کار اصلی برخی از شرکت‌های خدماتی ارائۀ منظم خدمات عمومی و تخصصی به مشتریان بالقوه است. در این شرکت‌ها از حسابداری خدماتی استفاده می‌شود. در واقع حسابداری خدماتی همۀ اقدامات را در طول دوره مالی بررسی نموده، سند حسابداری صادر می‌کند، دفترنویسی انجام می‌دهد و مدارک را به منظور استخراج ترتیب بستانکار و بدهکار بر اساس تاریخ ساماندهی می‌کند. تمامی این موارد بخشی کوچک از وظایف حسابدار هستند. برخی از شرکت‌های خدماتی علاوه بر ارائه خدمات به تولید برخی محصولات نیز می‌پردازند.
برای پی‌بردن به ارزشمندی حسابداری خدماتی لازم است که با تمامی زوایای این حسابداری آشنا شوید، بنابراین ما در این مطلب به بررسی اجمالی حسابداری خدماتی و برخی از مهم‌ترین زوایای آن پرداخته‌ایم. با ما همراه باشید.
حسابداری خدماتی چیست؟
همان‌طور که می‌دانید پیش از تأسیس شرکت خدماتی به اساسنامه نیاز دارید. تمامی تلاش‌ها و اقداماتی که شرکت خدماتی به منظور رفع مشکلات، بهبود کارایی، حل چالش‌ها، نصب و… انجام می‌دهد جزو خدمات این شرکت محسوب می‌شوند. به دلیل اینکه نمی‌توان اندازه‌گیری دقیقی از این خدمات داشت بسیاری از افراد بر این باورند که شرکت‌های خدماتی اهمیت چندانی ندارند و بار فعالیت‌های اقتصادی کشور بر عهدۀ شرکت‌های تولیدی است. اما لازم است بدانید که فعالیت‌های خدماتی علاوه بر اینکه ارزشمندی بیشتری دارند تعداد زیادی از فعالیت‌های اقتصادی را نیز به خود اختصاص می‌دهند.
حسابداری خدماتی Service Accounting یکی از مشاغل رشته حسابداری به شمار می‌رود. مجموعه‌ای از فعالیت‌هایی که حسابدار به منظور آزمایش و تصدیق و تأیید همخوانی اطلاعات در دفاتر روزنامه با تراز آزمایشی حسابهای کل و معین انجام می‌دهد حسابداری خدماتی نامیده می‌شود. همخوانی بین ستون‌های بستانکار و بدهکار با ستون‌های مشابه در تراز آزمایشی انجام خواهد شد. علاوه بر این طبقه‌بندی اطلاعات، ثبت اطلاعات مالی، گزارش‌دهی با دقت و سرعت بالا و همچنین مدیریت هوشمندانه این اطلاعات برخی دیگر از فعالیت‌ها و وظایف حسابدار خدماتی به شمار می‌روند.
چرخه حسابداری در شرکت‌های خدماتی
به مجموعه عملیاتی که در پایان سال مالی به منظور ارزیابی عملکرد سازمان صورت می‌گیرد چرخه حسابداری می‌گویند. این چرخه شامل جمع‌آوری اسناد تا تراز آزمایشی اختتامیه است. از جمله وظایف حسابرس در این زمینه بررسی و ممیزی دفاتر قانونی در هنگام انتقال اطلاعات به سال مالی آینده است. چرخه حسابداری خدماتی دربرگیرنده طیف وسیعی از فعالیت‌ها است. این چرخه بر اساس استانداردهای حسابداری و اقدامات مالی صورت می‌گیرد و در آن گزارش ترازنامه انجام گرفته، صورت‌های سود و زیان و دفاتر قانونی پلمپ روزنامه تنظیم می‌شوند.
هر شرکتی که موظف به پرداخت مالیات باشد باید تراز آزمایشی تهیه کند. همچنین باید بررسی کند که جمع عملیات بستانکار و بدهکار در حسابهای معین و کل مساوی باشند و ارقام به دست آمده از جمع این ستون‌ها از دفتر روزنامه را نیز با موارد ذکر شده تطبیق دهد. در نهایت چرخه حسابداری شرکت خدماتی با دریافت صحت ثبت رویدادهای مالی به پایان می‌رسد. یکی از مهم‌ترین اقدامات برای آن دسته از شرکت‌هایی که مشمول مالیات هستند پلمپ دفاتر قانونی به منظور قانونی کردن فعالیت‌های مالی است. چرخه حسابداری به طور کلی به سه بخش تقسیم می‌شود:
بخش اول: فعالیت‌های انجام شده در دوره مالی
موضوعاتی که باید در این بخش مورد بررسی قرار گیرد:
- اسناد و مدارک جمع‌آوری شوند.
