حسابداری بازرگانی چیست؟ اصول و فنون حسابداری شرکتهای بازرگانی به چه صورت است؟ یک حسابدار ماهر چه نکاتی را باید در حسابداری بازرگانی رعایت کند؟ برای پاسخ به این سوالات تا انتهای متن با ما همراه باشید.
تعریف شرکتهای بازرگانی
شرکت بازرگانی به شرکتی گفته میشود که کالایی را بدون آنکه در تولید آن نقشی داشته باشد خریده و یا از کشوری وارد کرده و بدون ایجاد هیچ تغییری آن را روانه بازار و به فروش برساند. فرآیند تجارت عمده فروشان و حتی خرده فروشان نوعی فعالیت بازرگانی محسوب شده و نیازمند حسابداری بازرگانی و فهم اصول آن است. خرید و فروش کالا درشرکتهای بازرگانی به صورت خرید نسیه ، فروش نقدی و فروش نسیه امکان پذیر است.
در بخش تخفیفات معمولا شرکتها برای بدست آوردن سود بیشتر فروش اعتباری را در اولویت قرار میدهند که معمولا این نوع فروشها دارای مزایایی برای هر دو طرف است. دراین حالت خریدار نفدینگی خود را ذخیره نموده و فروشنده نیز زودتر حسابهای دریافتنی خود را نقد مینماید. این تخفیفات شامل تخفیف تجاری ، تخفیف نقدی ، تخفیف توافقی و برگشت از فروش و تخفیفات میشود.
با توجه به تعریفی که از شرکتهای بازرگانی و فعالیتهای آنها ارائه گردید حسابداری این شرکتها رویه خاصی داشته و بسیار حائز اهمیت است، در این مطلب در مورد عملیات حسابداری در شرکتهای بازرگانی (حسابداری بازرگانی) توضیحاتی ارائه میشود. قبل از ارائه مطالب اصلی در رابطه با عملیات حسابداری بازرگانی به موضوعی کوتاه در مورد دو نوع از سیستمهای ثبت در حسابداری بازرگانی اشاره میکنیم:
سیستم ادواری: در این سیستم ثبتی، موجودی و بهای کالا در طی دوره ای در دفاتر و حسابها ثبت نمیگردد و در طول آن دوره مالی، گردشی ندارد. در پایان سال و با شمارش میزان کالا و بهای آن ( بر اساس روش گردش بهای تمام شده) به عنوان موجودی پایان دوره آن سال و موجودی ابتدای دوره سال جدید در دفاتر و ترازنامه ثبت میشود.
سیستم دائمی: در این سیستم در هر پروسه خرید و فروش کالا، حساب موجودی کالا بدهکار و بستانکار میشود و مقدار و بهای آن ثبت میگردد. بدین ترتیب که اگر موجودی کالا افزایش یابد مثلا خریدی انجام شود یا برگشت از فروشی صورت گرفته باشد و یا موجودی کالا بصورت فروش یا برگشت از خرید کاهش یابد در حساب ثبت میشود و لذا در هر زمان میتوان میزان موجودی کالای شرکت را به صورت دقیق از دفاتر حسابداری شرکت استخراج کرد.
در یک سیستم حسابداری بازرگانی اطلاعات زیر باید مشهود و در دسترس باشد:
در هر مرحله از پروسه حسابداری بازرگانی نکاتی وجود دارد که توجه و دقت به آنها از وظایف یک حسابدار کاردان است. مراحل مهم حسابداری بازرگانی و نکاتی که در هر مرحله باید به آنها توجه کرد به شرح زیر اند:
خرید کالا در حسابداری بازرگانی
در عملیات حسابداری بازرگانی به هنگام خرید کالا باید به این نکته توجه کرد که ممکن است فروشنده تخفیفاتی را به شرکت بدهد که این تخفیفات چهار نوع اند و هریک باید به طرز خاصی در دفاتر حسابداری شرکت بازرگانی ثبت شوند:
تخفیف تجاری: این نوع تخفیف، تخفیفی است که معمولا هنگام خرید به صورت عمده به شرکت خریدار داده میشود و یا در زمانهای خاصی از سال به عنوان مثال فروش ویژه بهاره و … فروشنده درصدی تخفیف برای کالای خریداری شده توسط شرکت قائل میشود. تخفیف تجاری در جایی ثبت نمیشود و به عبارتی در عملیات حسابداری بازرگانی مربوط به ثبت خرید کالای با تخفیف تجاری، تنها مبلغ خرید خالص ثبت میشود.
