هر شرکت بازرگانی یا تولیدی دارای محصولاتی است که از طریق فروش آن‌ها کسب درآمد می‌کند. همچنین شرکت‌های تولیدی دارای انبار مواد خام و اولیه نیز هستند. موجودی کالا یکی از اصلی‌ترین دارایی‌های هر شرکت است و هر اشتباهی، هرچند کوچک، در شمارش تعداد و ارزیابی قیمت باعث بروز خطا در محاسبه سود و زیان می‌شود.
از طرفی حسابدار هر شرکت برای تهیه صورت های مالی باید به ارزش ریالی کل موجودی کالای شرکت دسترسی داشته باشد و برای به دست آوردن ارزش موجودی دانستن تعداد و قیمت کالاها ضروری است. در این مقاله تلاش می‌کنیم روش‌های ارزیابی موجودی کالا و مزایا و معایب آن‌ها را بررسی کنیم و شما را برای انتخاب روش مناسب کسب‌وکارتان راهنمایی کنیم.
ارزیابی موجودی کالا چیست و چه اهمیتی دارد؟
شرکت‌ها برای یافتن ارزش موجودی فروش‌نرفته در هنگام تهیه صورت‌های مالی از یک روش حسابداری استفاده می‌کنند که ارزیابی موجودی کالا نام دارد. اهمیت ارزیابی موجودی زمانی مشخص می‌شود که حسابدار برای تهیه ترازنامه و صورت‌های مالی شرکت به ارزش موجودی شرکت نیاز داشته باشد. چرا که ارزش مازاد یا کمبود موجودی بر تولید و سودآوری کسب‌وکار مؤثر است و مشخص نبودن این ارزش ممکن است چالش‌های بزرگی برای شرکت رقم بزند.
سیستم حسابداری انبار
دسترسی به موقع به اطلاعات کالا و انبار یکی از مهمترین عوامل موفقیت شرکت‌ها است. سیستم حسابداری انبار سپیدار، با محاسبه فرآیند ثبت عملیات، موجودی کالا و حساب تامین کنندگان، مدیریت انبار را برای شما تسهیل می‌بخشد.
عمده‌ترین ویژگی‌های این سیستم به شرح زیر است:
- امکان قیمت‌گذاری موجودی کالای انبار در زمان‌های دلخواه و به روش میانگین موزون
- یکپارچه سازی اطلاعات بین انبار و فروش
- امکان انبارگردانی
- امکان تعیین نقطه سفارش کالا
- کنترل موجودی منفی کالاها در سطح انبار و کالای قابل فروش
- محاسبه مالیات بر ارزش افزوده و مالیات تکلیفی و بیمه در فاکتور خرید خدمات
- نگهداری تصویر کالا
- امکان اطلاع از نقطه سفارش کالا از طریق پیامک
- امکان ارسال پیامک در هنگام خروج کالا
روش‌های ارزیابی موجودی کالا و مزایا و معایب آن‌ها
یکی از مهمترین مسائل در حسابداری تعیین بهای تمام‌شده کالا است. اگر در طول دوره قیمت خرید کالاها تغییر نکند مسئله بسیار ساده است، اما به طور معمول در طول دوره مالی خریدها با قیمت‌های متفاوت صورت می‌گیرند و تشخیص این‌که کالای فروخته‌شده با چه قیمتی خریداری شده است سخت و غیرممکن است.
شناسایی موجودی فروش‌نرفته اولین مرحله در ارزیابی موجودی است. پس از آن به نرخی برای هر محصول نیاز است تا بتوان مقدار نهایی را به‌دست آورد. ولی ممکن است در طول سال برای این محصول هزینه‌های متفاوتی پرداخت شده باشد؛ بنابراین به روشی برای محاسبه نرخ مشترک نیاز است.
