چگونه به یک هماهنگ کننده پروژه تبدیل شویم: مهارت ها، آموزش، و مسیر شغلی

“شما باید مطمئن شوید که همیشه دو قدم جلوتر هستید.” میراندا پریستلی

آیا درباره فیلم “شیطان پرادا می پوشد” شنیده اید؟ اندی ساچ ضرب الاجل‌های تنگاتنگی را مدیریت کرد، به رئیسش، میراندا پریستلی، پاسخ داد و در حالی که بی‌عیب به نظر می‌رسید، رویدادهای برجسته را هماهنگ کرد. اندی کارمند باهوشی بود که ترفندها و نکاتی برای اجرای روان قطار داشت. او کار پرفشار را بدون از دست دادن خونسردی خود مدیریت کرد. اندی همچنین می دانست که چه زمانی وظایف را محول کند و چگونه با تغییرات سازگار شود. 

آیا کار اندی جذاب نیست؟ آیا شما همچنین توانایی مدیریت ضرب الاجل های فشرده و هماهنگی رویدادهای لحظه آخری را دارید؟ سپس شما در زمان مناسب در مکان مناسب هستید. با تغییر قابل توجهی که در همه جا اتفاق می افتد، کارفرمایان از شما می خواهند که بدانید آیا می توانید وظایف ذکر شده را به طور موثر انجام دهید. در این وبلاگ، شما را با مشخصات کامل یک هماهنگ کننده پروژه آشنا خواهیم کرد. علاوه بر این، ما همچنین در مورد مزایا، فرآیند، مجموعه مهارت های ضروری، واجد شرایط بودن و موارد دیگر برای تبدیل شدن به یک هماهنگ کننده پروژه بحث خواهیم کرد. 

اطلاعات نمایه: آنچه باید بدانید؟  

چه کسی از فرآیندهای کاری ساده لذت نمی برد، درست است؟ هنگامی که فرآیند ساده است و هیچ تاخیری از طرف تیم وجود ندارد، هماهنگ کننده پروژه این کار را انجام می دهد. وظیفه آنها مدیریت و پیگیری هر چرخه پروژه است. آنها وظایف اداری مربوط به یک پروژه اختصاص داده شده را انجام می دهند. آنها مسئول انجام وظایف روزانه هستند تا پروژه را در یک راستا نگه دارند.

یک هماهنگ کننده همچنین به عنوان واسطه بین اعضای تیم و مدیر پروژه عمل می کند. آنها با تیم و مشتریان هماهنگ می‌کنند تا برنامه‌ای تنظیم کنند، بر بازخورد و پیشرفت نظارت کنند و ضرب‌الاجل تعیین کنند.

همچنین بخوانید: مدیر پروژه: نقش‌ها، شایستگی‌ها، حقوق، مهارت‌ها و بینش   

اختیارات یک هماهنگ کننده پروژه

شما احساس انجام موفقیت آمیز یک کار را می دانید. این مهمترین مزیت تبدیل شدن به یک هماهنگ کننده پروژه است. وظیفه ارتقای عملکرد کل تیم به آنها سپرده شده است. در اینجا برخی از مزایای تبدیل شدن به یک هماهنگ کننده پروژه آمده است:

1. افزایش بهره وری و کارایی

یک هماهنگ کننده خوب به طور موثر گردش کار پروژه های در دست خود را مدیریت می کند. هر چه هماهنگی بین تیم بهتر باشد، نتایج بهتری می توان ایجاد کرد. هماهنگ کننده ها همچنین تیم را از وظایف اولویت دار برای افزایش بهره وری و کارایی مطلع می کنند.

2. پروژه های متنوع و جالب

یک هماهنگ کننده طیف متنوعی از پروژه ها را در یک زمان مدیریت می کند. این پروژه ها آنها را به چالش می کشد و آنها را برای عملکرد بهتر تحریک می کند. مهارت ها و دانش با قرار گرفتن در معرض پروژه های متنوع و هیجان انگیز چندین برابر بهبود می یابد. قرار گرفتن در معرض پروژه های مختلف توانایی حل مسئله و تحلیل انتقادی یک موقعیت را افزایش می دهد. همچنین فرصتی برای ایجاد جایگاهی در یک صنعت خاص ارائه می دهد.