- این اسناد و مدارک جمع‌آوری شده به درستی تجزیه و تحلیل شوند.
- سند حسابداری صادر شود.
- اسناد حسابداری ثبت شوند.
- معاملات فصلی و رویدادهای مالی ثبت شوند.
- اقلام منتقل شوند.
بخش دوم: فعالیت‌های انجام شده در پایان هر ماه
در این قسمت هم باید این فعالیت‌ها مورد توجه قرار گیرد:
- از حساب کل دفتر مانده‌گیری انجام شود.
بخش سوم: اقدامات انجام شده در پایان دوره مالی
در قسمت سوم نیز این اقدامات باید انجام شود:
- دارایی‌های ثابت مستهلک شوند.
- مطالبات مشکوک الوصول ذخیره شوند.
- بیمه کارمندان، اجاره و حقوق و دستمزدهای پرداخت نشده مشخص شوند.
- صورت سود و زیان شرکت ثبت شود.
- ترازنامه اختتامیه تهیه شود.
صورت‌های مالی شرکت‌های خدماتی
مهم‌ترین بخش از حسابداری شرکت خدماتی و نحوه ثبت سند این نوع شرکت‌ها را صورت‌های مالی به خود اختصاص می‌دهند. صورت‌های مالی ویژگی‌ها و اطلاعات خاصی دارند و به منظور پوشش دهی جنبه‌های مختلف سازمان به پنج دسته تقسیم می‌شوند.
برخی از مهم‌ترین مواردی که باید در هر صورت مالی ذکر شوند عبارت‌اند از: تاریخ دقیق صورت مالی، عنوان، نام شرکت خدماتی و بدنه صورت مالی. با استفاده از این اطلاعات می‌توان به راحتی و به بهترین شکل ممکن عملکرد و وضعیت مالی شرکت را مورد بررسی قرار داد. انواع صورت‌های مالی عبارت‌اند از:
صورت سود و زیان
از گزارشی که حسابداران از هزینه‌ها و درآمدهای شرکت در طی یک دوره زمانی معین مثلاً شش ماه تهیه می‌کنند برای تعیین سود و زیان ویژه که نشان دهندۀ مازاد سود و درآمد است استفاده می‌شود. اهمیت صورت سود و زیان به دلیل همین گزارش است که با استفاده از آن می‌توان میزان هزینه، درآمد و سود و زیان شرکت را به نمایش گذاشت.
صورت سود و زیان جامع
صورت سود و زیان جامع عبارت است از گزارشی که بر اساس صورت سود و زیان، درآمدها و سایر هزینه‌ها نظیر دارای‌های غیرجاری و مشهود و سود و زیان خالص را طی دوره‌های مختلف مالی شناسایی و ارزیابی می‌کند.
صورت وضعیت مالی
صورت وضعیت مالی که به آن ترازنامه نیز گفته می‌شود متشکل از بدهی‌های جاری و غیرجاری، دارایی‌های ثابت و جاری و سرمایه صاحبان شرکت است.
صورت جریان‌های نقدی
گردش وجوه حاصل از انواع فعالیت‌های عملیاتی، تأمین مالی و سرمایه گذاری، مجموعه‌ای از صورت جریان‌های نقدی به شمار می‌روند.
کدینگ حسابداری شرکت خدماتی
کدینگ حسابداری خدماتی نمونه‌ای پیشنهادی است که در حالت استاندارد و عمومی تهیه شده و بر اساس استانداردها و عناصر اصلی حسابداری ارائه می‌گردد. اگر یک شرکت روش استاندارد و دائمی حسابداری که منطبق بر بودجه پیش بینی شده باشد را انتخاب کند، قادر خواهد بود هزینه‌های جذب و انحرافات را در کدینگ حسابداری شرکت به بخش هزینه‌های عملیاتی اضافه نموده و حسابهای مورد نیاز خود را بدون ایجاد تغییر در حسابهای گروه و کل بگنجاند.