روش‌های متعددی برای ارزیابی موجودی وجود دارد که تعدادی از آن‌ها عبارت‌اند از:
- FIFO (First In First Out) روش اولین صادره از اولین وارده
- LIFO (Last In Last Out) روش اولین صادره از آخرین وارده
- HIFO (Highest In First Out) روش اولین صادره با گران‌ترین نرخ وارده
- NIFO (Next In First Out)روش اولین صادره با نرخ وارده آتی
- WAC (Weighted Average Cost) روش میانگین هزینه وزنی
- Specific Identification method روش شناسایی ویژه
- روش حداقل بهای تمام شده یا قیمت بازار
در این مقاله برخی از پرکاربردترین روش‌ها را توضیح می‌دهیم:
- FIFO: در این روش که از متداول‌ترین روش‌های ارزیابی موجودی است فرض بر این است که کالاها به ترتیب خرید به فروش می‌رسند. به عبارتی اولین موجودی خریداری‌شده، اولین کالایی است که فروخته می‌شود. در نتیجه آن مقدار از کالا که در پایان دوره باقی می‌ماند آخرین خریدها هستند. درک این روش بسیار ساده و آسان است و به همین دلیل توسط بسیاری از مشاغل مورداستفاده قرار می‌گیرد. این روش برای کالاهای فاسدشدنی و دارای تاریخ انقضا مناسب‌ترین روش است.
از مزایای روش FIFO می‌توان به هماهنگی جریان هزینه با جریان ورود و خروج فیزیکی کالا و همچنین نزدیکی بهای تمام‌شده موجودی به قیمت روز بازار در پایان دوره اشاره کرد. در طول تورم، این روش ارزش بالاتری از موجودی پایان‌یافته، هزینه پایین‌تری از کالاهای فروخته‌شده و درنتیجه سود ناخالص بالاتر را به همراه دارد و در صورت افزایش سریع قیمت‌ها نمی‌تواند تصویر دقیقی از هزینه‌ها ارائه دهد. این محاسبه بهای تمام‌شده کمتر و سود بیشتر از مقدار واقعی باعث پرداخت مالیات بیشتر می‌شود.
- LIFO: روش LIFO دقیقاً برعکس روش FIFO است. به این صورت که فرض بر ترتیب فروش کالا برعکس ترتیب خرید است. به عبارت دیگر آخرین کالاهایی که وارد انبار می‌شوند، اولین کالاهایی هستند که فروخته و از انبار خارج می‌شوند. کالاهایی که در پایان دوره در انبار باقی می‌مانند قدیمی‌ترین خریدها هستند و بهای تمام‌شده کالاهای فروخته‌شده بر اساس قیمت آخرین کالای خریداری‌شده محاسبه می‌شود، ولی در مقابل بهای تمام‌شده موجودی کالا بر اساس قیمت اولین کالای خریداری‌شده محاسبه می‌شود. زیرا کالاهایی که در انبار باقی مانده‌اند از اولین خریدها هستند.
روش LIFO برای زمانی مناسب است که نوسانات قیمت در بازار زیاد است. زیرا در این روش میان درآمد و هزینه‌ها هماهنگی ایجاد می‌شود و سودهای مشخص‌شده در دوره‌های مختلف تقریباً یکنواخت خواهند بود. از طرفی به دلیل محاسبه بهای تمام‌شده بیشتر و سود کمتر از مقدار واقعی، مالیات کمتری پرداخت می‌شود. اما به‌کارگیری این روش به محاسبات پیچیده‌ای نیاز دارد و همچنین به دلیل واقعی نبودن میزان سود، استفاده از این روش در بسیاری از کشورها از جمله ایران ممنوع است.
- WAC: در این روش فرض بر خروج موجودی کالا به صورت مخلوطی از همه خریدها است. به عبارتی بهای تمام‌شده موجودی کالا بر اساس میانگین بهای تمام‌شده کالاها محاسبه می‌شود. این میانگین با تقسیم کل هزینه بر تعداد کل کالاهای خریداری‌شده به‌دست می‌آید. این روش برای شرکت‌هایی مناسب است که گردش فروش بالا دارند و به دلیل مخلوط شدن کالاها و قابل تشخیص نبودن کالاها از یکدیگر، تعیین هزینه هر کالا مشکل است.
سادگی و کم‌هزینه بودن این روش از مزایای آن است. اما عدم تطابق ارزش میانگین با ارزش روز کالا، این روش را برای زمانی که نوسان قیمت در بازار وجود دارد ناکارآمد می‌کند.