تخفیف توافقی: این نوع تخفیف که در واقع آن را به نوعی باید چانه زدن نام نهاد، توافقی است که در قیمت خرید و فروش بین خریدار و فروشنده کالا صورت میگیرد. تخفیف توافقی نیز مانند تخفیف تجاری چون پیش از قطعی شدن معامله انجام میپذیرد، در دفاتر حسابداری ثبت نمیشود. این دو نوع تخفیف معمولا در زیر فاکتور قید میشوند.
تخفیف نقدی: به هنگام خرید گاهی فروشنده تخفیفی را بدین صورت تعیین میکند که اگر مبلغ خرید کالا زودتر از تاریخی که تعیین شده پرداخت شود تخفیفی را برای آن در نظر بگیرد، به این نوع تخفیف که به نوعی به عنوان تشویق به خریدار داده میشود، تخفیف نقدی گفته میشود. در مورد این نوع تخفیف چون در زمان خرید هنوز مشخص نیست که تخفیف تعلق خواهد گرفت یا خیر مبلغ خرید بدون تخفیف بدهکار و مبلغ پرداختی بستانکار ثبت میشود. اما هنگامی که پرداختی زودتر از موعد مقرر صورت گرفت، مبلغ تخفیف در آن لحاظ میشود.
تخفیف به علت عیب و نقص: گاهی خریدار به دلیل معیوب بودن جنس خریداری شده و یا عدم مطابقت آن با نمونه ارائه شده اولیه، بخشی از جنس خریداری شده را به فروشنده عودت داده و یا بابت معیوب بودن آن از فروشنده تخفیف میگیرد، در هر دو صورت مبلغ عودت داده شده یا تخفیف بایستی به صورت برگشت از خرید و تخفیف ثبت شود.
فروش کالا در حسابداری بازرگانی
هنگام فروش کالا در روش ثبت ادواری در صورت فروش به صورت نسیه، حسابهایی که دریافت خواهند شد بدهکار و در صورت فروش نقدی، حساب صندوق بدهکار میشود و حساب فروش بستانکار است.در صورت برگشت کالای به فروش رفته، مبلغ برگشت از فروش و همچنین تخفیفات داده شده بدهکار و مبالغ دریافتنی بستانکار میشوند.
چنانچه هنگام فروش از بابت معیوب بودن کالا مبلغی به صورت تخفیف کسر شود، نحوه ثبت آن همانند برگشت کالا است. همچنین در صورتی که هنگام فروش نسیه به خریدار قول تخفیف در مبلغ کالای فروش رفته در صورت پرداخت زودتر از موعد مقرر داده شود و خریدار آن را زودتر از تاریخ تعیین شده پرداخت نماید و از این بابت تخفیف بگیرد، در دفاتر حسابداری شرکت، تخفیف نقدی فروش بدهکار و مبالغ دریافت شده بستانکار ثبت خواهند شد.
سود و زیان در حسابداری بازرگانی
سود و زیان هر شرکتی بیانگر نتایج عملیات آن شرکت در طی یک دوره مالی است. جهت سنجش نتایج عملیات یک شرکت بایستی درآمدها و هزینههای یک دوره در مقابل هم قرار گیرند. در حسابداری بازرگانی گزارشی را که در آن درآمدها و هزینههای یک دوره شرکتی مقابل هم قرار بگیرند صورت سود و زیان آن شرکت مینامند. صورت سود و زیان شرکتهای بازرگانی باید حاوی اطلاعات زیر باشد:
- فروش خالص
- مبلغ تمام شده کالای به فروش رسیده
- سود یا زیان ناخالص
- هزینههای عملیاتی
- سود یا زیان خالص
- در حسابداری بازرگانی برای بدست آوردن فروش خالص میبایست مانده حساب فروش در دفاتر حسابداری منهای مانده تخفیفات نقدی و سایر تخفیفات فروش و برگشت از فروش شود.