برای حسابداری شرکت‌های خدماتی قوانین خاصی در نظر گرفته شده و مدیران ناچار به استفاده و رعایت آن‌ها هستند. اما باید روش‌های مختلف حسابداری را برای مدیریت صحیح امور به کار گرفت و در این راستا آموزش حسابداری شرکت‌های خدماتی تنها راه برای پیشرفت و رسیدن به اهداف خواهد بود.
با استفاده از این روش‌ها می‌توان معاملات را به صورت دقیق ثبت کرد، نتایج را به طور منظم مورد بررسی قرار داد، سوابق را به صورت دائمی حفظ و ذخیره نمود و…. تدوین برنامه‌ای واقع بینانه در کنار بودجه‌بندی صحیح بهترین روش برای حسابداری شرکت‌های خدماتی است که به دنبال آینده‌ای روشن برای کسب و کار خود هستند.
در این بین ثبت حساب‌ها با استفاده از نرم افزارهای مخصوص حسابداری، اکسل و یا به صورت دستی به کمک روش‌های حسابداری می‌آیند و با استفاده از آن‌ها می‌توان سلامت مالی شرکت را ارزیابی نمود. همچنین به کسب و کارها کمک می‌کنند با روند صحیح حرکت در این راستا آشنا شده و خود را برای ارائه گزارش‌های مالیاتی آماده کنند.
| شماره حساب | شرح حساب گروه | شماره حساب کل | حساب کل | نوع حساب | ملاحظات |
| 1 | دارایی های جاری | 11 | موجودی نقد | ترازنامه ای | بدهکار |
| 1 | دارایی های جاری | 12 | سرمایه گذاری های کوتاه مدت | ترازنامه ای | بدهکار |
| 1 | دارایی های جاری | 14 | اسناد دریافتنی | ترازنامه ای | بدهکار |
| 1 | دارایی های جاری | 15 | حسابهای دریافتنی تجاری | ترازنامه ای | بدهکار |
| 1 | دارایی های جاری | 16 | سایر حسابهای دریافتنی | ترازنامه ای | بدهکار |
| 1 | دارایی های جاری | 17 | موجودی مواد و کالا | ترازنامه ای | بدهکار |
| 1 | دارایی های جاری | 18 | سفارشات مواد و کالا | ترازنامه ای | بدهکار |
| 1 | دارایی های جاری | 19 | پیش پرداختها و سپرده ها | ترازنامه ای | بدهکار |
| 2 | دارایی های غیرجاری | 21 | دارایی های ثابت مشهود | ترازنامه ای | بدهکار |
| 2 | دارایی های غیرجاری | 22 | سرمایه گذاری های بلندمدت | ترازنامه ای | بدهکار |
| 2 | دارایی های غیرجاری | 23 | اسناد دریافتنی بلندمدت | ترازنامه ای | بدهکار |
| 2 | دارایی های غیرجاری | 26 | سایر داراییها | ترازنامه ای | بدهکار |
| ***** | 29 | تراز افتتاحیه و اختتامیه | ***** | بدهکار/بستانکار | |
| 3 | بدهی های جاری | 31 | اسناد پرداختنی | ترازنامه ای | بستانکار |
| 3 | بدهی های جاری | 32 | حسابهای پرداختنی تجاری | ترازنامه ای | بستانکار |
| 3 | بدهی های جاری | 33 | پیش دریافتها و سپرده ها | ترازنامه ای | بستانکار |
| 3 | بدهی های جاری | 34 | سایر حسابهای پرداختنی | ترازنامه ای | بستانکار |
| 3 | بدهی های جاری | 35 | تسهیلات مالی دریافتنی کوتاه مدت | ترازنامه ای | بستانکار |
| 4 | بدهی های غیرجاری بلندمدت | 41 | اسناد پرداختنی بلندمدت | ترازنامه ای | بستانکار |
| 4 | بدهی های غیرجاری بلندمدت | 42 | حسابهای پرداختنی تجاری بلند مدت | ترازنامه ای | بستانکار |
| 4 | بدهی های غیرجاری بلندمدت | 45 | تسهیلات مالی دریافتنی بلندمدت | ترازنامه ای | بستانکار |
| 4 | بدهی های غیرجاری بلندمدت | 49 | ذخیره مزایای پایان خدمت | ترازنامه ای | بستانکار |