3. روابط عمیق با سهامداران

به‌عنوان هماهنگ‌کننده پروژه، می‌توانید با ذینفعان مختلف مرتبط با پروژه همکاری نزدیک داشته باشید. آنها می توانند اعضای تیم، مشتریان، مدیران و فروشندگان شما باشند. این فرصتی برای شماست تا روابط عمیق و معناداری با افراد درون سازمان یا خارج از آن ایجاد کنید. یک شبکه قوی می تواند راه درازی را طی کند و درها را به روی فرصت هایی باز کند که می تواند تأثیر مثبتی بر زندگی حرفه ای شما بگذارد.

4. فرصت های شغلی بهتر

مهارت هایی که به عنوان هماهنگ کننده پروژه کسب می کنید، درها را به سمت نقش های ارشد به روی شما باز می کند. به این ترتیب سفر شما به سمت رهبری و نقش های ارشد بیشتر پیش می رود. اگر قصد دارید از نردبان شرکتی بالاتر بروید، این تجربه به‌عنوان هماهنگ‌کننده فقط پایه‌ای برای شماست.

5. تجربه حل مسئله عملی

به‌عنوان هماهنگ‌کننده پروژه، باید آماده باشید تا هر موقعیت غیرمنتظره‌ای را مدیریت کنید. در چرخه عمر کامل پروژه، معمولاً مشکلاتی پیش می آید. شما باید یاد بگیرید که موقعیت ها را تجزیه و تحلیل کنید و در صورت لزوم راه حل پیدا کنید. پس از تبدیل شدن به یک هماهنگ کننده پروژه، یک ذهنیت انعطاف پذیر و فعال نسبت به مشکلات ایجاد خواهید کرد. یک کارفرما برای حل مشکل موثر در میان کارکنان خود ارزش زیادی قائل است.

6. مهارت مدیریت زمان را تقویت کنید

رسیدگی به ضرب الاجل ها، جدول زمانی و نتایج چند پروژه به شما می آموزد که زمان را بهتر مدیریت کنید. در حین کار برای رسیدن به این هدف، مهارت های مدیریت زمان خود را افزایش خواهید داد. این مهارت نه تنها برای زندگی حرفه ای بلکه برای زندگی شخصی شما نیز مفید است. با این حال، مهارت‌هایی که روی شغل شما تأثیر می‌گذارند، اولویت‌بندی وظایف شما و ایجاد تعادل بین مسئولیت‌ها است.

همچنین بخوانید: MBA در مدیریت پروژه – راهنمای کامل 2024 

رسیدگی به مشکلات هماهنگ کننده پروژه بودن

مثل اینکه یک سکه دو روی دارد، همه چیز، هر نقشی دو روی دارد. برای تصمیم گیری آگاهانه، باید از هر دو طرف آگاه باشید. در اینجا برخی از معایب هماهنگ کننده بودن پروژه آورده شده است:

مالکیت پروژه

به عنوان یک هماهنگ کننده، شما مسئول کل پروژه خواهید بود. این بدان معناست که شما مالک پروژه کامل هستید و شما را در قبال هرگونه مشکل یا تاخیر مسئول می‌سازد. گاهی اوقات، این ممکن است باعث خستگی و استرس شود. با این حال، اگر از یک برنامه زمانی پیروی کنید و تیم خود را به طور موثر مدیریت کنید، می توان از چنین مشکلاتی جلوگیری کرد.

تنوع موجب اختلاف

هر چه ذهن شما در پروژه بیشتر باشد، نتیجه بهتری خواهد داشت. با این حال، این می تواند باعث درگیری و اختلاف بین اعضای تیم یا بین تیم و مشتری شود. در حالی که برخی از مسائل ممکن است به طور غیرمنتظره ایجاد شوند، می توان با ایجاد یک برنامه روشن از مشکلات عمده جلوگیری کرد. هر چه شفافیت هر یک از اعضای تیم بیشتر باشد، نتیجه بهتر است.

آموزش متنوع

یادگیری مداوم در اقتصاد فعلی ضروری است. هماهنگ کننده پروژه گاهی اوقات ممکن است به دلیل مواجهه با مشتریان از همه بخش ها بیش از حد تحت فشار باشد. اما اگر در یک صنعت خاص جایگاهی بسازید، لازم نیست هر بار یک مصیبت مشابه را تحمل کنید. ممکن است با بخش خاصی سروکار داشته باشید و یادگیری خود را محدود کنید.