- برای محاسبه مبلغ تمام شده کالای به فروش رسیده بایستی موجودی کالای ابتدای دوره و خرید خالص در طی دوره (خرید منهای برگشت از خرید و تخفیفات نقدی و سایر تخفیفات آن) و هزینههای مربوط به حمل کالا را جمع کرده و موجودی کالا در انتهای دوره را از آن کسر کرد.
- فروش خالص منهای مبلغ تمام شده کالای به فروش رسیده، سود یا زیان ناخالص را بدست خواهد داد.
- در صورت کسر هزینههای عملیاتی چون هزینههای مربوط به فروش و هزینههای اداری از سود یا زیان ناخالص، سود یا زیان خالص حاصل خواهد شد.
ترازنامه در حسابداری بازرگانی
ترازنامه صورت وضعیتی است که با ارائه گزارشی از سرمایه، داراییها و بدهیهای شرکت بازرگانی در یک زمان، اطلاعات مربوط به منابع و تعهدات اقتصادی و حقوق مالی صاحب سرمایه را مشخص مینماید. در واقع ترازنامه شکل بسط داده شده معادله اساسی حسابداری (سرمایه + بدهی = دارایی) است. از آنجایی که ترازنامه به نوعی معرف وضعیت مالی شرکت بازرگانی در مقطع زمانی مشخصی است، آن را با نام صورت وضعیت مالی نیز میشناسند. در ترازنامه معمولا داراییها به ترتیب سرعت آنها در تبدیل شدن به وجوه نقد و بدهیها بر طبق زمان سررسید مربوطه طبقه بندی و گزارش میشوند.
در ترازنامه هر یک از طبقات اقلام مذکور به صورت زیر گزارش میشود ( ترتیب طبقات در تهیه ترازنامه):
داراییهای جاری:
داراییهای جاری در سیستم حسابداری بازرگانی عبارت است از نقدینگی شرکت و سایر داراییهایی که انتظار میرود در طی یک سال به وجه نقد مبدل خواهند شد، به فروش خواهند رفت یا مصرف خواهد شد. اقلام داراییهای جاری عموما به ترتیب نزول نقدینگی در صورت وضعیت مالی (ترازنامه) طبقه بندی میشوند، مثل: موجودی نقد شرکت – موجودی کالای شرکت – سرمایه گذاریهای کوتاه مدت شرکت.
داراییهای غیرجاری:
داراییهای غیرجاری یا به عبارتی داراییهای بلند مدت به آن قسم از داراییها گفته میشود که هدف شرکت، نگهداری و بکارگیری آنها در سالهای متمادی است؛ داراییهای غیرجاری (بلند مدت) را داراییهای ثابت نیز مینامند. داراییهای غیرجاری خود به سه نوع طبقه بندی میشوند.
داراییهای غیرجاری که به ترتیب غیرجاری تر بودن و طولانی تر بودن عمرشان گزارش میشوند؛ مانند زمین – ساختمان – ماشین آلات – اثاثیه – وسایل نقلیه و… داراییهای غیر جاری نامشهود مثل سرقفلی – حق الامتیازها؛ و داراییهای غیرجاری که برای کسب سود و بهره خریداری شده اند؛ مانند خرید اوراق قرضه سایر شرکتها ( البته مشروط بر اینکه برای فروش در یک سال آتی تهیه نشده باشند).
بدهیهای جاری:
بدهیهای جاری در حسابداری بازرگانی به آن دسته از تعهدات شرکت گفته میشود که پیش بینی میشود حداکثر طی یک سال از محل داراییهای جاری شرکت و یا ایجاد بدهی جاری دیگری باز پرداخت یا تسویه شوند. بدهیهای جاری معمولا به ترتیبی که پیش بینی میشود تسویه شوند در ترازنامه طبقه بندی خواهند شد؛ همچون حسابهای قابل پرداخت – مالیات قابل پرداخت.