| 5 | حقوق صاحبان سهام | 51 | سرمایه | ترازنامه ای | بستانکار |
| 5 | حقوق صاحبان سهام | 53 | اندوخته ها | ترازنامه ای | بستانکار |
| 5 | حقوق صاحبان سهام | 54 | سود و زیان انباشته | ترازنامه ای | بستانکار |
| 5 | حقوق صاحبان سهام | 55 | عملکرد و سود و زیان | ترازنامه ای | بستانکار |
| 6 | درآمدها | 61 | درآمدهای عملیاتی | سود و زیانی | بستانکار |
| 6 | درآمدها | 62 | سایر درآمدهای عملیاتی | سود و زیانی | بستانکار |
| 6 | درآمدها | 63 | درآمدهای غیرعملیاتی | سود و زیانی | بستانکار |
| 7 | هزینه ها | 71 | هزینه حقوق و دستمزد | سود و زیانی | بدهکار |
| 7 | هزینه ها | 72 | هزینه های عملیاتی | سود و زیانی | بدهکار |
| 7 | هزینه ها | 73 | هزینه های توزیع و فروش | سود و زیانی | بدهکار |
| 7 | هزینه ها | 74 | هزینه های مالی | سود و زیانی | بدهکار |
| 8 | بهای تمام شده کالای فروش رفته | 81 | بهای تمام شده کالا و خدمات فروش رفته | سود و زیانی | بدهکار |
| 9 | حساب های انتظامی | 91 | حسابهای انتظامی | آماری | بدهکار |
| 9 | حساب های انتظامی | 92 | طرف حسابهای انتظامی | آماری | بستانکار |
آموزش حسابداری خدماتی
حوزه فعالیت شرکت‌های خدمات حسابداری به عنوان یکی از گرایش‌های رشته حسابداری امروزه بسیار گسترش یافته است چرا که جامعه برای حضور و استفاده از نیروهای مجرب بیش از پیش مشتاق بوده و تقاضا در این زمینه روز به روز در حال افزایش است. این روند به طور حتم منجر به رونق و گسترش کسب و کارهای خدماتی می‌شود. در این بین تمامی شرکت‌های خدماتی به افرادی ماهر که در زمینه حسابداری خدماتی به طور کامل آموزش دیده‌اند برای رفع امور مالی و دارایی‌های خود نیاز دارند.
افزایش تقاضا و عرضه در این زمینه باعث پررنگ‌تر شدن نقش حسابدارهای خدماتی در روند فعالیت این شرکت‌ها شده است. یک حسابدار با تجربه و مجرب نقش بسزایی در رشد شرکت خدماتی و ارائه خدمات بهتر به مراجعین و مشتریان دارد بنابراین با حضور حسابداری ماهر این روند روبه‌رشد خواهد بود.
اگرچه در حسابداری خدماتی قیمت گذاری، موجودی کالا، تعیین بهای تمام شده و… گردش خاصی وجود ندارد و این حسابداری حول محور تولید کالا نمی‌چرخد اما فوق العاده کارآمد بوده و وجود آن یکی از مهم‌ترین اصول برای موفقیت به شمار می‌رود. با کمک حسابداری مؤسسات خدماتی می‌توان به سودهای کلان رسیده و داراییها را افزایش داد.
یکی از سؤالاتی که همیشه ذهن حسابداران را به خود مشغول می‌کند مفهوم دارایی‌های یک شرکت خدماتی و انواع آن است. بهتر است در اینجا اشاره‌ای به این موضوع نیز داشته باشیم. دارایی‌های یک شرکت منابعی هستند که ارزش اقتصادی دارند، می‌توانند باعث ایجاد جریان‌های نقدی شوند و منافعی را برای شرکت ایجاد کنند.
داراییها به دو دسته مشهود و غیر مشهود تقسیم‌بندی می‌شوند. دارایی‌های مشهود همان‌طور که از نامش پیداست به مواردی گفته می‌شود که قابل دیدن باشند مانند ماشین آلات، ساختمان و… اما دارایی‌های غیرمشهود مانند شهرت برند تجاری، حق ثبت اختراع، کپی رایت، علامت‌های تجاری و… هستند.