- شناسایی ویژه: روش شناسایی ویژه روشی فراگیر نیست و تنها در شرکت‌هایی کاربرد دارد که تعداد موجودی کالای آن‌ها کم و کالاها گران‌بها و متفاوت با یکدیگر هستند. برای مثال می‌توان به تولیدی‌هایی که کالاها را به‌صورت سفارشی تولید می‌کنند اشاره کرد. در این روش چون بهای خرید یا ساخت هر کالا با کالای دیگر متفاوت است، با خروج هر کالا از انبار بهای منحصربه‌فرد همان کالا از موجودی کل کسر می‌شود.
روش شناسایی ویژه با وجود این‌که به دلیل تطابق درآمد و هزینه روشی مطلوب محسوب می‌شود، برای کسب‌وکارهای بزرگ قابل‌استفاده نیست و امکان دست‌کاری اسناد و مدارک برای نشان دادن سود کمتر را فراهم می‌کند.
دو روش برآورد ارزیابی موجودی کالا
زمانی که شمارش فیزیکی موجودی ممکن نباشد و محاسبه بهای تمام‌شده غیرعملی باشد ارزش موجودی‌ها را از روش برآورد ارزیابی موجودی کالا به دست می‌آورند. از این روش به دو طریق استفاده می‌شود:
- روش درصد سود ناویژه: سود ناویژه یا سود ناخالص برابر است با مازاد درآمد فروش بر بهای تمام‌شده کالای فروخته‌شده. سود ناویژه وقتی بر درآمد فروش خالص تقسیم شود درصد سود ناویژه را به دست می‌دهد. این درصد معیاری است برای بررسی میزان سودآوری. حتی درصد کمی افزایش در درصد سود ناویژه نشان‌دهنده افزایش درآمدها و در مقابل کاهش درصد سود ناویژه می‌تواند نشانه مشکل باشد. به طور معمول زمانی از درصد سود ناویژه استفاده می‌شود که گزارش‌های میان‌دوره‌ای تهیه می‌شوند و یا موجودی کالاها بر اثر حادثه‌ای از بین رفته باشد.
- روش خرده‌فروشی: این روش نیز به روش درصد سود ناویژه شبیه است. ولی روش خرده‌فروشی مبتنی بر سود ناخالص دوره مالی فعلی است، در حالی که درصد سود ناویژه براساس سود ناخالص دوره قبلی محاسبه می‌شود. درنتیجه روش خرده‌فروشی دارای قابلیت برآورد صحیح‌تر است.
کدام روش ارزیابی موجودی کالا بهتر است؟
این‌که کدام روش برای ارزیابی موجودی کالا مناسب‌تر است به شرایط شرکت‌ها وابسته است، زیرا نوع فعالیت اقتصادی و حجم پولی که در شرکت‌ها در گردش است متفاوت است. همچنین هر روش مزایا و معایب خود را دارد و حسابدار و صاحبان شرکت موظف‌اند پس از تجزیه و تحلیل روش‌های مختلف، روش متناسب با وضعیت کسب‌وکار خود را انتخاب و اعمال کنند.
از بین روش‌های ذکرشده روش‌های FIFO، میانگین هزینه وزنی و شناسایی ویژه را برای سازمان مالیاتی قابل‌قبول است؛ بنابراین بقیه روش‌ها تنها برای اتخاذ تصمیمات مدیریتی کاربردی هستند.
سیستم ثبت دائمی و ادواری موجودی کالا
شرکت‌هایی که دارای انبار هستند و موجودی کالا سر و کار دارند ثبت و نگهداری کالا را به دو روش ثبت دائمی و ثبت ادواری انجام می‌دهند.
- سیستم ثبت ادواری: در این سیستم در پایان دوره مالی پس از شمارش موجودی کالا و ارزش‌گذاری، موجودی پایان دوره ثبت می‌شود. درواقع در طول دوره هیچ حسابی ثبت نمی‌شود. این سیستم در شرکت‌هایی که کالاهای ارزان‌قیمت دارند کاربردی است و از مزایای آن این است که نیازی به نگگهداری سوابق مستمر در آن وجود ندارد و موجودی کالا حداقل یک بار در سال شمارش می‌شود.
- سیستم ثبت دائمی: در این سیستم هریک از اقلام خرید و فروش در لحظه در حساب موجودی‌ها ثبت می‌شود. به این ترتیب گردش حساب و موجودی به‌صورت مستمر ثبت می‌شود، مانده موجودی در هر زمانی به صورت دقیق مشخص است و سوابق و مدارک موجودی‌ها به صورت منظم و دائمی نگهداری می‌شوند.