همچنین بخوانید: MBA آنلاین در مدیریت پروژه

باز کردن قفل فرآیند گام به گام: هموار کردن راه

اگر از صمیم قلب چیزی می خواهید، هیچ چیز نمی تواند شما را متوقف کند. داستان هماهنگی پروژه شدن همین است. این یک فرآیند تک مرحله ای نیست. در عوض، لیست کاملی از مراحلی وجود دارد که باید برای شکستن این نقش شغلی دنبال کنید. اما قبل از پرداختن به آن، باید به خاطر داشته باشید که هر تجربه ای مهم است. تنها چیزی که نیاز دارید مهارت‌های قابل انتقال است و آماده شروع کار هستید.

مرحله 1: دریافت مدرک لیسانس

اکنون، برای این نقش شغلی، باید مدرک لیسانس در زمینه هایی مانند تجارت، مدیریت یا هر زمینه مرتبط داشته باشید. اگرچه مدرک لیسانس در این زمینه ها ضروری است، اما به آن محدود نمی شود. همچنین ممکن است کارفرمایان مدرک را نادیده بگیرند و فقط تجربیات شما را در نظر بگیرند.

مرحله 2: با تجربه بیاموزید

بعد از فارغ التحصیلی، باید تجربیات مرتبطی کسب کنید. نقش هماهنگ کننده پروژه برای افراد تازه کار باز نیست اما به تجربه کاری قابل توجهی نیاز دارد. در اقتصاد کنونی، می‌توانید با یک دوره کارآموزی شروع کنید، سپس به سمت کاردانی بروید، و غیره. همانطور که کار می‌کنید، ممکن است بعداً مهارت‌ها و دانش‌های کاربردی را بسازید و به دست آورید.

مرحله 3: مهارت های مربوطه را بیاموزید

شما باید در مهارت های مالی و تحلیلی مهارت داشته باشید و توسعه محصول را درک کنید. یک هماهنگ کننده پروژه مسئول چندین کار است، بنابراین باید در ابزارهای مدیریت پروژه تجربه کسب کنید.

مرحله 4: دریافت گواهینامه

در این اقتصاد مبتنی بر مهارت، نیاز دائمی به ارتقاء مهارت و ارتقاء وجود دارد. این راه را به سمت برخی از فرصت های شغلی استثنایی هموار می کند. با دریافت گواهینامه ها، در این اقتصاد رقابتی برتری خواهید داشت. می‌توانید برخی از گواهی‌های مرتبط را در Coursera و Upgrad پیدا کنید.

چهار مرحله ای که در بالا مورد بحث قرار گرفت می تواند پتانسیل شما را به عنوان هماهنگ کننده پروژه باز کند. با این حال، همانطور که به سمت این هدف حرکت می کنید، به یاد داشته باشید که صبور و پایدار باشید. چیزهای خوب زمان می‌برند.

بهره گیری از مهارت ها: فنی و نرم

علاوه بر مدارک ذکر شده در بالا، به مهارت های مرتبط تری نیز نیاز دارید. برای تبدیل شدن به یک هماهنگ کننده پروژه موفق، باید مهارت های فنی و نرم دیگری نیز داشته باشید. در اینجا لیستی از هر دو مهارت فنی و نرم است:

مهارتهای فنی:

• تحلیل و گزارش داده

• مدیریت بودجه

• تسلط بر نرم افزار مدیریت پروژه

• مدیریت ریسک

• ابزارهای زمانبندی و مدیریت زمان

• نگهداری از اسناد

• مدیریت کیفیت

مهارت های نرم:

ترکیبی از مهارت‌های فنی و نرم‌افزار و صلاحیت‌های مرتبط، شما را به یک کاندیدای مطلوب تبدیل می‌کند. در عین حال، مهارت‌های فنی شما را به ابزارها مجهز می‌کند و مهارت‌های نرم، ایجاد یک تیم با عملکرد بالا را ممکن می‌سازد.

پیمایش نقش: باز کردن قفل مسئولیت‌ها

یک هماهنگ کننده پروژه وظایف روزانه دارد که باید آنها را دنبال کند. این پیگیری های روزانه منجر به اتمام به موقع پروژه می شود. شما باید این وظایف را به طور منظم از ابتدای پروژه تا زمانی که قابل تحویل به مشتری تحویل داده شود دنبال کنید. اکنون، بیایید به جزئیات این مسئولیت ها بپردازیم:

• کمک به توسعه اسناد پروژه مانند بودجه، زمان‌بندی، محدوده، طرح‌ها و بیانیه‌ها.

• فاکتورها، سفارش‌های خرید، گزارش‌ها و سایر گزارش‌های مالی را مدیریت کنید.

• فرایند شروع پروژه را هماهنگ کنید.

• جلساتی را با مشتریان برگزار کنید، نیازهای آنها را ارزیابی کنید، و جدول زمانی تعیین کنید.