حال زمان آن رسیده که به بررسی چگونگی حسابداری شرکت‌های خدماتی بپردازیم. شرکت‌های خدماتی در قبال خدمتی که ارائه می‌کنند حق‌الزحمه دریافت می‌نمایند بنابراین حسابداری متفاوتی دارند اما به دلیل اینکه نحوه حسابداری شرکت‌های خدماتی فقط صرف هزینه و تحصیل درآمد نیست می‌توان آن را در فضاهایی نظیر افزایش سرمایه، خرید دارایی و ایجاد بدهی نیز ایجاد نمود. به همین جهت حوزه فعالیت حسابداری خدماتی بسیار گسترده و پیچیده بوده و مستلزم استخدام حسابدار متخصص است. برخی از مراحل حسابداری شرکت‌های خدماتی به شرح ذیل است:
- با استفاده از جمع‌آوری اطلاعات رویدادهای مالی، اطلاعات مالی استخراج می‌شود.
- با استفاده از تجزیه و تحلیل رویدادهای مالی حسابهای بستانکار و بدهکار تعیین می‌شوند.
- برای ثبت رویدادهای مهم در دفاتر مالی و خدماتی مجوزهای لازم گرفته می‌شود.
- صدور سند حسابداری به ترتیب تاریخ وقوع و بدهکار و بستانکار کردن این حساب‌ها از این طریق.
- اسناد حسابداری در دفتر روزنامه ثبت شده و با بدهکار و بستانکار کردن حساب‌ها به ترتیب تاریخ اسناد انتقال داده می‌شوند.
- اقلام از حسابهای دفتر روزنامه به حسابهای مربوط در دفتر کل انتقال داده می‌شوند.
مبالغ بدهکار و بستانکار شده حسابهای معین از اسناد حسابداری به حسابهای مربوط در دفتر معین انتقال داده می‌شوند.
نحوه ثبت سند حسابداری شرکت خدماتی
به دلیل‌عدم خرید مواد اولیه در مجموعه‌های خدماتی حسابداری این شرکت‌ها نسبت به شرکت‌های بازرگانی و تولیدی متفاوت است. به همین دلیل نحوه ثبت سند حسابداری شرکت خدماتی نیز تمایزهایی چشمگیر با شرکت‌های مذکور دارد. خرید دارایی، بدهی ها، خرید لوازم خدماتی و… در شرکت خدماتی به عنوان هزینه‌های جاری محسوب می‌شوند. تمامی این موارد در جهت کسب سود و درآمد به کار برده می‌شوند.
ممکن است بپرسید یک شرکت خدماتی چگونه درآمد کسب می‌کند؟ یک شرکت خدماتی با پاسخ به این سؤال که مشتری برای دریافت چه ارزشی تمایل به صرف هزینه دارد راهکار خود را مشخص نموده و خدمات خود را گزینش می‌نماید. علاوه بر این، از این ایده برای افزایش درآمدهای خود استفاده می‌کند. البته در این زمینه نقش مدیر بازاریابی بسیار پررنگ‌تر است زیرا مهم‌ترین نقش را در افزایش فروش و جذب مشتری دارد.
هر صنف فعالیت‌های اقتصادی مختلفی انجام می‌دهد و همین تفاوت در فعالیت‌ها منجر به تفاوت در روش‌های مدیریتی، حسابداری، فعالیت‌های اقتصادی، نحوه ثبت اسناد حسابداری و نحوه نگهداری از اطلاعات مالی می‌شود. امروزه توجه شرکت‌ها برای به کار گرفتن نیروهای کارآزموده‌ای که شرکت‌های خدماتی از آن‌ها پشتیبانی می‌کنند به مقدار قابل توجهی افزایش یافته است. به همین دلیل فعالیت برای حسابداری در شرکت‌های خدماتی نیز افزایش یافته است.