سیستم ثبت دائمی به نسبت سیستم ثبت ادواری پرهزینه‌تر و پیچیده‌تر است، ولی مبنای بهتری برای کنترل فراهم می‌کند. در سیستم ادواری روش ساده‌تر است، اما به دلیل ثبت نشدن اسناد حسابداری در طول دوره گزارش‌های این سیستم به اندازه کافی دقیق نیستند.
ثبت اصلاح حساب موجودی کالا
در سیستم ادواری اصلاح حساب موجودی کالا چند مرحله دارد:
- حذف مبلغ موجودی کالای اول دوره: برای حذف این مبلغ، مانده‌حساب موجودی کالا در خلاصه حساب سود و زیان بدهکار و موجودی کالا بستانکار می‌شود و به این ترتیب مبلغ موجودی اول دوره حذف می‌شود.
- ثبت مبلغ موجودی کالای پایان دوره: برای ثبت این مبلغ، حساب موجودی کالا بدهکار و خلاصه سود و زیاد بستانکار می‌شود.
از اصلی‌ترین وظایف حسابدار انتخاب روش مناسب ارزیابی موجودی کالا است و به‌دقت و هوشمندی زیادی برای این کار نیاز دارد. در این مقاله روش‌های ارزیابی موجودی کالا و مزایا و معایب آن‌ها را برشمردیم و راهنمای خوبی برای انتخاب روش مناسب ارزیابی ارائه دادیم.
ارزیابی موجودی کالا با نرم‌افزار سپیدار، گامی آسان به‌سوی موفقیت کسب‌وکار
در این مقاله سعی کردیم به زوایای مختلف ارزیابی موجودی کالا اشاره کنیم. مدیریت موجودی کالا در انبار و ثبت اطلاعات دوره‌ای یکی از پایه‌های عملکرد روان کسب‌وکار است. شرکتی که در زمینه فروش و توزیع محصول فعالیت می‌کند، باید همه اطلاعات مربوط به کالا در انبار را به‌دقت ثبت کند. نرم افزار حسابداری سپیدار سیستم امکانات مختلفی برای ثبت گزارش انبارگردانی ارائه می‌کند.
نرم‌افزار سپیدار علاوه بر تهیه گزارش انبار، کاربردهای مختلف دیگری هم دارد تا حسابداری مثل آب خوردن انجام شود. یادگیری کار با نرم‌افزار بسیار آسان است و آموزش انبارگردانی سپیدار برای هیچ‌کس دشوار نیست. شما می‌توانید هرگونه سؤال یا نظر ارزشمندتان درباره انبارگردانی را در بخش زیر به اشتراک بگذارید. کارشناسان حرفه‌ای سپیدار پاسخگوی ابهامات شما خواهند بود.
سؤالات متداول
- اهمیت ارزیابی موجودی کالا در چیست؟
حسابدار برای تهیه ترازنامه و صورت‌های مالی شرکت به ارزش موجودی شرکت نیاز دارد. چرا که ارزش مازاد یا کمبود موجودی بر تولید و سودآوری کسب‌وکار مؤثر است و مشخص نبودن این ارزش ممکن است چالش‌های بزرگی برای شرکت رقم بزند.
- کدام روش ارزیابی موجودی کالا بهتر است؟
این‌که کدام روش برای ارزیابی موجودی کالا مناسب‌تر است به شرایط شرکت‌ها وابسته است، زیرا نوع فعالیت اقتصادی و حجم پولی که در شرکت‌ها در گردش است متفاوت است. همچنین هر روش مزایا و معایب خود را دارد و حسابدار و صاحبان شرکت موظف‌اند پس از تجزیه و تحلیل روش‌های مختلف، روش متناسب با وضعیت کسب‌وکار خود را انتخاب و اعمال کنند.
- تفاوت سیستم ثبت دائمی و سیستم ثبت ادواری در چیست؟
سیستم ثبت دائمی به نسبت سیستم ثبت ادواری پرهزینه‌تر و پیچیده‌تر است، ولی مبنای بهتری برای کنترل فراهم می‌کند. در سیستم ادواری روش ساده‌تر است، اما به دلیل ثبت نشدن اسناد حسابداری در طول دوره گزارش‌های این سیستم به‌اندازه کافی دقیق نیستند.
