماتی نیز نامیده می‌شود، به سازمان اجازه می‌دهد تا پروژه‌ها را برنامه ریزی و مدیریت کند. مشاغل مبتنی بر خدمات اغلب از این ماژول استفاده می‌کنند. این برنامه وضعیت پروژه‌ها را ردیابی می‌کند، منابع انسانی و سرمایه را مدیریت می‌کند و به مدیران اجازه می‌دهد تا هزینه‌ها و جدول زمانی را تأیید کنند.  همچنین با نگه داشتن تمام اسناد مرتبط در یک مکان مشترک، همکاری بین تیم‌ها را تسهیل می‌کند. علاوه بر این، ماژول PSA می‌تواند به طور خودکار صورتحساب‌ها را بر اساس قوانین مربوط به چرخه صورتحساب برای مشتریان آماده و ارسال کند.

مدیریت نیروی کار

ماژول مدیریت نیروی کار مشابه ماژول مدیریت منابع انسانی است، اما برای شرکت‌هایی طراحی شده است که کارمندان ساعتی بیشتری نسبت به کارمندان تمام وقت دارند. این ماژول می‌تواند حضور و ساعات کار کارمندان را کنترل کند و مواردی مانند بهره‌وری و غیبت کارکنان را اندازه‌گیری کند.

مدیریت منابع انسانی

یک ماژول مدیریت منابع انسانی (HRM) یا مدیریت سرمایه انسانی (HCM) معمولاً تمام ویژگی‌های یک برنامه مدیریت نیروی کار را در بر می‌گیرد و قابلیت‌های بیشتری را هم ارائه می‌دهد. HRM را می‌توان به عنوان CRM برای کارکنان در نظر گرفت. این ماژول پرطرفدار دارای سوابق دقیق در مورد همه کارمندان است و اسنادی مانند بررسی عملکرد، شرح شغل و نامه‌های پیشنهادی را ذخیره می‌کند. این ماژول نه تنها ساعات کار، بلکه زمان مرخصی، روزهای بیماری و اطلاعات مزایا را نیز ردیابی می‌کند.

تجارت الکترونیک

برخی از فروشندگان ERP یک ماژول تجارت الکترونیک را برای مشاغلی که می‌خواهند به صورت آنلاین بفروشند ارائه می‌دهند. این ماژول به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا به سرعت یک وب سایت تجارت الکترونیک بین کسب و کار (B2B) یا تجارت به مصرف کننده (B2C) راه‌اندازی کنند. برنامه‌های کاربردی تجاری پیشرو شامل ابزارهای کاربر پسند است که به کارمندان اجازه می‌دهد به راحتی موارد جدید اضافه کنند، محتوای محصول (توضیحات آیتم‌ها، عنوان‌ها، مشخصات، تصاویر و غیره) را به‌روز کنند و ظاهر وب سایت را تغییر دهند.

اتوماسیون بازاریابی

مانند تجارت الکترونیک، برخی از ارائه دهندگان نرم‌افزار یک ماژول اتوماسیون بازاریابی را توسعه داده‌اند. یک ماژول بازاریابی کمپین‌های بازاریابی را در کانال‌های دیجیتالی مانند ایمیل، وب، رسانه‌های اجتماعی و پیامک مدیریت می‌کند. این ماژول می‌تواند ارسال ایمیل را بر اساس قوانین کمپین خودکار کند و دارای ویژگی‌های پیشرفته تقسیم بندی مشتری است، بنابراین مشتریان فقط پیام‌های مرتبط را دریافت می‌کنند.

انتخاب ماژول‌های ERP مناسب برای کسب و کار شما

در حالی که ماژول‌های ERP که یک کسب و کار باید در آنها سرمایه گذاری کند بر اساس مدل کسب و کار، صنعت، موانع فعلی و سایر عوامل متفاوت است، ماژول های کمی وجود دارد که بیشتر سازمان‌ها برای اجرای عملیات تجاری خود به آنها نیاز دارند. هر شرکتی برای فعالیت، نظارت بر سلامت مالی و اطمینان از پرداخت صورتحساب‌هایش به یک ماژول مالی و حسابداری نیاز دارد. راه‌اندازی یک کسب و کار بدون نرم افزاری که می‌تواند اطلاعات مالی را ارائه دهد و وظایف اساسی حسابداری را انجام دهد دشوار است.

اگرچه به اندازه امور مالی و حسابداری حیاتی نیست، اما تقریباً هر شرکتی – صرف نظر از صنعت و اینکه مبتنی بر محصول یا خدمات باشد – به نوعی با مشتری سروکار دارد، بنابراین CRM ماژول دیگری است که برای بیشتر مشاغل مفید است. به طور مشابه، مدیریت نیروی کار یا ماژول HRM یک سرمایه گذاری ارزشمند برای بیشتر شرکت‌هایی است که بیش از چند کارمند دارند. کارمندان باید به موقع حقوق دریافت کنند و کارفرمایان به یک مکان مرکزی برای پیگیری اطلاعات و پیشرفت شغلی خود نیاز دارند.

بنابراین متوجه شدیم در یک سری از ماژو‌های سیستم ERP به صورت مشترک برای همه کسب و کارها واجب است و نیاز اساسی محسوب می‌شود. اما اجرا و پیاده‌سازی یک سری از ماژول‌ها هم صرفا بسته به نوع کسب و دارد.
برای خرید سیستم ERP همراه با ماژول‌های مناسب کسب و کارتان، مشاوره راه رخ در خدمت شما هستند تا از اولین مراحل فرآیند خرید تا اجرای نهایی سیستم ماژول‌های مناسب کسب و کارتان، مشاوره راه رخ در خدمت شما هستند تا از اولین مراحل فرآیند خرید تا اجرای نهایی سیستم ERP به شما مشاوره دهند. به مشاوران راه رخ در تماس باشید.