کسانی که از اطلاعات حسابداری استفاده می‌کنند به دو دسته تقسیم می‌شوند: تصمیم گیرندگان درون سازمان و تصمیم گیرندگان برون سازمان. تصمیم گیرندگان درون سازمانی شامل مدیران اجرایی و تصمیم گیرندگان برون سازمانی شامل تمامی مراجع مالی و بانک ها، مراجع اقتصادی دولتی، سهامداران و سرمایه گذاران است. صورت‌های مالی شرکت خدماتی به عملیات مختلف حسابداری آن وابسته است و این صورت‌ها بدون حضور حسابداری معنایی ندارد. بدین ترتیب می‌توان گفت ثبت معاملات و رویدادهای مالی مهم‌ترین خروجی در یک سیستم حسابداری به شمار می‌رود.
همۀ معاملات و فعالیت‌های انجام شده در این شرکت‌ها در حسابداری مجموعه خدماتی نیز ثبت خواهد شد. از این رو ثبت رویدادها و معاملات مالی در حسابداری خدماتی انواع مختلفی دارد که عبارت‌اند از:
- ثبت افزایش سرمایه صاحب یا صاحبان شرکت و افزایش دارایی‌های شرکت
- ارائه خدمات به مشتریان و مراجعه‌کنندگان و دریافت وجه نقد از آن‌ها
- پرداخت انواع هزینه‌های برق، گاز، آب و… شرکت
- دریافت وجه خدمات ارائه شده در گذشته
- دریافت وجه خدماتی که قرار است در آینده انجام شوند
- پرداخت صورت‌حساب‌هایی که از قبل دریافت شده‌اند
- برداشت‌های صاحب یا صاحبان شرکت از دارایی‌های نقدی و غیرنقدی برای مصارف شخصی
- سرمایه‌گذاری‌های مجدد در راستای افزایش سرمایه شرکت
- خرید دارایی‌های مشهود و ارزشمندی نظیر ساختمان، زمین، تجهیزات اداری و… به صورت نقدی و یا نسیه
- ثبت وام‌هایی که شرکت از بانک‌ها و افراد دریافت نموده است
- دریافت هزینه قبل از ارائه خدمات (پیش دریافت یا بیعانه)
- بستن حسابهای موقت در پایان دوره مالی
- بستن حسابهای دائم به منظور صدور سند اختتامیه
گزارش‌های مورد نیاز در شرکت خدماتی
تمامی مراحل تهیه گزارش‌های مورد نیاز در شرکت‌های خدماتی باید با نهایت دقت و توجه انجام شود. این نوع گزارش‌ها اهمیت زیادی دارند چرا که زمینه ساز ثبت حسابداری شرکت و تصمیمات مدیران در مورد هزینه، استخدام، عملیات، تشویق، سرمایه‌گذاری و… هستند. همچنین زمینه ساز تصمیم گیری‌های مهم و مؤثر درون سازمانی هستند. به همین دلیل یکی از مهم‌ترین بخش‌های برنامه ریزی گزارش‌دهی است.
یکی از اصلی‌ترین عواملی که تأثیر بسزایی در نحوه گزارش‌دهی سازمان دارد درک درست از روابط سازمانی و امور مربوط به آن است. اگر کمی دقت کنید متوجه می‌شوید که عمده‌ترین مشکل در نظام برنامه‌ریزی سازمان‌ها و ادارات کیفی نبودن گزارش‌ها، ارائه گزارش‌های ناقص و جمع‌آوری اطلاعات به صورت موازی است. گزارش‌های مورد نیاز در شرکت خدماتی مزایای فراوانی برای سازمان به ارمغان خواهد آورد که برخی از آن‌ها عبارت‌اند از:
- با در دست داشتن گزارش‌های دقیق و منظم می‌توان نقاط ضعف و قوت سازمان را به‌خوبی شناخت.
- می‌توان میزان موفقیت را ارزیابی کرد.
با تکیه بر اطلاعات آن‌ها می‌توان کارکنان را تنبیه و یا تشویق کرد.
گزارش دقیق از سرمایه نقشی اساسی در کاهش خطاهای انسانی و به‌حداقل‌رساندن این خطاها دارد. همچنین برنامه دفتری ارائه شده در قالب نرم افزارهای مختلف در نگهداری از برآوردها، انواع هزینه‌ها، مبادلات مختلف مربوط به بودجه و… که بخش اعظم گزارش‌ها را تشکیل می‌دهند نقش بسیار مهم و حیاتی دارند.