• تخصیص منابع پروژه را برای تکمیل بدون دردسر پروژه به طور موثر مدیریت کنید.

• کارها را به اعضای تیم محول کنید و هر زمان که راهنمایی لازم باشد به آنها کمک کنید.

• واسطه بین مشتریان و اعضای تیم شوید.

• ارتباط و برنامه ریزی جلسات با ذینفعان و همچنین تهیه گزارش.

• به مدیر پروژه در نظارت بر پیشرفت پروژه و عملکرد تیم کمک کنید.

• همکاری بین تیمی را فعال کنید و به اعضا کمک کنید وظایف و موارد قابل تحویل تعیین شده خود را تکمیل کنند.

• در حین اجرای استراتژی‌های مدیریت ریسک، از تیم حمایت کنید.

هماهنگ کننده پروژه در مقابل مدیر پروژه: تفاوت چیست؟

در حالی که یک مدیر محصول می تواند بر وظایف یک هماهنگ کننده پروژه نظارت کند، یک هماهنگ کننده پروژه فقط وظایف اداری پروژه ها را انجام می دهد. مدیران اغلب هماهنگ کننده ها را هدایت می کنند و در صورت لزوم به آنها کمک می کنند. یک هماهنگ کننده تنها پس از کسب مقدار قابل توجهی تجربه مدیر می شود. مدیران بر وظایف محول شده به هماهنگ‌کنندگان نظارت می‌کنند، در حالی که هماهنگ‌کننده‌ها باید قبل از تصمیم‌گیری نهایی با مدیران مشورت کنند. با این حال، باید توجه داشته باشید که برخی از وظایف یک هماهنگ کننده و یک مدیر همپوشانی دارند. در بیشتر سازمان ها، یک هماهنگ کننده برای کمک به مدیر منصوب می شود.

حقوق و دستمزد در هند

حقوق هماهنگ کننده پروژه در هند از 4.0 INR تا 7.0 INR LPA متغیر است. بنابراین، متوسط ​​حقوق یک هماهنگ کننده در هند INR 5.0 LPA خواهد بود. با افزایش تمایل به مدیریت پروژه، تقاضا برای هماهنگ کننده های پروژه افزایش یافته است. به عنوان هماهنگ کننده پروژه، می توانید در صنایع مختلف کار کنید. برخی از بخش هایی که می توانید به عنوان هماهنگ کننده در آنها کار کنید عبارتند از: 

• TCS

• Infosys

• صنایع تکیه

• آمازون

• لارسن و توربو

• Ikea

• H&M

• تکنولوژی ماهیندرا

همچنین بخوانید: برنامه اجرایی در مدیریت پروژه

کالج های برتر برای مدیریت پروژه

برای شروع سفر خود به سمت مدیر پروژه شدن، باید در یک برنامه آموزش عالی مرتبط با رشته ثبت نام کنید. می توانید مدرک را به صورت تمام وقت یا در یک برنامه آنلاین / از راه دور دنبال کنید. قبل از انتخاب برنامه باید نیازها، برنامه، بودجه و هدف شغلی خود را تجزیه و تحلیل کنید. 

موسسات MBA تمام وقت

• موسسه مدیریت هند، احمدآباد

• موسسه فناوری هند، دهلی

• موسسه مدیریت هند، بنگلور

• XLRI – دانشکده مدیریت خاویر، جمشدپور

• موسسه مدیریت و تحقیقات SP Jain، بمبئی (SPJIMR)

موسسات MBA آنلاین/از راه دور

• دستورالعمل آنلاین

• دانشگاه چاندیگر

• دانشگاه DY Patil

• دانشگاه جین

تا زمان بعدی: بسته بندی آن

اگر می خواهید مانند اندی از «شیطان پرادا می پوشد» زندگی کنید، در جای مناسبی هستید. اندی ضرب‌الاجل‌های تنگاتنگی را مدیریت کرد، با افراد مختلف همکاری کرد و همه پروژه‌هایی را که در دست داشت موفق کرد، و شما هم همین‌طور. این نقش نیازمند دقت و عزم است. با هیجان و ماجراجویی خود همراه است. اگر معتقدید که می توانید به طور موثر چند کار را انجام دهید، این نقش صحنه شماست. آیا آماده پذیرش چالش و کانالیزه کردن اندی درونی خود هستید؟ آیا قصد دارید زندگی خود را متحول کنید و این حرکت شغلی بزرگ را انجام دهید؟ باشد که نیرو با شما باشد!