بدهیهای بلند مدت:
بدهیهای بلند مدت در حسابداری بازرگانی به آن دسته از تعهداتی اطلاق میشود که پیش بینی میشود شرکت نتواند طی یک سال از محل داراییهای جاری خود و یا ایجاد بدهیهای جاری دیگری آنها را بازپرداخت و یا تسویه نماید؛ مانند اوراق مشارکت قابل پرداخت – اسناد قابل پرداخت بلند مدت.
اقسام شرکتهای بازرگانی
هر حسابدار که در شرکت یا واحد بازرگانی فعالیت میکند مالکیت آن شرکت یا واحد بازرگانی میتواند حقیقی (شخص یا اشخاص) و یا حقوقی باشد. منظور از حقوقی این است که دو یا چند نفر با طی یک سری مراحل قانونی جهت همکاری و مشارکت خود، موجودیت جدیدی به نام شرکت ایجاد کرده و تحت آن فعالیت میکنند. یک حسابدار کاربلد جهت حفظ حقوق طرفهای شرکت، باید با انواع و حدود اختیارات و وظایف شرکتها آشنایی داشته باشد و از مباحثی چون چگونگی افزایش سرمایه و انحلال شرکتها آگاهی داشته باشد. در این جا مطابق با قانون تجارت انواع شرکتهای بازرگانی را معرفی میکنیم:
1- شرکت سهامی
شرکت سهامی شرکتی است که سرمایه آن شرکت به سهام تقسیم و مسئولیت هر یک از سهامداران محدود به مبلغ اسمی سهام آنها است. حداقل تعداد شرکا در شرکت سهامی سه نفر است.
2- شرکت با مسئولیت محدود
این قسم از شرکتهای بازرگانی شرکتی است که میان دو یا چند نفر جهت انجام امور بازرگانی تشکیل شده و هر کدام از شرکا بدون اینکه سرمایه به قطعات سهام قسمت شده باشد تنها تا میزان سرمایه خویش مسئول تعهدات و مقروضات شرکت است.
3- شرکت تضامنی
شرکت تضامنی را شرکتی گویند که برای انجام امور بازرگانی و تجارت بین دو یا تعدادی از افراد با مسئولیت تضامنی ایجاد میشود. در این شرکتها اگر دارایی شرکت برای پرداخت مقروضات کافی نباشد هر کدام از شرکا مسئولیت پرداخت مقروضات شرکت را بر عهده خواهند داشت.
4- شرکت مختلط غیر سهامی
این قسم از شرکتهای بازرگانی شرکتهایی هستند که برای انجام امور تجاری و بازرگانی بین یک یا چند شریک تضامنی و یک یا چند شریک با مسئولیت محدود؛ بدون تقسیم سهام، ایجاد شده اند.
5- شرکت مختلط سهامی
شرکت مختلط سهامی شرکتی را گویند که بین چند شریک سهامی و یک یا چند شریک تضامنی جهت انجام امور تجاری تشکیل شده باشد.
6- شرکت نسبی
شرکت نسبی همانطور که از اسمش پیداست شرکتی است که بین دو یا چند نفر تشکیل میشود و مسئولیت هر کدام به نسبت سرمایه ای است که در شرکت گذاشته اند.
7- شرکت تعاونی تولید و مصرف
شرکت تعاونی تولید، شرکتی را گویند که بین عده ای تشکیل میشود و هر یک از شرکا مشاغل شان را جهت تولید و فروش اجناس به کار میبرند. شرکت تعاونی مصرف، شرکتی است هدف از تشکیل آن، فروش اجناس اعم از اینکه این اجناس را شرکا تولید کرده یا خریده باشند و تقسیم سود و زیان بین شرکا به نسبت خریدشان (خرید بیشتر سود و زیان بیشتر) است.
